Omdat we onze collega’s niet langer op kantoor treffen is het niet mogelijk om even langs te lopen om te vragen hoe het met dat ene project gaat en of we op schema liggen met de aanstaande deadlines. “We kregen vanuit onze klanten steeds meer de vraag hoe ze hun team goed aan konden sturen, ook op afstand”, vertelt Marcel Koenders, mede-eigenaar van Gripp bedrijfssoftware. “Men wil de zekerheid dat iedereen ‘s ochtends weet wat er gedaan moet worden. Bovendien is het belangrijk om te weten waar je informatie kunt terugvinden, wat de status is van actiepunten en wanneer deze afgerond moeten zijn”.

Eén centraal systeem
Gripp is een webbased oplossing voor zakelijke dienstverleners die het gehele operationele proces, van lead tot factuur, inzichtelijk maakt. Zo kan je in één systeem offertes aanmaken, opdrachten inplannen, medewerkers uren laten schrijven en deze uiteindelijk factureren aan de klant. “Toen we begonnen met Gripp had je eigenlijk alleen grote boekhoudpakketten”, stelt Koenders. “Het boekhoudsysteem stond centraal en daarnaast werkte je met allemaal verschillende modules voor offertes, CRM, uren schrijven en factureren. Wij zorgen voor een goede flow waarbij het proces centraal staat.”

De integratie tussen al die verschillende onderdelen is wat Gripp zo uniek maakt, stelt mede-eigenaar Jack van Galen. “Als je met verschillende medewerkers bent, wil je zeker weten dat afspraken duidelijk vastgelegd zijn. Als een salesmedewerker een offerte uitprint, moet het meteen duidelijk zijn voor welke opdracht dit is en hoe deze opdracht ervoor staat. Zo kan de manager ook een oogje in het zeil houden bij het verloop van de opdrachten.”

Real time inzicht in data
Normaal gesproken krijg je natuurlijk veel dingen gewoon mee op de werkvloer, maar door de huidige crisis zijn we veel meer afhankelijk van cijfers en rapporten. “Het is nu belangrijker dan ooit dat je cijfers real time in kan zien”, vertelt Van Galen. “Vroeger stuurde je op de boekhouding, maar dat komt pas achteraf en dus eigenlijk te laat. je kunt dan niet meer bijsturen op zaken die efficiënter kunnen. Met Gripp kan je meteen ingrijpen als er iets fout lijkt te gaan en kun je bovendien beter inschatten hoeveel uren iemand nodig heeft om de product flow te optimaliseren.”

Uiteindelijk kan dit leiden tot verhoogde efficiëntie en betere kwaliteit richting de klant. “Ook klanten kunnen inzicht krijgen in het verloop van het project”, stelt Koenders. “En er kunnen vanuit het bedrijf taken gegeven worden aan de klant, bijvoorbeeld het leveren van beeldmateriaal of het inplannen van een vergadering. Je kan dus niet alleen intern beter samenwerking, maar ook extern transparant en efficiënt zakendoen. En datzelfde geldt ook voor je leveranciers.”

Overstappen en implementeren
Het vervangen van bedrijfssoftware binnen een organisatie wordt vaak gezien als een ingrijpend proces. Volgens Van Galen hoeft dit lang niet altijd zo te zijn. “We merken dat veel bedrijven de drempel vaak hoog vinden om over te stappen naar een nieuw systeem. Daarom bieden we bij Gripp altijd deskundige begeleiding aan. Onze consultants denken mee over de optimale inrichting en daarnaast wordt altijd een plan opgesteld om te zorgen dat je zonder problemen kunt overstappen. Bovendien bieden we tal van mogelijkheden aan om de data binnen je organisatie volledig te migreren zodat alles overzichtelijk in Gripp staat. Dit zorgt ervoor dat je eigenlijk heel snel operationeel aan de slag kunt met een nieuw systeem en bovendien kan het ook nog eens allemaal op afstand.”

Benieuwd wat Gripp voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op of maak een gratis proefaccount aan via gripp.com/actie. Met deze actie kun je Gripp extra lang proberen.