Volgens ICT Informatiecentrum is HRM software een verzamelnaam voor alle softwaretoepassingen die speciaal ontwikkeld zijn voor HR-afdelingen. HR-processen worden met deze software geautomatiseerd, waarbij alle data op de juiste manier verwerkt kan worden. Op die manier ondersteunt HRM software HRM processen. Deze processen kunnen door de software niet alleen sneller, maar ook kwalitatief beter worden uitgevoerd. 

HRM software kan er onder andere voor zorgen dat werknemers eenvoudig gegevens aan kunnen passen. Zou je verlof willen opnemen? Dat hoef je met deze software niet meer aan je HR-manager te vragen. Hierdoor wordt niet alleen de HR-manager ontlast, maar wordt er ook een hoop stress bij de werknemer voorkomen. Daarnaast worden er door HRM software een stuk minder fouten gemaakt, omdat alle processen gedigitaliseerd en vastgelegd zijn. Een goede bescherming is hierbij gegarandeerd. De software zorgt er namelijk voor dat alleen de juiste mensen toegang krijgen tot de personeelsgegevens.

Volgens Business Insider is een nadeel van de HRM software dat wanneer werknemers zelf zaken kunnen raadplegen, er weinig persoonlijk contact overblijft tussen de HR-manager en de werknemers. Daarnaast kan de software botsen met je bedrijfscultuur. Veel bedrijven houden daarom liever vast aan hun oude manier van werken. Zo behoort de behoefte rondom digitalisering voor veel professionals nog niet tot een van de prioriteiten. Toch is het juist belangrijk om als bedrijf mee te bewegen met de tijd. Het versnellen van HR-processen, zoals administratie, kan namelijk bijdragen aan een verbeterde bedrijfscultuur.

Natuurlijk is elk bedrijf anders. De eisen waar de HRM software aan moet voldoen zijn dan ook voor ieder bedrijf anders. Het is de kunst om als bedrijf te bepalen welke de juiste HRM-oplossing voor hen is. Er zullen keuzes gemaakt moeten worden over de HRM-functionaliteiten die het pakket moet bevatten, met welke software het pakket compatibel moet zijn, welk licentiemodel gewenst is en waar en hoe de gegevens opgeslagen moeten worden.

Gelukkig zijn er talloze HRM-oplossingen op de markt. Natuurlijk hebben ze één gezamenlijk doel: het helpen van de HR-professionals bij alle administratieve HR-taken, die normaliter veel tijd in beslag nemen, waardoor de aandacht meer gericht is op de mensen zelf. Zo kun je bijvoorbeeld een soort boekhoudrobot aanschaffen die administratief werk uit handen neemt en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. Verder zijn er veel grote aanbieders die complete softwarepakketten aanbieden die administratieve processen automatiseren. Zo helpt HRM-software dus bij het stroomlijnen van een organisatie.

Volgens ICT Informatiecentrum zijn er al een aantal ontwikkelingen zichtbaar geworden op het gebied van HRM software. Zo heeft er bijvoorbeeld een toename van de functionaliteit van geboden oplossingen plaatsgevonden. Voorheen waren er meerdere losse pakketten nodig, tegenwoordig biedt een modern HRM systeem een compleet platform voor bijna alle software die nodig is voor HR-functies. Daarnaast heeft er bijna een volledige verschuiving plaatsgevonden naar online oplossingen. Bijna alle HRM oplossingen zijn tegenwoordig als cloudoplossing beschikbaar. En voor organisaties waar er gebruik gemaakt wordt van een HRM systeem zijn er verschillende functies beschikbaar gekomen, zoals management/employee self service.

Tot slot helpt een HRM systeem een organisatie bij het bereiken van haar doelen. De software biedt namelijk uitgebreide mogelijkheden met betrekking tot het ontwikkelen van werknemers. De software kan dit doen door middel van competentiemanagement, het vastleggen van de beoordelings- en functioneringscyclus of door feedback te geven. Een organisatie of bedrijf heeft er natuurlijk alleen maar baat bij als werknemers zich blijven ontwikkelen.

Kortom, software met een hoop voordelen, die snel zorgt voor meer effectiviteit binnen je bedrijf.