Leren automatiseren Om dat proces te organiseren, heeft Onemeeting.com haar nieuwe dienstverlening Meet Robin geïntroduceerd, waarbij locaties realtime verbonden worden met de meetingmarkt. Locaties die voor Meet Robin kiezen, maken gebruik van het property management systeem (Onemeeting System) én het boekingsplatform (Onemeeting.com), waardoor ze connected zijn met duizenden planners. Via Onemeeting.com kunnen meeting- & eventplanners die ruimtes zoeken, met realtime prijzen en beschikbaarheid bij de locaties (Connected Partners) boeken. De locaties hoeven niets in het boekingsproces te doen. De planner ontvangt direct een bevestiging en de locatie ziet de boeking realtime binnenkomen in Onemeeting System.

Kevin van Grondelle, CCO, Onemeeting.com

Veranderde eisen van bedrijven Van Grondelle benadrukt dat meeting boekers in deze context op twee niveaus voordeel kunnen behalen, zowel wat duurzaamheid als efficiëntie betreft. Duurzaamheid speelt namelijk een almaar grotere rol bij het organiseren van meetings en events, niet in de laatste plaats omdat die verplichting wordt afgedwongen door EU-regels (bv. CSRD). Want immers: afvalscheiding op kantoor valt zeker toe te juichen, maar wie zijn medewerkers per auto tientallen kilometers naar een congrescentrum laat rijden, doet beslist afbreuk aan zijn duurzaamheidsimago. Het inventariseren en digitaliseren van duurzame kenmerken is voor individuele boekers ondoenlijk, maar voor platforms een vereiste. “Het grote voordeel van Meet Robin, is dat je een duurzame meeting- of eventruimte kunt boeken met een muisklik. Er is dus geen menselijke tussenkomst meer nodig. Ons boekingsproces kent dus dezelfde structuur als het boeken van een hotelkamer of vlucht: dat begrijpt iedereen. Daarmee ontstaan volop nieuwe kansen, ook de mogelijkheid om efficiënt met duurzame filters de locaties te kiezen die passen bij het eigen duurzaamheidsbeleid.”

“Wat wij doen”, vervolgt Van Grondelle, “is bedrijven, organisaties en overheden helpen om centraal en duurzaam bijeenkomsten in te kopen. Zo kunnen wij die partijen helpen om te voldoen aan hun ESG-eisen, realiseren we inkoopvoordeel door volumebundeling en bieden we een gebruiksvriendelijk boekingsplatform. Dat kan enkel als niet alleen de vraag-, maar ook de aanbodzijde is aangesloten op het realtime netwerk. Juist daarin voorziet onze SaaS-oplossing Meet Robin.”

Spanning op de vastgoedmarkt Er bestaat een spanningsveld op de vastgoedmarkt. De coronacrisis heeft zijn sporen ook op de kantorenmarkt overduidelijk nagelaten. Nu het gros van medewerkers niet uitsluitend naar kantoor komt, maar ook thuis of elders werkt, is het percentage niet-rendabele vierkante meters kantoorruimte fors gestegen. Alles bij elkaar opgeteld, staan er in Nederland miljoenen vierkante meters leeg. Dat gaat dus om een kostenpost van een enorme omvang. Het nieuwe initiatief Meet Robin van Onemeeting.com brengt daartoe een afdoende oplossing door met een innovatieve SaaS-oplossing het realtime online boeken en efficiënt beheren van vergader- en eventruimtes mogelijk te maken.

Met Meet Robin snijdt het mes in feite aan drie kanten: de vastgoedmarkt heeft een nieuwe tool in handen om leegstaande kantoorruimte rendabel te krijgen, meeting- en eventplanners krijgen daarmee toegang tot volop extra ruimte, terwijl gasten eveneens in contact komen met tal van nieuwe vergaderlocaties.

Dat de meetingsbranche relatief laat is aangehaakt bij het digitale boekingsproces valt te verklaren door de complexiteit van de branche, zegt Van Grondelle. “Als je een hotelkamer boekt zijn er weinig variabelen: met hoeveel mensen kom je, hoeveel nachten blijf je? In onze sector bestaat er een veelvoud aan variabelen, van aantal gasten tot zaalgroottes en benodigde faciliteiten. Met Meet Robin zijn we erin geslaagd om die variabelen te beheren in een realtime boekingsproces voor boeker én locatie.”

Meet Robin is onderdeel van Onemeeting.com, en werd ontwikkeld om het beste Property Management Systeem te zijn voor alle soorten locaties die hun meeting ruimtes online én offline tegen de beste prijs willen verkopen en met gemak willen beheren. Het intuïtief gebruik, de flexibiliteit en de operationele tools bieden teams álle benodigde handvatten om gastvrijheid en commerciële ambities te verenigen. Klanten kunnen in combinatie met het dynamische en geautomatiseerde prijsbeleid zelf realtime online boeken. Locaties die met Meet Robin werken, behalen bewezen een hogere conversie, hogere gemiddelde besteding en hogere bezetting.