Företagens behov har förändrats snabbt de senaste åren. Teknikutveckling, nya sätt att arbeta och ökade krav på säkerhet och uppföljning har satt tryck på traditionella sätt att hantera affärsresor och utgifter. Idag förväntar sig många samma smidighet i jobbet som de har som privatpersoner – och det gäller inte minst när det kommer till betalningar.

– Allt fler vill kunna sköta sina affärsinköp och reserelaterade utlägg med samma enkelhet som när man gör sina privata köp. Och företagen vill samtidigt ha större kontroll och insyn, säger Anders Bromander, Head of Commercial Cards på Nordea.

Kravet på automatisering, digitalisering och transparens är nu lika mycket en förväntan som en förutsättning. Smarta betaltjänster är inte längre ett tillval – de är en naturlig del av affärsprocessen. Företagskort och resekonton har blivit viktiga verktyg för att säkerställa efterlevnad av rese- och inköpspolicyer. Men de erbjuder också mycket mer än så – de ger en möjlighet att styra inköp, förhindra fel och underlätta vardagen för alla inblandade.

– Du kan styra var korten får användas, vilka belopp som är godkända, om kontantuttag ska tillåtas eller inte. Det hjälper anställda att följa företagets policy utan att tänka på det, säger Anders.

En annan stor fördel med ett resekonto är att transaktionsdata blir mer detaljerad. I stället för att bara se "hotell" eller flygbolag på fakturan kan man se exakt vilket hotell, vilken biljettklass och vem som bokat. Dessutom får företaget alltid korrekta momssatser på resekontotransaktionerna. Det skapar förutsättningar för uppföljning på både kostnad och miljö.

– Företag vill ha fakturor och rapporter som speglar deras struktur – på individnivå, avdelning eller projekt. Det ger en tydlighet som gör att man kan fatta snabbare beslut, fortsätter Anders. Nordea erbjuder lösningar där transaktionerna automatiskt kategoriseras och anpassas till kundens ekonomisystem, vilket förenklar hela bokföringskedjan.

För många företag är klimatredovisning inte längre en frivillig insats, utan ett krav. Med hjälp av resebyråernas rapporter och Nordeas transaktionsdata går det att kartlägga klimatavtrycket per resa, per person eller per avdelning. Dessa underlag gör det enkelt att se hur mycket en viss typ av resa släpper ut och ge konkreta underlag för mål och styrning.

För att också ge styrning till medarbetarna kan företaget införliva sin resepolicy direkt i affärsresebyråns självbokningssystem. Det styr medarbetarna att alltid göra rätt val av leverantörer som exempelvis flyg och hotell. First Cards roll blir att sedan säkerställa att faktureringen sker med precis samma precision som företagets processer kräver.

En annan del av många medarbetares vardag är också tjänsteutlägg och representation. Alla som t ex rest i tjänsten känner igen sig – kvitton skrynklas ihop, tappas bort eller glöms i fickan. Med digital kvittohantering i realtid, där kvitton antingen fotograferas eller levereras direkt till företagets system, minskar risken för både slarv och fel.

– Med realtidstransaktioner och digital kvittohantering kan både anställda och chefer godkänna och attestera utgiften direkt, menar Anders. Det gör processen mer effektiv och dessutom ökar både trygghet och spårbarhet.

För ekonomiavdelningen innebär det ett jämnare arbetsflöde och bättre rapporteringsmöjligheter. Tiden som tidigare lades på att jaga kvitton och hantera manuella rutiner kan nu användas till sådant som är viktigare för företaget.

First Card tittar självklart på hållbara alternativ till plastkortet. Digitala alternativ som helt undviker fysiska utskick är både smartare, enklare. Det handlar inte bara om att mäta miljöpåverkan – utan också om att minska den i praktiken.

– Som de flesta andra idag, har jag alla mina kort i mobilen - både privat och i jobbet. Det är enkelt, tryggt och alltid tillgängligt, säger Anders.

Och det är just här nästa steg i utvecklingen sker‚ det virtuella. I stället för fysiska plastkort används unika digitala kortuppgifter som skapas för ett specifikt syfte och sedan automatiskt avslutas. Det kan handla om en kampanjbudget, ett inköp eller en resa.

– Det virtuella är, sedan en tid tillbaka, på god väg att bli standard. Det ger inte bara bättre kontroll och mindre plastanvändning, utan öppnar också för helt nya sätt att hantera företagets kostnader. Vi ser att många företag redan nu efterfrågar lösningar där fysiska kort inte längre behövs.

Utöver enkelhet och kontroll erbjuder First Cards företagskort och resekonto ett omfattande skydd för den anställde. Förseningar, förlorat bagage, sjukdom eller stulna tillhörigheter – försäkringar och jourservice finns på plats.

– Det spelar ingen roll om du inte använt ett fysiskt kort. Har resan bokats via resekontot är du ändå skyddad. Och vi har jourservice dygnet runt, säger Anders.

För företag som reser mycket är smidiga och flexibla betallösningar inte bara ett "nice to have" – det är en förutsättning för effektivitet, säkerhet och kontroll.

– Vårt mål är att företaget ska kunna hantera sina betalningar smart, oavsett om det gäller flygbiljetter, hotell eller vardagliga tjänsteutlägg, avslutar Anders Bromander.