For mange handelsvirksomheder kommer væksten i ryk. En kampagne rammer plet, en ny markedsplads kommer til, efterspørgslen på nye varer stiger, eller virksomheden begynder at sælge i et nyt land. Hver gang stiller væksten nye krav til lager, fragt og økonomi. Kravene bliver ofte løst ét ad gangen. I begyndelsen er et økonomisystem måske nok til at håndtere fakturaer og bogføring. Senere kommer et lagersystem til, efterfulgt af løsninger til webshop, fragt og logistik. Mange starter som en lille virksomhed, hvor ejeren selv kan tælle varerne på hylden. Med hver ny kanal bliver det sværere at bevare overblikket. Indkøb bestiller varer hjem, mens webshoppen sælger noget helt andet. Lagertallet i ét system passer ikke med tallet i et andet, og nogen må bruge timer på at finde ud af hvorfor. Omsætningen stiger, men bundlinjen følger ikke med.

Monika Juul Henriksen, Group CEO i Uniconta

Det er ifølge Monika Juul Henriksen, Group CEO i Uniconta, en udvikling, der opstår helt naturligt. Hvert system løser et nyt behov, men forbindelsen mellem dem følger ikke nødvendigvis med. Data ligger forskellige steder, og medarbejderne risikerer at bruge tid på at få systemerne til at tale sammen. Det kan blive dyrt, hvis ordrer skal tastes to gange, lagertal afstemmes manuelt, og månedens tal må vente, til oplysninger fra flere systemer er samlet. Eller hvis man sælger varer, som ikke længere er på lager. Ifølge Monika Juul Henriksen er marginerne i handel sjældent store nok til at bære den slags fejl. Mange ender i stedet med at bruge tid og penge på konsulenter eller ekstra hænder for at holde styr på det, som systemerne burde klare.

15-20 procent om året For Delidrengene, der handler med delikatesser og leverer til blandt andet store supermarkedskæder, er netop samspillet mellem økonomi, lager og ordrebehandling en central del af driften. Virksomheden er vokset organisk med 15-20 procent om året, fortæller Morten Kofoed Rasmussen, forretningsudvikler og ejer af ­Delidrengene. Det er den slags vækst, der presser systemerne: flere ordrer, flere varer og flere kunder hvert år. Efter tre års drift blev det derfor tydeligt for ejerne, at de eksisterende systemer ikke længere slog til. ”Det var især lagerdelen, der gjorde, at vi skiftede til Uniconta i sin tid,” siger han. I dag er Uniconta integreret med blandt andet Apport Systems, der styrer de praktiske processer på Delidrengenes lager. Det betyder, at lageroplysningerne kan indgå i virksomhedens samlede overblik. ”Det er jo vigtigt, at vi hele tiden kan se, hvad der er på lageret, og at de informationer taler sammen med resten af virksomheden – ellers ville vi slet ikke kunne komme nogen vegne,” siger Morten Kofoed Rasmussen. Han beskriver Uniconta som ankeret, der binder virksomhedens systemer sammen. Det mærkes også i hverdagen: ”Hver gang de plukker en ordre nede på lageret, skal den jo nedskrives og faktureres til kunden,” siger Morten Kofoed Rasmussen.

Data skal kunne flyde mellem systemerne

Uniconta har bygget sit ERP-system op omkring en såkaldt API-first-arkitektur. Det betyder, at systemet fra begyndelsen er bygget til at udveksle data med andre systemer. API står for Application Programming Interface og fungerer som en bro mellem systemerne, så data kan udveksles løbende. I praksis kan eksterne løsninger kobles direkte på Unicontas egne moduler til lager, handel, fragt og logistik. Virksomheden kan dermed beholde de systemer, der fungerer, i stedet for at skifte dem ud. I Danmark har omkring 100 integrationspartnere allerede lavet tilføjelser til blandt andet kasse/POS, PIM, service og EDI til Uniconta. ”API'en er tænkt ind i systemets arkitektur fra begyndelsen, fordi vi grundlæggende forventer, at vi skal integrere med andre systemer, for at skabe det bedste resultat for kunden,” siger Monika Juul Henriksen. I Uniconta er økonomi, lager, ordrebehandling og fakturering samlet i én platform, og virksomheden vælger selv, hvad der skal ligge hvor, uden at oplysninger skal vedligeholdes manuelt flere steder. ”Du ønsker ikke fire sandheder. Du vil have én sandhed,” siger Monika Juul Henriksen. For økonomichefen er det afgørende. Viser omsætningen ét tal i webshoppen, et andet på lageret og et tredje i regnskabet, går tiden med at finde fejlen i stedet for at bruge tallene. Et eksempel er en ordre fra webshoppen. Den går gennem API'et direkte ind i det samme system som resten af forretningen. Når fakturaen bliver bogført, står den med det samme i regnskabet, på kundens konto og i lagerbeholdningen. Bliver en vare eller en kunde ændret i Uniconta, kan systemet ­sam­tidig give webshoppen besked. Monika Juul Henriksen sammenligner i den forbindelse dataudveksling med trafikken. En traditionel systemarkitektur kan minde om et lyskryds, hvor trafikken må vente på tur. API-baseret dataudveksling kan derimod sammenlignes med en rundkørsel, hvor flere bevægelser kan afvikles mere smidigt og på samme tid.

Jørn Rejndrup, Supportdirektør i Uniconta

Data i realtid – også når presset stiger

Presset er størst, når ordrerne strømmer ind under en kampagne eller på en dag som Black Friday. Her må hverken webshop, lager eller bogføring gå i stå. Uniconta håndterer derfor store mængder data gennem digitale køsystemer, forklarer supportdirektør Jørn Rejndrup: ”Vores løsning er baseret på digitale kø­systemer, hvor vi lægger alting i rækkefølge, hvilket gør, at tingene kommer hurtigere frem,” siger han. Køsystemerne er en del af en arkitektur, der er bygget til store mængder data, så systemet kan håndtere travle perioder.

Fra data til bedre beslutninger

Når data ikke blot opdateres løbende, men også samles på tværs af forretningen, kan de bruges til mere end den daglige drift. Mange virksomheder styrer stadig efter regnskabet, altså efter det, der skete for en måned siden. Med opdaterede tal fra salg, lager og økonomi kan man i stedet styre efter det, der sker nu, mener Monika Juul Henriksen. ”Har man hele tiden opdateret salgsdata, kan man løbende tilpasse sit sortiment efter kundernes efterspørgsel,” siger Monika Juul Henriksen. ”Inden for handel er data og analyser alt­afgørende. Det er simpelthen det, der afgør, hvem morgendagens vindere bliver,” siger hun. Hos Delidrengene bruges data hele tiden til at træffe bedre beslutninger. Når de har styr på blandt andet lagerbinding og arbejds­kapital, kan de lave de små justeringer, der giver overskud eller vinder markeder. Når webshop, butik og B2B-salg trækker på det samme lager og de samme salgsdata, bliver det tydeligt, hvilke varer der sælger – og i hvilke kanaler. Samtidig bliver oplysningerne lettere at bruge til analyser. Med kunstig intelligens kan virksomheder eksempelvis undersøge udviklingen i efter­spørgslen og få et bedre grundlag for at vurdere indkøb og sortiment. Men kunstig intelligens er kun så god som de data, den får. Ligger oplysningerne spredt i flere systemer, eller passer tallene ikke sammen, bliver svarene derefter.

En løsning, der kan udvikle sig med virksomheden

Unicontas ERP-platform kan rumme flere selskaber, flere valutaer og flere lande, så en virksomhed, der begynder at sælge i udlandet, kan blive i det samme system. Virksomheden starter med de moduler, den har brug for nu, og slår flere til, når forretningen kræver det. Men en åben platform er ikke en garanti for, at alle systemer automatisk fungerer problemfrit sammen, fastslår Monika Juul Henriksen. Integrationer skal vedligeholdes, og virksomheden skal have styr på, hvilke systemer der ejer de enkelte data. Det kræver derfor også de rette kompetencer at få integrationerne til at fungere i praksis.

Lokale partnere, der forstår forretningen

Derfor sælger Uniconta sit system gennem partnere, som arbejder lokalt med at implementere og tilpasse løsningen hos kunderne. Uniconta leverer platformen, mens partneren bidrager med forretningsforståelse og kendskab til branchen. ”Et godt forretningssystem begynder med at forstå forretningen. Derfor tror vi på lokal forankring gennem vores partnere. De er tæt på kunderne og kender deres hverdag,” siger Monika Juul Henriksen. For kunderne handler det om mere end et godt system. Det handler også om en partner, der kan hjælpe med sparring og udvikling. ”Sammen med vores Uniconta-partner DataComfort har vi optimeret og automatiseret vores arbejdsgange, så vi kan bruge tiden på at udvikle forretningen frem for at håndtere manuelle processer. Det giver os et stærkt fundament for den fortsatte vækst,” fortæller Morten Kofoed Rasmussen. Ifølge virksomheden består netværket af mere end 400 ERP-specialister i Danmark og udlandet. Virksomhedens løsning anvendes desuden i mere end 70 lande. Partnerne sætter sig ind i virksomhedens processer og afklarer, hvor virksomheden oplever flaskehalse, hvilke data der skal udveksles, og hvordan arbejdsgangene kan indrettes, så systemerne understøtter dem. For Delidrengene var det vigtigt, at skiftet gik uden problemer: ”Det kørte virkelig gnidningsfrit under implementeringen af systemet,” siger Morten Kofoed Rasmussen.

Væksten fortsætter

Hos Delidrengene er næste skridt allerede i gang. De er netop fusioneret med Cheport Cheese ApS, hvilket har øget behovet for at få økonomi, lager og ordrebehandling til at fungere på tværs af systemer. Uniconta er nu ved at blive implementeret i den nye del af forretningen, fortæller Morten Kofoed Rasmussen. Dermed får virksomheden endnu en gang brug for, at systemerne kan følge med væksten. Fordi økonomi, lager og ordrebehandling allerede hænger sammen i ét system, kan den nye forretning bygges op på det samme fundament i stedet for at starte forfra. Uniconta er fra starten designet som et system, kunderne kan udbygge og skalere.

**Fire tegn på, at dine systemer ikke følger med

1. Du taster de samme oplysninger ind flere steder, fx når en ordre skal fra webshoppen over i økonomien.
2. Lagertallet i systemet passer ikke med det, der står på hylden, og nogen bruger tid på at afstemme det.
3. Du må vente på månedens tal, før du kan se, om en kampagne eller en vare har givet overskud.
4. Du mangler et live-overblik over ­virksomhedens vigtigste nøgletal.

uniconta.com/da/**