De Nederlandse specialist in employment screening en background checks, Valicare, biedt hiervoor twee geautomatiseerde platforms. De Employment Screening Portal richt zich op vaste medewerkers, de Flexportal op inleners en uitzendkrachten. “Het is toegankelijker geworden door automatisering”, zegt Arnoud van Dorp, CEO van Valicare. “We creëren een tijdsbesparing van 45 minuten per screening bij een indiensttreding. Een klant vertelde dat ze deze tijdswinst per medewerker structureel ervaren sinds ze met ons werken. Wat vroeger handmatig ging, gaat nu geautomatiseerd en gevalideerd.”

Dat de behoefte urgent is, blijkt uit recente boetes. Een Rotterdams uitzendbureau kreeg vorig jaar 427.500 euro boete voor het inzetten van zestig vreemdelingen zonder vergunning tijdens de Formule 1 in Zandvoort. Het inhurende bedrijf betaalde 405.000 euro omdat het had nagelaten identiteit en werkvergunningen te controleren. “Dit is precies wat onze Flexportal helpt voorkomen”, stelt Van Dorp.

Compliance-wetten automatisch afgevangen De Valicare platforms borgen voor inleners en werkgevers de naleving van verschillende wetten zoals WAADI, WAB, WAV en WID. “Dat komt samen in de Flexportal, het enige systeem dat specifiek voor inleners is ontwikkeld om deze wettelijke verplichtingen digitaal te organiseren. In een magazijn waar vijftig uitzendkrachten dagelijks binnenkomen, moet je exact registreren en identificeren wie er heeft gewerkt”, legt Van Dorp uit. “Je bent als inlener verplicht om iedere dag te kunnen aantonen welke uitzendkracht aanwezig was. Bij een controle moet die informatie direct beschikbaar zijn.” De volledige registratie moet vervolgens vijf jaar worden bewaard.

De Employment Screening Portal richt zich op vaste medewerkers en valideert documenten op echtheid, zoals identiteit, recht op werken, VOG, IBAN, rijbewijzen en diploma’s. Het platform koppelt direct aan ERP-systemen zoals AFAS, Oracle, SAP en Visma, waardoor gevalideerde gegevens automatisch kunnen worden teruggeschreven.

Toepassing van zorg tot retail Vooral sectoren met groot personeelsverloop, zoals schoonmaak, ziekenhuizen, retail en zorg, ervaren de grootste impact. “Bij Jumbo, Kruidvat en CSU gaat het om honderden mensen per dag”, vertelt Van Dorp. Ook bedrijven als ASN Bank, ASR en Holland Casino gebruiken het platform. Vooral in grote ziekenhuizen is screening de afgelopen vijf jaar sterk toegenomen. De grootste uitdaging ligt in AI-ontwikkeling. “Met AI wordt het maken van valse documenten steeds eenvoudiger en tegelijkertijd steeds moeilijker om te valideren”, constateert Van Dorp. Valicare beschikt over een POB-vergunning om bij ernstige gevallen verder onderzoek te doen en bedrijven te adviseren. “Het streven blijft helder: werkgevers ontzorgen en compliance waarborgen zonder dat kandidaten het proces als belastend ervaren. We horen vaak terug hoe blij mensen zijn met de snelheid van het screeningsproces.”