Kunstig intelligens ændrer den måde, virksomheder løser opgaver på.

Nye teknologier skaber både muligheder for at effektivisere arbejdet og behov for, at medarbejderne tilegner sig nye kompetencer. Men en virksomhed kan ikke omstille sig alene ved at indføre ny teknologi. Med­arbejderne skal have tid til at lære nye arbejds­gange, udvikle deres færdigheder og finde ud af, hvordan teknologien bedst understøtter deres arbejde. Det kan være svært i en hverdag, hvor HR-afdelinger bruger en stor del af tiden på lønadministration, registreringer og andre tilbagevendende opgaver. Samtidig forventes HR at understøtte rekruttering, medarbejderudvikling og de organisatoriske forandringer, som den digitale udvikling fører med sig. ”HR er en af de mest kritiske funktioner i fremtidens virksomheder. Udvikling af kunstig intelligens stiller krav om nye arbejds­gange og nye kompetencer blandt med­arbejderne. At udvikle disse kompetencer bliver en central opgave for HR, og derfor bliver effektive HR-systemer en afgørende konkurrencefordel,” siger Jürgen Dauk, CEO i Paychex Europe.

Automatisering frigør tid

Lønadministration er et oplagt sted at begynde. Her skal oplysninger om arbejdstid, fravær, tillæg og medarbejderforhold være korrekte, før lønnen kan beregnes. Når data skal ind­tastes flere steder, bruger medarbejderne tid på gentagne opgaver og manuelle kontroller, som i mange tilfælde kan automatiseres. Det viser erfaringerne fra Byens Bilpleje, der har reduceret tidsforbruget til HR- og lønadministration med 45 pct. ved at samle og integrere sine systemer. Tidligere skulle medarbejdere oprettes manuelt i seks forskellige systemer, og virksomheden oplevede hyppige fejl i lønprocessen. Med en samlet løsning er dobbeltindtastningerne forsvundet, og administrationen er blevet mindre tidskrævende. Også hos teknologikoncernen BEUMER Group har automatisering gjort en forskel. Her er tiden til den enkelte lønkørsel halveret fra 30 til 15 minutter efter overgangen til en cloudbaseret løsning fra Paychex Europe. De to eksempler illustrerer, hvor effektiviseringspotentialet kan ligge – nemlig i at fjerne manuelle arbejdsgange, samle medarbejder­oplysninger og lade systemerne udveksle data automatisk. Paychex Europe leverer løsninger til løn, tidsregistrering og HR, der skal hjælpe virksomheder med at samle og automatisere administrative processer.

Organisationen skal kunne følge med

Den teknologiske udvikling stiller samtidig nye krav til den måde, virksomheder træffer beslutninger på – og når data taler sammen på tværs af organisationen, er det lettere at træffe kvalificerede beslutninger, fortæller Jürgen Dauk. Når de nye regler om løngennemsigtighed efter planen træder i kraft i Danmark den 1. marts 2027, får virksomhederne eksempelvis skærpede krav til åbenhed om løn og dokumentation af lønforskelle. Det øger behovet for at kunne forklare, hvilke objektive og kønsneutrale kriterier der ligger bag lønfastsættelsen. Hvis virksomheden har sammenhængende data om medarbejdernes kompetencer, ansvar og løn, bliver det lettere at undersøge, om lønnen afspejler medarbejdernes funktioner og kvalifikationer. Det kræver et systematisk datagrundlag, der løbende bliver opdateret, frem for manuelle opgørelser, hver gang ledelsen eller HR skal besvare et spørgsmål. Traditionelle, hierarkiske organisationer kan have svært ved at reagere hurtigt, hvis nye initiativer kræver flere godkendelsesled, eller hvis ledelsen mangler et opdateret billede af ­organisationens ressourcer. Ifølge Jürgen Dauk bliver det derfor ­stadig vigtigere at sikre et solidt datagrundlag for beslutninger, der træffes tættere på den daglige drift. Medarbejdere og ledere skal kunne reagere på ændringer uden først at bruge tid på at indsamle oplysninger fra forskellige, usammenhængende systemer. Automatisering kan reducere den administrative belastning, men det er sammenhængen mellem systemerne og organisationens evne til at bruge informationerne, der afgør, hvor meget tid der reelt frigøres til udvikling.

Kompetencer bliver en strategisk ressource

Et samlet datagrundlag er også en fordel, når virksomheden skal sikre de kompetencer, der er nødvendige for at håndtere nye digitale udfordringer. Når nye teknologier ændrer arbejdsgangene, kan det blive nødvendigt at sammensætte nye teams, efteruddanne eksisterende medarbejdere eller rekruttere nye kompetencer. Det kræver et klart overblik over de færdigheder og erfaringer, der allerede findes i organisationen. Når oplysninger om medarbejdernes kompetencer automatisk samles og bliver tilgængelige for HR, bliver det lettere at identificere de rette medarbejdere til nye opgaver og vurdere, hvor der er behov for at hente kompetencer ind udefra. Men et samlet datagrundlag handler ikke kun om at hjælpe HR med at træffe bedre beslutninger. Ensartede oplysninger og tydelig kommunikation kan også skabe tillid blandt med­arbejderne, særligt i perioder med forandring. Når medarbejderne forstår, hvordan beslutninger om deres arbejdsopgaver, udviklingsmuligheder og løn bliver truffet, kan det skabe større gennemsigtighed og tillid til processen. Dermed kan HR bruge mindre tid på at indsamle oplysninger og mere tid på at understøtte medarbejderne og virksom­hedens omstilling – noget, der ifølge Jürgen Dauk bliver afgørende for virksomhedernes konkurrenceevne fremover.

paychex.eu/dk/