Ondertussen worstelen organisaties met personeelstekorten en stijgende kosten, terwijl HR-professionals nauwelijks toekomen aan strategisch werk. Die situatie kan drastisch anders, stelt Stefan Op de Woerd, managing director bij HR- en salarisdienstverlener Youforce. Het bedrijf biedt een HR- en salarisplatform met “Smart Triggers”: intelligente signaleringen die op basis van personeelsdata automatisch acties voorstellen of uitvoeren. “AI is geen doel op zich, maar een middel om het maximale uit mensen te halen voor organisatiedoelen”, benadrukt hij. Toekomstbestendig werk vraagt om meer wendbaarheid, persoonlijke aandacht en datagedreven beslissingen.

Van reactief naar proactief handelen Op de Woerd schetst een voorbeeld van inefficiëntie: “Ik ken organisaties waar meer dan honderd mensen op de salarisadministratie werken. Terwijl theoretisch één medewerker voor tienduizend mensen de salarisadministratie zou moeten kunnen verzorgen.” Het probleem zit in de automatiseringsgraad. Veel bedrijven denken digitaal te zijn omdat ze online systemen gebruiken, maar ondertussen zitten er nog drie handmatige goedkeuringsstappen in elk proces.

Youforce pakt dit aan met geautomatiseerde oplossingen. Hun AI-chatbot beantwoordt bijvoorbeeld direct vragen over regelingen en kan zelfs persoonlijke situaties meenemen. “Een medewerker wil geen HR-contact, maar gewoon een snel antwoord op zijn vraag”, legt Op de Woerd uit. De volgende stap gaat verder: de chatbot wordt een assistent die niet alleen informatie geeft, maar ook acties uitvoert zoals het verwerken van verlofaanvragen.

Smart Triggers maken het verschil door van reactief naar proactief te schakelen. AI analyseert patronen in personeelsdata en herkent kansen voordat problemen ontstaan. “We ondersteunen HR-professionals bij beslissingen, we vervangen ze niet”, benadrukt Op de Woerd. “Technologie moet medewerkers uiteindelijk ondersteunen, niet vervreemden.”

Concrete oplossingen voor personeelstekorten Het meest innovatief is het Smart Triggers-concept dat organisaties helpt personeelstekorten aan te pakken. Het werkt bottom-up in plaats van volgens de traditionele top-downbenadering. Neem het voorbeeld van personeelstekort in de zorg. Traditioneel voeren managers gesprekken met alle parttime werknemers om hen te overtuigen meer uren te werken. Dat is een tijdrovend proces met magere resultaten. Youforce draait dit om. Wanneer een werknemer zijn salarisstrookje bekijkt, verschijnt er een melding: “Ben je benieuwd hoeveel je netto overhoudt als je vier uur meer werkt?” Via een ingebouwde salarissimulator kan de werknemer verschillende scenario's direct met elkaar vergelijken. Geïnteresseerden kunnen aangeven open te staan voor een gesprek met hun leidinggevende. “Zo krijg je bottom-up informatie over wie daadwerkelijk interesse heeft, in plaats van vijftig zinloze gesprekken”, aldus Op de Woerd.

Een andere Smart Trigger richt zich op tijdelijke contracten. Een leidinggevende krijgt dan na de proeftijd direct een melding: “Ben je blij met deze medewerker? Verras hem dan met een vast contract en bespaar €X aan sociale premies.” Met één klik wordt het contract vervolgens omgezet. “De organisatie bespaart kosten, de leidinggevende wordt ontzorgd en de medewerker krijgt zekerheid. Een mooi voorbeeld van een win-win-win.” Binnenkort komt er een Smart Trigger voor verlof, die tijdig signaleert wanneer werknemers te veel verlof hebben openstaan. Dit voorkomt kostbare balansposten door indexering van opgespaarde vakantie-uren. “We kunnen al tijdig signaleren: je hebt al drie maanden geen verlof opgenomen en meer dan honderd dagen staan. Misschien goed om iets in te plannen.”

AI als strategische keuze, niet als bijzaak Youforce hanteert een heldere belofte. Ze beloven dat elke geïnvesteerde euro honderd procent rendement oplevert. Via een ROI-dashboard maken ze dit inzichtelijk. Op de Woerd: “Als door Smart Triggers twintig nieuwe FTE niet hoeven te worden aangenomen, dan is de besparing direct zichtbaar.”

Op de Woerd ziet een grote rol weggelegd voor HR-directeuren als AI-leiders binnen organisaties. “De vraag is niet wat je met AI binnen HR kunt doen, maar hoe HR ervoor kan zorgen dat AI binnen de hele organisatie wordt omarmd. AI moet vanaf het begin in de strategie zitten, zowel top-down als bottom-up doordacht.” HR-professionals kunnen uitgroeien tot change managers die randvoorwaarden creëren voor experimenten en mensen helpen weerstand te overwinnen. “AI is geen side project”, benadrukt hij. “Het vraagt om een fundamenteel andere manier van denken over werk en organisatie.”

De technologie evolueert razendsnel richting AI-agents die over verschillende systemen heen kunnen opereren. “Straks geef je een opdracht aan een agent en krijg je direct een lijstje van medewerkers met bepaalde autorisaties, zonder ingewikkelde filters te hoeven instellen.”

Organisaties die nu investeren in ‘trigger-gedreven’ HR krijgen meer betrokken medewerkers, meer efficiëntie, minder administratieve last en betere voorspellingen. “Zoek een partner die op dezelfde manier naar de wereld kijkt. Dan ontstaan vanzelf de beste oplossingen”, concludeert Op de Woerd. “Dat is zorgeloze HR.”