Veel organisaties vechten de ‘war on talent’ uit door te focussen op het aantrekken van goede nieuwe mensen. Daardoor verliezen ze nog wel eens uit het oog welk talent ze al in huis hebben en worden kwaliteiten niet maximaal benut. Bij het bedrijf Expat Mortgages besloten ze over te stappen op HR software van Personio, waardoor meer tijd overbleef om aandacht te besteden aan medewerkers en hun ontwikkeling. De resultaten mogen er zijn, vertelt CEO Kenneth Leenders. “Onze HR-afdeling is hierdoor het kloppend hart van de organisatie geworden.”

Bij Expat Mortgages hebben ze een wat bredere definitie opvatting over wat een HR-afdeling moet doen, dan wellicht bij andere bedrijven gebruikelijk is. Vanwege de rol die de afdeling door Expart Mortgages is toebedeeld, noemen ze deze binnen het bedrijf geen HR, maar ‘People and Culture’.

“Wij zien HR niet als een puur administratieve afdeling, die alleen maar de zaken
afhandelen die je richting je medewerkers al verplicht bent om te doen”, zegt Leenders. “Daar valt bijvoorbeeld ook persoonlijke begeleiding van medewerkers onder, wat direct begint op het moment dat nieuwe mensen ‘onboarden’. Bij ons vertegenwoordigt HR namelijk ook de kernwaarden van het bedrijf: persoonlijk, optimistisch, uitdagend en ondernemend. Deze waarden willen we terug laten komen in alles wat we doen, dus ook in hoe ons personeel het ervaart om bij Expat Mortgages te werken.”

Maar daar moeten de HR-medewerkers dan wel de tijd voor hebben, naast de personeelszaken die ze hoe dan ook moeten afhandelen. Die tijd vinden werd enkele jaren geleden een flinke uitdaging voor de HR-medewerkers, toen het bedrijf snel begon te groeien. Expat Mortgages geeft - de naam zegt het al -  onafhankelijke hypotheekadvies aan expats die in Nederland een woning willen kopen en financieren.  Toen ze daar in 2007 mee begonnen waren er vrijwel geen mogelijkheden voor expats om een hypotheek te krijgen, dus Expat Mortgages deed goede zaken door dit gat in de markt te vullen. Inmiddels is het bedrijf daardoor gegroeid naar 65 medewerkers. 

Groei bijbenen

“Uiteraard is het allemaal gegaan met vallen en opstaan,” zegt Leenders. “Ook tijdens de periode van snelle groei wilden wij absoluut niet inleveren op de vier
kernwaarden, maar er zaten periodes bij waarin wij heel veel van onze mensen hebben gevraagd. We konden de groei eigenlijk niet meer bijbenen met de
hoeveelheid werknemers die we toen hadden. Het is leuk als de zaken zo goed gaan, maar je moet altijd oog blijven houden voor wat dat met je mensen doet. Het kan ook de verkeerde kant opgaan als je niet ingrijpt wanneer teveel op hun schouders terechtkomt.”

Dat maakte het voor de leiding van Expat Mortgages noodzakelijk om continu te onder­zoeken of de manier waarop bepaalde werkzaamheden werden gedaan mogelijk nog te optimaliseren was, om het makkelijker, sneller en goedkoper te maken. Onder andere veel HR-processen bleken veel tijd te kosten. Leenders noemt als voorbeelden het registreren van verlof, de salarisregistratie, het digitaliseren van documenten (contracten online onder­tekenen en opslaan) en de administratie die komt kijken bij het verwerken en goed­keuren van de uren van oproepkrachten.

Wat Expat Mortgages volgens Leenders vooral nekte, was het gebrek aan overzicht, wat kon worden verklaard door de absentie van een professioneel en gebruiksvriendelijk systeem, waarop ook medewerkers een­voudig kunnen inloggen om bepaalde zaken zelf af te handelen.  Leenders: “Wij willen de beste werkgever van Nederland zijn en zorgen dat we er op de momenten van de waarheid voor onze mensen zijn. Om die reden hebben we besloten een HR-systeem aan te schaffen, waardoor het voor iedereen prettiger wordt om hier te werken. Zo is de samenwerking Personio tot stand gekomen. Het bleek een heel gouden greep.”

On- en offboarding

Dat zegt Leenders niet voor niks, want hij noemt legio voorbeelden van dingen die beter gaan bij het bedrijf sinds het de HR-software van Personio gebruikt. Dat geldt sowieso voor de eerder genoemde administratieve processen, maar ook voor het maken van templates voor bijvoorbeeld contracten. Daarnaast zijn alle handelingen die samenhangen met on- en offboarding nu eenvoudiger en sneller, dankzij de tool voor de sollicitatieprocedure. Medewerkers gebruiken de app, waarin ze snel veel zelf kunnen regelen.

Daarnaast biedt de Personio-software de mogelijkheid om aandacht voor de ontwikkeling van medewerkers een boost te geven, concludeert Leenders. “Het helpt ons met het verwerken van concrete doelstellingen en zorgt voor een tijdlijn die aangeeft wanneer we voortgangs-, feedback- en evaluatiegesprekken
moeten voeren. Daarnaast kunnen we eraan afleiden wat de wensen van werk­nemers zijn en welke trajecten ze volgen, om dat vervolgens aan onze eigen ambities te koppelen. Mijn ervaring is dat onze eigen ontwikkeltrajecten veel meer zijn gaan leven sinds we Personio gebruiken.”

Het is dus niet verwonderlijk dat ze zich bij Expat Mortgages niet meer kunnen voorstellen hoe het zonder de software zou zijn. “Sinds we ermee aan de slag zijn gegaan, hebben we een echt professionele, overzichtelijke en interactieve HR-­omgeving gekregen, dat het kloppende hart van de organisatie is. Dat is fijn voor de mensen die er direct voor verantwoordelijk zijn, voor de rest van de werknemers en ook voor de mensen die de leiding hebben. Kortom: voor iedereen.”