Voor Peter van Loon, CEO en oprichter van It’s Value, begint dat gesprek bij transparantie. Hij werkt al dertig jaar in IT en zag vroeg hoe gebrekkige kostentoerekening tot verkeerde conclusies leidt. Bij een bedrijf leek een merk verlieslatend, omdat IT-kosten niet naar werkelijk gebruik waren verdeeld. Hij zag dezelfde problematiek vaker terugkeren. Organisaties wilden telkens hetzelfde: maandelijks sturen op kosten, gebruik en waarde. Dat werd de aanleiding om It’s Value te starten, waarmee hij organisaties helpt IT-kosten en digitale processen bestuurbaar te maken.

“Transparantie, daar begint alles mee. Als je weet hoeveel je uitgeeft, waaraan, voor wie en hoe je die uitgaven kunt besturen, kun je keuzes maken. Zonder dat gesprek blijft IT voor de business vaak een kostenblackbox.” It’s Value levert geen mooie PowerPoints, maar zorgt voor datagedreven kostenmodellering en rapportage: waar bevinden de gegevens zich, hoe is de datakwaliteit, hoe accuraat worden kosten gealloceerd en wie veroorzaakt ze?

It’s Value werkt met het Technology Business Management Framework (TBM). Dat is een wereldwijde standaard, ontwikkeld door de TBM Council, waarmee organisaties IT-kosten en cloud-uitgaven koppelen aan bedrijfswaarde. Apptio, sinds 2023 onderdeel van IBM, was initiatiefnemer en geldt als leidende softwarepartij op dit terrein.

De kern van TBM is een taxonomie die drie werelden verbindt: finance, technologie en business. Onderaan staat wat een organisatie uitgeeft aan personeel, leveranciers, hardware, software, cloud en investeringen. Daarboven komt de technische laag met datacenters, servers, storage, netwerken, applicaties en platformen. In de businesslaag wordt zichtbaar welke diensten de organisatie afneemt, van een laptopdienst tot een CRM-applicatie.

Juist hier ontstaat volgens Van Loon de waarde. Een applicatiedienst van € 1 miljoen per jaar met drie gebruikers lijkt duur, maar kan gerechtvaardigd zijn als zij veel omzet oplevert of risico’s beperkt. Een andere applicatie met honderden gebruikers kan inefficiënt zijn als de opbrengst gering is of overlap bestaat met andere systemen. Door kosten per dienst, gebruiker en businessunit zichtbaar te maken, ontstaat een zakelijker gesprek tussen IT en afnemers.

Hardnekkige silo’s

Die aanpak moet hardnekkige silo’s doorbreken. Finance ziet de budgetten, IT kent de techniek en de business kent de vraag. In veel organisaties zijn die werelden onvoldoende verbonden. Van Loon geeft trainingen voor de TBM Council en merkt dat teams vaak niet weten wie waarvoor verantwoordelijk is. Zodra de keten van uitgave tot dienst inzichtelijk wordt, kunnen organisaties gericht verbeteren, zonder meteen een groot top-down programma te starten.

De resultaten zijn aanzienlijk. Van Loon noemt National Grid, waar volgens hem met TBM en ondersteunende software £ 200 miljoen is bespaard. Ook bij Philips, dat recent op een Europees TBM-podium in Amsterdam over de aanpak sprak, leidde die aanpak volgens hem binnen anderhalf jaar tot een besparing van 10% op cloudkosten en 7% op operationele IT-uitgaven. Bij grote ondernemingen gaat dat al snel om tientallen miljoenen euro’s. “Het gaat niet alleen om besparen. Het gaat ook om controle krijgen en sneller kunnen besluiten. Bedrijven die dit goed doen, krijgen hun technologieportfolio scherper in beeld en kunnen zich sneller aanpassen aan de markt. Zeker in het AI-tijdperk is dat cruciaal.”

Toch is TBM in Europa relatief onbekend, zegt Van Loon. In de Verenigde Staten is de methode verder ingeburgerd, mede doordat de federale overheid ermee werkt. In Nederland en België spreekt hij geregeld CFO’s en CIO’s die het Framework niet kennen, terwijl de druk op technologie-uitgaven toeneemt.

Vooral AI vergroot de urgentie. Waar cloudkosten voor verrassingen zorgden, kunnen AI-gebruik en tokenverbruik opnieuw leiden tot forse budgetoverschrijdingen. Zonder realtime inzicht in kosten, gebruik en doorbelasting raakt sturing snel achterop. “De cloud was al een disruptie. Die turbulentie is er bij AI nog niet, maar die komt op korte termijn. Als honderden mensen tokens gebruiken, ben je voor je het weet tonnen per maand kwijt.”

Een TBM-transformatie duurt bij grote organisaties twee tot drie jaar. Na een assessment kunnen onderdelen van de dienstenketen stapsgewijs worden verbeterd, waarbij finance via de technologielaag wordt gekoppeld aan de business. Het doel is niet alleen lagere IT-uitgaven, maar één taal voor IT, finance en business. Elk bedrijf is tegenwoordig een technologiebedrijf. Wie technologie bedrijfskritisch bestuurt, maakt IT minder een kostenpost achteraf en meer een motor voor strategische groei.