In de huidige situatie zal iedereen bij een crisis direct aan de coronacrisis denken. De term rijkt natuurlijk veel verder; ransomware, uitval van telefonie, wateroverlast, negatieve publiciteit, het wegvallen van een belangrijke leverancier en ga zo maar door.

“Wanneer een crisis een organisatie treft, brengt het crisismanagementteam eerst de situatie in kaart en wordt er gekeken naar de impact. Wat betekent dit voor de veiligheid van onze medewerkers? Welke impact heeft dit op onze bedrijfsprocessen en ons imago?” vertelt René de Jong, expert op het gebied van softwaretools voor crisismanagement. “Pas als dit bepaald is, worden er besluiten genomen en acties uitgezet. Een crisisteam doorloopt die stappen met behulp van een besluitvormingsmodel. Een logger houdt dan precies bij wat het team bespreekt. Traditioneel gezien gebeurt dat op flipover-bladen. Deze raken al snel behoorlijk vol, want er wordt veel besproken. Ze zijn soms onleesbaar en als de crisis lang duurt, kan je aan het einde van de rit de hele vergaderruimte behangen met de logs.”

“Met allerlei verschillende losse bladen wordt dat overzicht houden niet gemakkelijk gemaakt”, vertelt Ruud van den Beukel, eveneens expert op het gebied van softwaretools. “Zo’n logboek wordt bijgehouden om overzicht te houden en om de besluitvorming te faciliteren. Het is belangrijk dat informatie snel vastgelegd en gedeeld kan worden. Door informatie digitaal vast te leggen, wordt deze toegankelijk, deelbaar en makkelijk doorzoekbaar op alle mogelijke devices.”

Maar waarom heb je daar dan specifieke software voor nodig? Je kunt immers ook prima in een word-documentje zaken opschrijven. “Met crisissoftware komen meerdere tools bij elkaar”, antwoordt Van den Beukel. “Je kunt hierin niet alleen crisisvergaderingen vastleggen, waardoor de taken van de logger gemakkelijker worden, maar je kunt die informatie ook direct delen en acties toewijzen. Crisissoftware biedt meer ‘flow’ en structuur in het proces. Een crisis kenmerkt zich door chaos en hoge druk, waardoor je juist dán gestructureerd te werk moet gaan. Met crisissoftware kun je die structuur vooraf uitdenken en vastleggen, zodat je hier tijdens de crisis op kunt bouwen.”

Een organisatie in crisis heeft een andere structuur dan de reguliere organisatie. “Hele andere mensen kunnen het dan ineens voor het zeggen hebben en besluiten nemen”, vertelt De Jong. “We hebben het nu vooral gehad over het loggen, maar het gaat een stuk verder. In software kan je bijvoorbeeld ook tools meenemen voor alarmering of rapportages voor belangrijke stakeholders. Tijdens een crisis wil je dat iedereen op dezelfde manier werkt en over dezelfde informatie beschikt. Crisissoftware maakt dat mogelijk.”

Daarnaast kan je in een softwaretool ook de informatiebeveiliging garanderen. “Als je gaat werken met allerlei verschillende programma’s en documenten gaat rondsturen, dan ga je vaak ook tegen het informatiebeveiligingsbeleid van de organisatie in”, stelt De Jong. “Softwaretools voldoen over het algemeen aan de benodigde ISO-certificeringen waardoor grotere problemen voorkomen worden.”

Uiteindelijk helpen softwaretools bedrijven om meer grip op de situatie te houden tijdens een crisis. De Jong: “Je kunt je met deze tools beter voorbereiden op crisissituaties, omdat je allerlei acties kunt voorbereiden. Vaak is er al een crisisplan met allerlei verschillende documenten waarin staat welke acties je in welke situatie moet ondernemen. Door deze scenario’s uit te werken en dit vast te leggen in de software kan je gemakkelijker de voorbereide acties opstarten.”

Daarnaast kunnen softwaretools ook helpen bij de preventie van eventuele nieuwe crises. “Wanneer een organisatie aan de slag gaat met zo’n tool stelt ze zichzelf vragen over de manier waarop bepaalde zaken geregeld zijn. Dat helpt de preparatie goed vorm te geven. Ook door na een grote crisis de aanpak te evalueren, kun je beter sturen op een eventuele volgende crisis. Een uitgewerkt crisisplan kan een groot verschil maken.”