28. apr. 2025
|
Sponsrad
Hybridkontoret är här för att stanna – men ineffektivitet kostar miljarder
Hybridkontoret har många fördelar och med få undantag är det ett arbetssätt som är här för att stanna. Samtidigt finns stora utmaningar, särskilt kring resursutnyttjande.
Studier visar att beläggningsgraden för uthyrda kontor är under 40%. En anställd är i snitt på kontoret mindre än 16 timmar i veckan. Det är inte bara en onödig kostnad för företagen, utan även ett resursslöseri med omfattande klimatpåverkan.
–Det första bolag behöver är data på hur kontoret faktiskt nyttjas. För att kunna fatta rätt beslut krävs insikt i hur rum, arbetsplatser och ytor används – timme för timme, dag för dag, och över tid. När tillförlitlig data visar hur kontoret verkligen används, driver det beslut mot ett mer effektivt utnyttjande av kontoret utan att försämra arbetsmiljön, säger Fredrik Landberg, vd på Flowscape.
Effektivisera kontorsytorna med datadrivna beslut Datadrivna beslut är en förutsättning för ett mer effektivt resursutnyttjande av kontorsytor. Att räkna personer manuellt eller ta data från passersystem ger inte tillräcklig noggrannhet. Med rätt sensorer och system kan man mäta hur ytor används och identifiera överkapacitet, oanvända ytor och vilka tider eller dagar ytor är underbelagda. Det går också att simulera framtida behov, närvaropolicys och förändringar av resurser och personal.
Ett uppenbart exempel på hur data driver effektivt utnyttjande är att anpassa lokalens storlek efter behov vid flytt till nya lokaler. Efter analyser och införande av bokningssystem har flera av Flowscapes kunder minskat sin kontorsyta med uppemot 50 procent, vilket genererat omfattande besparingar. Andra kunder har valt att dela kontorsytor med andra företag och använder sig av Flowscapes Multi-Tenant lösning.
Ytterligare ett alternativ är att stänga delar av kontoret vid låg beläggning, vilket minskar energiförbrukning, städkostnader samt övriga förvaltningskostnader. Via Flowscape är det exempelvis möjligt att stänga av specifika våningsplan på fredagar och måndagar, då antalet medarbetare på kontoret ofta är färre.
Stärker kontorets attraktionskraft Flowscapes lösningar ger företagsledningen värdefulla insikter om närvaromönster på teamnivå över tid. Samtidigt får medarbetare tillgång till smarta verktyg för att boka resurser och planera kontorsnärvaro med sina kollegor, något som underlättar samarbete och bidrar till en mer attraktiv kontorsmiljö.
–Kommer du till ett halvtomt kontor utan dina närmaste kollegor, är risken stor att du väljer att arbeta hemifrån oftare. Policys som försöker reglera kontorsnärvaro fungerar sällan i praktiken. Arbetsgivare som vill locka medarbetare till kontoret behöver mäta och förstå vilka faktorer, aktiviteter, ledarskap, evenemang och kontorsmiljöer, specifika ytor, som faktiskt attraherar anställda till kontoret. Genom att analysera närvaromönster kan verksamheter fatta mer informerade beslut. Företag som väljer att flytta till mindre, men mer attraktiva kontor, lyckas ofta stärka både kontorets och företagets attraktionskraft, säger Fredrik Landberg.
Tillförlitlig data från sensorer, effektiv och visuell plats och rumsbokning, analysering av beteenden och utnyttjanden av kontoret ger över tid är en förutsättning för attraktiva och effektiva arbetsplatser.
Flowscapes system är implementerat på över 200 bolag världen över och har en beprövad, flexibel produkt som går att anpassa efter varje företags specifika behov.
