Het staat buiten kijf dat de juridische afdeling voor veel bedrijven onmisbaar is om de zaak draaiende te houden. Wie moet anders nagaan of het bedrijf zich wel aan wet- en regelgeving houdt, of de contracten opstellen en controleren? De toegevoegde waarde van bedrijfsjuristen zou nóg groter kunnen zijn: “De juridische afdeling kan hun expertise nog veel meer inzetten voor de groeiambities van het bedrijf, maar helaas ontbreekt het ze nu vaak aan tijd”, zegt Maurits Annegarn, Segment Manager Legal Software bij Wolters Kluwer. Deze wereldwijde leverancier van professionele informatie, softwareoplossingen helpt bedrijfsjuristen om die tijd te creëren, met juridische software waarmee tijdrovende processen veel sneller en efficiënter verlopen. 

Binnen organisaties die snel groeien, of dat graag willen, kan het gebeuren dat de juridische afdeling als een soort bottleneck gaat optreden, zegt Annegarn. “Een juridische afdeling zorgt ervoor dat het bedrijf, binnen de kaders van de wet, veilig zaken kan doen. Maar als het bedrijf heel snel wil gaan, is het resultaat dat de rest van de organisatie soms zit te wachten tot de bedrijfsjuristen hun werk hebben gedaan.” 

Als voorbeeld noemt hij een bedrijf dat in een nieuw land aan de slag gaat. Dan moeten juristen eerst controleren of onder meer de juridische entiteiten zijn opgericht en de juiste bestuurders van mandaten zijn voorzien. “Of als een salesmedewerker op vrijdag nog snel een contract wil laten tekenen zodat zijn deal nog voor het weekend rond is. Dan wil diegene niet horen dat hij twee weken moet wachten.”

Prioriteren blijkt lastig

Dat soort zaken kunnen de ambities van een bedrijf volgens Annegarn remmen, terwijl de juridische afdeling idealiter juist waarde toevoegt. Vaak geven ze aan dat ze te weinig juristen hebben en daar de hoge werkdruk vandaan komt, zegt Annegarn. Dat is in zijn ogen echter niet het hele verhaal. Hoe het werk is ingericht kan namelijk ook heel veel verschil maken: “Juristen weten prima wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen. Prioriteren blijkt alleen vaak lastig. Wat is belangrijk om nu op te focussen en wat kan de organisatie misschien prima regelen zonder betrokkenheid van een jurist?” 

Het helpt voor het werkplezier van de juristen zelf ook niet bepaald als werk ontzettend repetitief is, vervolgt Annegarn. “Als je een rechtenstudie hebt gevolgd, heb je dat niet gedaan om de hele dag eenvoudige contracten te beoordelen, voor het geval ooit een keer ergens door iemand een foutje is gemaakt. Dat zijn zaken die je gewoon zou willen ‘weg-automatiseren’. En dat is precies een van de dingen die Legisway doet. Dit helpt ook bij het aantrekken van jonge talenten, want voor hen is werken met de juiste digitale tools vaak een belangrijke voorwaarde.” 

Processen gestroomlijnd 

Met deze software zijn contracten heel gemakkelijk automatisch te genereren en af te handelen. Juristen hoeven slechts te zorgen dat dit proces goed is ingericht. Vanaf het begin tot het einde het hele document zelf behandelen, is dan niet meer nodig. Dat spaart heel veel tijd uit. Annegarn: “Eerst moesten juristen steeds dezelfde stappen doorlopen om een contract af te handelen. Dat hoeft met onze software niet meer. Je voert de bijbehorende waarden in het systeem in, waarna de software automatisch het hele proces voor zijn rekening kan nemen. Aan het einde keurt uiteindelijk nog steeds een jurist het contract definitief goed, maar doordat de software het proces eromheen zo goed stroomlijnt, kost ook dat een stuk minder tijd dan voorheen.”

Met de software van Wolters Kluwer gaan ook heel veel andere processen sneller en makkelijker. Zo biedt het de mogelijkheid om alle essentiële juridische bedrijfsinformatie op één plek te bewaren en toegankelijk te maken. Wanneer iemand binnen de organisatie daarover een bepaalde vraag heeft, kan diegene het zelf opzoeken of krijgt binnen een minuut een antwoord.

Geen onnodige boetes meer

De tijd die een juridische afdeling wint doordat veel van hun werk ineens minder tijd kost, kan het bedrijf benutten door juristen een bijdrage te laten leveren aan de strategische doelen en groeiambities van een bedrijf. “Neem bijvoorbeeld nieuwe productlanceringen. Als juristen daar vanaf het begin bij betrokken zijn, zal dat proces veel sneller en beter verlopen. En als bedrijven een zaak openen in een nieuw land, kan een proactieve juridische afdeling de weg daar heel gemakkelijk voor vrij maken. Je moet weten wat daar wel en niet mag en zeker geen onnodige boetes krijgen. Dus wil je dat juridisch alles snel en goed is geregeld.” Wet- en regelgeving is steeds complexer, dus kosten dit soort dingen steeds meer tijd, maar het loont volgens Annegarn om die ervoor vrij te maken. 

Volgens Annegarn hebben veel bedrijven al grote stappen in de goede richting gezet. Hij stelt vast dat de juridische afdeling in het verleden vooral werd gezien en gebruikt als een reactief orgaan, dat alleen in actie kwam als er een probleem was. Nu is het veel meer een echt onderdeel van de organisatie en wordt bij veel meer betrokken. “De afgelopen jaren, zeker in en na de coronatijd, zijn hele grote stappen vooruit gezet. Maar het kan altijd beter en ons doel is om daar met onze software bij te helpen. Het versterken van de ondersteuning van juristen in hun werkprocessen is ons grote doel en daar blijven we aan werken. Dat doen we onder meer doen met behulp van artificial intelligence, wat nu al zorgt voor enorme tijdsbesparingen. In de toekomst gaan we daar nog heel veel meer profijt van hebben.”