AI moet je niet zien als een einddoel, eerder als een versneller van efficiëntie. “We passen AI toe om human resources nog beter en slimmer te ondersteunen”, zegt Jan Ewoud ten Brinke, directielid bij HR- en Salarisdienstverlener Youforce. “Zo kan de afdeling focussen op wat echt telt: menselijke interactie, leiderschapsontwikkeling en strategie.”

Van digitaal naar AI-gestuurd “Veel organisaties praten abstract over AI, maar wij hanteren een heel pragmatische insteek”, stelt Ten Brinke. “Neem de invoer van gegevens: een leidinggevende die een verzuimgesprek vastlegt, krijgt direct een melding als er medische termen worden vermeld. Ook krijg je een voorstel over hoe je dit correct registreert. Of een medewerker die een declaratie indient: AI leest het bonnetje uit, checkt op dubbel gebruik en vult automatisch het bedrag en datum in. De mens blijft altijd eindverantwoordelijk, AI zorgt voor minder fouten en meer snelheid.”

AI-gestuurde HR is geen revolutie, maar volgens Ten Brinke een logische volgende stap. “Digitalisering zorgt voor efficiënte processen. AI voegt daar een dimensie aan toe: het systeem denkt mee, signaleert kansen en markeert risico’s. Dat is het verschil tussen een statisch en een dynamisch platform.”

Een assistent die nooit slaapt Een belangrijke innovatie van Youforce is de HR-assistent: “Een AI-gestuurde hulpkracht die nu al 70% van de eerstelijns vragen beantwoordt. Medewerkers kunnen 24/7 vragen stellen over hun salaris, verlof of cao en krijgen direct een antwoord dat is afgestemd op hun persoonlijke situatie”, legt Ten Brinke uit. “Dat scheelt veel operationeel werk en medewerkers hoeven niet meer te wachten op een reactie van HR.” De kracht zit ook in de context: “Ons platform weet al wie je bent, waardoor de antwoorden nauwkeuriger en persoonlijker zijn dan bij een generieke chatbot.”

Smart triggers met directe impact Youforce heeft daarnaast zogeheten ‘smart triggers’ geïntroduceerd: slimme meldingen die medewerkers en managers op het juiste moment attenderen op kansen. “Stel dat een medewerker een tijdelijk contract heeft, dan krijgt de manager na een paar maanden de vraag: ‘Hoe tevreden ben je met deze medewerker?’. Als het antwoord positief is, opent de HR-assistent een chat en laat zien hoeveel geld de organisatie kan besparen door het contract om te zetten naar onbepaalde tijd”, vertelt Ten Brinke. “Zo bespaar je niet alleen kosten, maar betrek je de medewerker op het juiste moment. De medewerker voelt zich gewaardeerd, en de manager hoeft niet te wachten tot het contract bijna afloopt.”

Ook noemt hij parttimers die meer uren willen werken als voorbeeld. “Medewerkers krijgen een melding met de vraag: ‘Wat levert het netto op als je meer gaat werken?’. Ze zien direct wat twee, vier of acht uur extra werken oplevert en kunnen aangeven wat hun voorkeur is. De leidinggevende kan vervolgens dit gesprek starten met de medewerker. Zo benut je het potentieel dat al in je organisatie zit beter.” Ten Brinke benoemt dat het natuurlijk ook enorm kan helpen bij de personeelstekorten in diverse sectoren.

Veiligheid, ethiek en ‘human in the loop’ Youforce kiest bewust voor een ‘smart follower’-aanpak: alleen bewezen, beveiligde AI-toepassingen komen in het HR-platform. “Alles blijft binnen ons eigen domein, zonder openbare AI-tools die data onveilig maken. En altijd geldt: human in the loop. AI doet suggesties, de mens neemt de beslissing”, benadrukt Ten Brinke. “Dat is niet alleen een kwestie van compliance, maar ook van vertrouwen. Je moet erop kunnen rekenen dat gegevens veilig zijn en beslissingen transparant worden genomen.”

Continu optimaliseren Youforce richt zich naast alle nieuwe ontwikkelingen ook op de manier waarop klanten het platform in gebruik nemen. Dat drukken ze uit in een digitaliseringsscore. “Wij streven naar een gemiddelde digitaliseringsscore van 8,5. Dat betekent dat we niet alleen nieuwe functies introduceren, maar ook actief helpen om alles effectief te benutten. Zo voorkomen we dat systemen verouderen en niet meer aansluiten bij de optimale werkwijze.”

Meer tijd voor wat ertoe doet “AI ontzorgt HR, maar maakt het ook weer menselijker”, besluit Ten Brinke. “Door operationele taken te automatiseren, krijg je meer tijd voor leiderschapsontwikkeling, menselijke gesprekken en strategische HR. Dat is de echte toegevoegde waarde: technologie die niet alleen efficiënter is, maar ook kosten verlaagt en betrokkenheid verhoogt.”