Workforce Management is steeds meer in opkomst, waarom?

“Je kunt hiermee de complexiteit beheersen. Data-driven technologie zorgt niet alleen voor efficiëntie en optimalisatie, maar ook voor intelligente, innovatieve planningen. Verder geeft het bedrijven de mogelijkheid om werknemers te betrekken in deze processen.”

Heeft de marktontwikkeling hier invloed op?

“Jazeker, per sector zit hier natuurlijk wel verschil in, maar er zijn door COVID-19 veel fluctuaties geweest waar bedrijven op in moesten springen. Waar het natuurlijk rustig was binnen retail, is het extreem druk binnen de logistieke sector (met name contract logistics) en ook de bedrijven in de maakindustrie hebben ‘gewoon’ doorgedraaid. In de laatst genoemde sectoren zien we een grote toename in het aantal uitzendkrachten én een gebrek aan all-round gekwalificeerde werknemers ontstaan. De markten vragen tegenwoordig meer flexibiliteit. Bedrijven moeten daarom manieren vinden om op deze situatie te kunnen reageren.”

Neemt de complexiteit voor planningen niet juist toe wanneer je meer flexibiliteit wilt? 

“Met de juiste tools is het omgekeerde het geval: de administratieve lasten worden verminderd. (HR-) managers krijgen hierdoor juist meer tijd voor taken met toegevoegde waarde. Denk maar eens aan welke wensen iemand van de planning moet voldoen. Het gaat niet alleen om het in elkaar zetten van de planning, je moet ook rekening houden met wanneer iemand kan werken, welke kwalificaties iemand heeft, maar ook vakanties, CAO regels en wetgeving. Doe je dit handmatig, dan kunnen fouten makkelijk ontstaan. Als dit in basis niet goed geregeld is, dan is HR hier veel tijd aan kwijt. Zeker wanneer mutaties in de planning komen door ziekte of afwezigheid. Je moet je ook nog maar afvragen of het eerlijk verdeeld is. De technologie van nu zorgt dat je met 1 druk op de knop een eerlijke planning hebt, waarmee rekening is gehouden met alle wensen. Tel daar de koppeling met de salarisadministratie bij op en de tijdrovende administratieve werkzaamheden zijn tot een minimum beperkt.”

Hoe gaan jullie om met de complexe wet- en regelgeving?

“Dit is een belangrijk aspect wat binnen onze software goed ingeregeld is, en dat is echt niet overal zo. Zeker met de komst van de WAB vorig jaar is dit in Nederland namelijk nog complexer geworden. Als bedrijf kun je niet altijd alle omstandigheden beïnvloeden. Heb je meer aanvragen, dan moet je snel meer mensen in zetten. Je schakelt oproepkrachten in die extra kunnen werken. Blijkt nu toch dat iemand op het laatste moment niet meer nodig is, dan moet je volgens de WAB de ingeplande uren toch uitbetalen. Je kunt je voorstellen dat dit een enorme administratie met zich mee brengt.”

“De WAB maakt het voor organisaties noodzakelijk om verder van te voren inzicht te hebben op de verwachte personeelsbehoefte. Door deze forecast vroegtijdig af te zetten tegen de beschikbare capaciteit kun je verder van te voren maatregelen nemen. Uiteraard gebeuren er altijd op korte termijn onvoorspelbare dingen – bijvoorbeeld minder orders dan verwacht of toch meer ziekte. Een realtime intraday herberekening die resulteert in een automatisch planvoorstel is dan wat je wilt.”

Wat is het voordeel voor medewerkers?

“Het grootste voordeel voor medewerkers is dat ze overal en altijd inzicht hebben in hun werkrooster via de app. Ze kunnen daarnaast zelf hun wensen en aanvragen voor vakantiedagen erin kwijt. Of diensten wisselen bijvoorbeeld. Simpeler kan niet. Het systeem werkt sneller en eerlijker dan een manager zou kunnen. Uiteindelijk biedt het dus meer duidelijkheid en inzicht voor de medewerker en het heeft een positief effect op de werk-privé balans doordat ze meer eigen regie ervaren.”

Heeft dit dan ook effect op de werknemerstevredenheid?

“Zeker. Wanneer een medewerker tevreden is straalt hij het uit, naar klanten, naar collega’s en thuis. Het heeft direct effect op de omgeving en het bedrijfsresultaat. Workforce Management kan een belangrijke rol spelen bij het vervullen van de basisbehoeften. Wat wordt er van iemand verwacht? Is de planning op orde? Is met hun wensen rekening gehouden? Kunnen ze hier zelf invloed op uitoefenen? Als dit niet goed geregeld is, dan kan dit optellen tot ontevredenheid. En dan kun je nog wel zo de teamspirit bevorderen, maar dat gaat niet de positieve invloed hebben op hun prestaties wanneer de basis niet op orde is. We zien dit dus altijd wel in de resultaten terug wanneer bedrijven hier actief jaarlijks onderzoek naar doen.”

Waar zie je voor bedrijven de grootste winst?

“De winst zit in het totaalconcept dat Workforce Management organisaties biedt. Je implementeert een sturingsmechanisme. Afdelingen plannen nu veelal decentraal in eigen Excel documenten, dit leidt er toe dat de ene afdeling tien uitzendkrachten aanvraagt, terwijl een andere afdeling vijf mensen naar huis stuurt. WFM biedt centraal inzicht op over- en onderbezetting door forecasting, beschikbare capaciteit, afwezigheden, kwalificaties en relevante tijdgegevens weer te geven terwijl je aan het plannen bent. Alleen op deze wijze ben je in staat om je organisatie te sturen. Analyses laten keer op keer zien dat hier forse besparingen te realiseren zijn!”