“Toen in maart voor een groot aantal medewerkers het thuiswerken realiteit werd, was het voor werkgevers een uitdaging om dit snel te realiseren”, vertelt Jeroen Strik, managing director bij Iron Mountain Benelux. “Veel van onze opdrachtgevers hadden geen helder beeld hoe ze dat thuiswerken praktisch vorm moesten geven. Het was voor hen lastig om zeker te weten of medewerkers hun werk thuis konden doen en of ze zich wel prettig zouden voelen bij het thuiswerken. We zien nu echter dat we op een kantelpunt zijn aangekomen en dat bedrijven de keuze maken om remote werken door te voeren in de eigen organisatie.”

Ook de technische kant van het verhaal zorgde in het begin nog voor de nodige uitdagingen. “Bedrijven die voorheen vrijblijvend hadden nagedacht over werken op afstand moesten nu ineens voor 500 medewerkers videobellen beschikbaar stellen. Maar onder druk wordt alles vloeibaar en het merendeel van de bedrijven heeft het voor elkaar gekregen om ‘remote’ door te werken tijdens de intelligente lockdown. Die adoptie is heel snel gegaan.”

De afgelopen maanden bleek dat veel ondernemingen een deel van de bedrijfsinformatie nog niet digitaal beschikbaar hadden. “Er wordt altijd gesproken over fysiek versus digitaal. Maar waar we eigenlijk naartoe gaan, zijn hybride oplossingen. Hierbij zijn fysieke documenten nog wel aanwezig, maar zijn deze snel digitaal beschikbaar indien noodzakelijk. Men wil, op een veilige manier, altijd en overal toegang hebben tot bedrijfsdata zodat de samenwerking met collega’s soepel verloopt en alle werkprocessen ingericht zijn conform geldende normen en eisen. Dit zorgt er tevens voor dat organisaties compliant zijn met wet- & regelgeving.’’

Het kantoor zal echter naar verwachting niet volledig verdwijnen. “Veel innovatie komt voort uit overleg op locatie, waarbij je elkaar daadwerkelijk fysiek ontmoet”, stelt Strik. “Maar het betekent wel dat kantoren een andere rol en indeling krijgen, het kantoor wordt meer een ontmoetingsplaats waar creatieve ideeën tot ontwikkeling komen. 

Jeroen Strik, managing director bij Iron Mountain Benelux

Als een bedrijf meer remote wil gaan werken is het belangrijk om de informatiestromen eerst goed te evalueren. “Het is geen rocket science”, stelt Strik. “Maar je moet wel nagaan wat voor informatie er circuleert in de onderneming en hoe je het beheer hiervan centraal in kunt richten. Als bijvoorbeeld een document wordt ingescand dan moet helder zijn dat er twee versies van dat document bestaan (fysiek en digitaal). Bedrijven moeten daarvoor een retention policy (bewaarbeleid) inrichten zodat er een overzicht is van alle type documenten en de bijbehorende wettelijke bewaartermijnen. 

Iron Mountain kan organisaties helpen dit op orde te brengen. “We kunnen een quicksan uitvoeren van het bedrijfsproces waarmee precies wordt achterhaald hoe het in elkaar zit, welke data het bedrijf heeft, en welke wettelijke verplichtingen er rondom deze data gelden. Aan de hand daarvan wordt er dan beslist welke bestanden gedigitaliseerd kunnen worden, welke fysiek moeten blijven en wat voor soort beveiliging noodzakelijk is voor die informatie. Ook kunnen we bedrijven helpen bij het beheren van eigen data met een 360 graden view, waardoor bedrijven meer zicht en grip krijgen op hun essentiële data.’’

Het digitaal beschikbaar maken van informatie is dus een fundamentele verandering voor bedrijven, maar wel een aanpassing die kansen biedt voor meer innovatie. “Juist nu in coronatijd is er ruimte om dit goed door te voeren”, stelt Strik. “Zodat we ons kantoor bij terugkomst op een nieuwe manier kunnen gaan gebruiken.”

Gratis tips van experts bij het transformeren van werkplekken

Ga naar www.ironmountain.nl/fd en ontvang een e-book met nuttige en praktische tips bij het transformeren van werkplekken.