Niet alleen gaan mensen weer op va- kantie, ook medewerkers van bedrij- ven gaan weer volop op zakenreis om zakenrelaties te onderhouden, om internationale uitbreiding voor hun bedrijf te realiseren of om hun teams
in het buitenland te bezoeken en de cultuur en team spirit internationaal binnen het bedrijf weer te versterken. Maar daar komen, in sommige gevallen, wel flinke onkosten bij kijken die pas na lange tijd worden vergoed.

Ontzorgen

“Dit kan ook veel gemakkelijker worden geregeld”, vertelt Jeroen Maes, Head of Pres- ales & Sales Enablement at Mobilexpense. “Wanneer medewerkers gaan reizen zorgen wij ervoor dat zij zich geen zorgen hoeven te maken over de onkosten. Tegelijkertijd ont- zorgen wij ook de organisaties. Geen gedoe meer met bonnetjes en het checken van het juiste wettelijke kader, waardoor je finan- ciële afdeling veel efficiënter te werk kan gaan. Gebruikers voeren via onze mobile app of via de browser namelijk gemakkelijk hun onkosten in op het digitale platform,
waar bijvoorbeeld direct het juiste wettelijke kader wordt gehanteerd. En wanneer ze met de corporate creditcard hebben betaald, wordt dit ook automatisch gekoppeld. Zo kunnen alle onkosten al voor thuiskomst in de app worden ingevuld, hebben gebruikers er verder geen omkijken meer naar en krij- gen zij na goedkeuring direct de onkosten vergoed. Bovendien wordt alle informatie van het bonnetje automatisch uitgelezen door onze technologie en hoeft de gebruiker verder niets meer te doen. Je maakt een foto en klaar. Daarna moet het enkel nog worden goedgekeurd (ook volledig automatisch) en kan de werknemer snel worden terugbetaald.”

Digitaal

Gaat iemand op reis namens een orga- nisatie dan komen daar voor het bedrijf veel kosten bij kijken. Maes: “Een vlieg- of treinticket, een auto die gehuurd moet worden, hotel, taxi, restaurants, of een onkostenvergoeding omdat met de privé- auto naar de luchthaven is gereden en ga zo maar door. Al deze onkosten worden in het digitale platform van Mobilexpense gecen-
traliseerd. En vervolgens aan de juiste btw tarieven gekoppeld en in de juiste categorie geplaatst. Is alles verwerkt dan kunnen de onkosten worden goedgekeurd, geboekt en terug worden betaald. Allemaal via één digitaal platform.”

Efficiënt

Niet alleen voor de eindgebruikers, maar ook voor de organisatie gaat het declara- tieproces veel efficiënter, gaat Maes verder. “De financiële afdeling van een bedrijf moet in de ‘oude’ wereld elk bonnetje checken, kijken welke wet- en regelgeving per land gelden en kijken of de onkosten
in de juiste categorie staan. Een foutje zit dan in een klein hoekje. Door dit proces te automatiseren worden er geen fouten meer gemaakt en gaat het dus veel sneller. En de gebruiker hoeft niet langer een Excel-be- stand en bonnetjes bij te houden, deze te checken, en door te sturen. Zeker voor grote bedrijven, waar honderden medewer- kers voor hun werk reizen, kan het proces van onkosten vergoeden dan enorm lang duren. Door dit allemaal te automatiseren en te stroomlijnen via een digitaal platform realiseer je zowel voor de gebruiker als voor de organisatie een enorme efficiëntieslag.”

Inzicht

Niet alleen wordt er tijd bespaard en een efficiëntieslag behaald, met Mobilexpense krijgen bedrijven ook inzicht in de onkos- ten die worden gemaakt. “Ga je als bedrijf internationaliseren dan komt daar voor de financiële afdeling ontzettend veel (manu- eel) werk bij kijken. Door gebruik te maken van een globaal digitaal platform, waar belangen wereldwijd worden behartigd, gerapporteerd en inzicht wordt gegeven

in de onkosten kan een bedrijf hierop reageren en krijgt het inzicht in waar het misgaat, waar nog kansen liggen of hoe de business geoptimaliseerd kan worden. Met oplossingen voor expense management kun je de kosteneffectiviteit van het bedrijf en het geluk van de werknemer verbeteren. Vele Nederlandse bedrijven zijn je al voor gegaan, zoals Heineken, FrieslandCampina en KLM. Waar wacht je nog op?”

Ga voor meer informatie naar

www.Mobilexpense.com