Deel dit artikel:

25 feb 2022

|

Economie

Digitalisering is dé oplossing voor minder papier

Journalist: Roos Breed

|

Foto: Pexels

Tegenwoordig staat duurzaamheid bij bedrijven hoog op de agenda. Zij zijn op zoek naar kostenbesparende manieren die papierloos werken mogelijk maken. Dat kan alleen door je bedrijf zoveel mogelijk te digitaliseren.

 

 Volgens ITdaily is digitalisering onder andere een proces waarbij papieren documenten worden omgezet in digitale bestanden. Oftewel, de beste manier om je (thuis)kantoor praktisch te organiseren. Maar hoe pak je dit aan? Om te beginnen is het verstandig om zo veel mogelijk papier weg te gooien. Zo zal je de onkostenaangifte uit 1993 hoogstwaarschijnlijk in 2022 niet meer nodig hebben. Ruim dus zo veel mogelijk op en start je digitaliseringsavontuur met een opgeruimd kantoor.

 

De hoeveelheid papier die je thuis of op kantoor hebt liggen is niet het enige wat aangepakt moet worden. Volgens ITdaily is het vaak de structuur die moet veranderen. Bekijk bijvoorbeeld hoe je jouw papieren documenten hebt gearchiveerd en ga na hoe het digitaliseren van je documenten dit zou kunnen vergemakkelijken. Misschien bewaar je momenteel je papieren bestanden in dozen en per jaar. Je documenten digitaal archiveren zorgt voor een betere vindbaarheid en meer overzicht.

 

Natuurlijk is daarmee niet alles opgelost. Het proces van digitalisering moet zich namelijk langzaam in jouw routine werken. Zodra je de belangrijke papieren hebt uitgezocht, is het verstandig om elk nieuw document te scannen wanneer je hem aanmaakt of binnenkrijgt. Dit kan zowel met een scanner als met een (smartphone) camera. Door dit te doen maak je een gewoonte van voortdurend digitaliseren en versterk je zo je werkroutine.

 

Ook heeft digitalisering een groot pluspunt voor bedrijven. Volgens Itec levert de digitalisering van je documentstromen een flinke besparing op. Je verbruikt bijvoorbeeld minder papier of je beperkt het aantal overbodige afdrukken. Je bespaart op kosten, materiaal en tijd. Je kunt processen automatiseren om zo ook tijd te besparen.

 

Daarnaast kunnen bedrijven interne bedrijfsprocessen, klantcontacten, producten/diensten en onderdelen van de klantbeleving digitaliseren. Digitalisering zorgt voor minder fouten, een efficiëntere werkhouding en de besparing van geld. Het helpt een bedrijf groeien in omzet, winst, tijdsbesparing of waardering van klanten.

 

En voor deze bedrijven biedt het digitaliseren van relatief simpele, repeterende werkzaamheden nadrukkelijk mogelijkheden. Zo is het volgens Yenlo bijvoorbeeld voor reizigers aangenaam om al thuis in te checken voor een vlucht, en niet pas nadat ze een half uur in een lange rij hebben gestaan aan de gate. Die hogere klanttevredenheid gaat gepaard met lagere kosten en hogere efficiëntie voor de luchtvaartmaatschappij.

 

Daarnaast kan door digitalisering de krapte op de arbeidsmarkt deels worden opgevangen. De krapte op de arbeidsmarkt is namelijk op een hoog niveau en blijft alleen maar stijgen. Digitalisering kan ervoor zorgen dat er minder behoefte is aan werknemers. Zo worden medewerkers niet meteen overbodig, maar zorgen bedrijven ervoor dat bepaalde taken überhaupt nog kunnen worden uitgevoerd.

 

Kortom, digitalisering zal in de toekomst alleen maar belangrijker gaan worden. Dus, waarom begin je er vandaag niet mee?

 

 

Gesponsord