Het hebben van een passend WMS is van groot belang voor de efficiëntie van de logistieke keten. Het zorgt voor een betere ondersteuning van operationele processen en kan daardoor voor een significante kostenreductie zorgen. Ook helpt een passend WMS volgens Logistiek.nl bij het verminderen van fouten, omdat er automatisch checks kunnen worden uitgevoerd.

In de praktijk is de keuze uit de vele aanbieders beperkt. “Veel bedrijven hebben namelijk al een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) voor hun klantgegevens en artikeldata. Het beste WMS is datgene dat via een geïntegreerde koppeling goed matcht met het ERP. Als het namelijk niet matcht en later nog aangepast moet worden, kost dat veel geld”, aldus Willem Mulderij, onafhankelijk adviseur bij Som 4. 

Allereerst moet het bedrijf de eigen activiteiten in kaart brengen. “Wat wil ik mijn klant bieden, wat doe ik nu en de komende jaren? Is mijn voorraadbeheer dynamisch of statisch? Hoe zit het met douanehandelingen?”

Mulderij adviseert directieleden om de toekomstige gebruikers van het systeem bij het selectieproces te betrekken. Zij weten vaak beter dan het management hoe het proces er in detail uitziet. 

De keuze voor een WMS-aanbieder begint met een longlist. Wie heeft er ervaring in de specifieke branche, hoe zit het met trainingen en servicecontract? En ook niet onbelangrijk: wat is het budget? Sommige systemen zijn al in de basis zo omvangrijk dat het met 100.000 euro start. Vaak niet nodig voor een simpel logistiek proces, stelt Mulderij. 

De keuze voor een WMS kan maanden duren, aldus Harm Jans van Bol.com op de jaarlijkse landelijke WMS-dag. Bij Bol is hij verantwoordelijk voor de implementatie van het nieuwe WMS-pakket. Sinds haar oprichting gebruikt de online retailer bij de logistieke operatie een WMS. Bol.com blijft echter groeien, ook omdat externe aanbieders tegenwoordig hun producten via de website aan kunnen bieden en ook de last mile logistiek door Bol kunnen laten regelen. Dat leidde ertoe dat het oude warehouse te klein werd. Dit najaar wordt een nieuw warehouse in Waalwijk in gebruik genomen. Volgens Jans reden om nog eens te kijken naar het WMS-pakket om de efficiëntie van de supply chain te vergroten. 

“Bij een nieuw fulfilment centrum hoort een nieuw proces en een nieuwe WMS. We zijn tevreden over onze leverancier, maar zij bedienen als logistiek dienstverlener meerdere klanten en gebruiken dus een WMS dat zich toespitst op meerdere operaties. Dat terwijl wij in toenemende mate op zoek zijn naar iets dat op maat gesneden is.”

Gebruiksvriendelijkheid was een belangrijke eis. Zeker in seizoenspieken werkt Bol.com met een snel wisselende groep mensen. Jans: “Iedere dag zie je tientallen nieuwe operators binnenkomen, die ook snel weer uitstromen. We hebben dus een WMS-pakket nodig dat weinig training kost.”

Bol was maanden bezig met de selectie en diverse bekende systemen zijn gepasseerd. Uiteindelijk kwam het bedrijf bij een Franse leverancier. In Frankrijk hebben ze hun WMS-pakket al een paar keer succesvol in een e-commerce omgeving geïmplementeerd. “Wij kunnen inhouse aan plugins werken die we aan hun basispakket kunnen vastmaken. We kunnen dus zelf bijvoorbeeld software voor de last mile verder ontwikkelen en het WMS aanpassen aan ontwikkelingen in de partnerlogistiek.”

Bij het hele proces werden operators en supervisors van Bol betrokken. “We kunnen wel vanuit ons hoofdkantoor in Utrecht bedenken hoe het WMS moet zijn, maar op de werkvloer zie je toch het beste of wat bedacht is ook goed werkt en of er nog aanpassingen nodig zijn.”