Betrokkenheid en persoonlijk contact zorgen voor de smeerolie waarop organisaties werken. En daar houden veel werkplekken onvoldoende rekening mee. Deze trend speelde al langer. “Dat werken en samenwerken op afstand een belangrijk deel van de dag zou gaan vormen, hadden wij al langere tijd op het netvlies. Daarom wilden wij een werkplek die voldoet aan vijf belangrijke peilers. De werkplek moet productiviteit stimuleren, informatie eenvoudig vindbaar maken, mensen verbinden, werken voor alle generaties op alle apparaten en een veilige omgeving garanderen. Om die reden worden er ook applicaties ontwikkeld waarin werken en sociaal verbinden hand in hand gaan”, vertelt Sjoerd Eckhardt, verantwoordelijk voor het reilen en zeilen bij een ICT-bedrijf.

Modern werken komt voort uit het idee dat werken op afstand fileleed en onnodige reistijd/kosten voorkomt en efficiëntie bevordert. “Een percentage van je tijd thuis of onderweg werken is prima en verhoogt de productiviteit”, stelt Eckhardt. “Bij bepaalde beroepsgroepen zagen we al langer dat mensen door deze nieuwe mogelijkheden geen vaste werkplek meer hebben. Denk aan thuiszorgers, consultants, accountants, salesmensen et cetera. Naast het kwalitatief kunnen uitvoeren van hun taken is het belangrijk dat deze mensen kunnen deelnemen aan overlegstructuren om goed op de hoogte te zijn van belangrijke informatie. Maar ook dat ze snel en eenvoudig toegang hebben tot belangrijke informatie en tools die hen helpen met dagelijkse dingen. Denk aan de primaire applicaties van een bedrijf, zaken zoals verlofaanvragen, declaratieformulieren, het kunnen vinden van je dossiers, documentsjablonen enzovoorts.”

Kennis is het nieuwe goud. Kennis delen is een van de belangrijkste componenten van een moderne werkplek. Kennis delen is overigens iets anders dan kennis zoeken. Bij kennis delen maak je actief inzichtelijk waar anderen mee bezig zijn, zodat anderen geïnspireerd worden om deze informatie her te gebruiken of hierop voort te borduren. Als mensen beschikken over kennis van anderen, dan kunnen ze veel sneller leren, sneller werken en meer kwaliteit leveren. Vanuit die gedachte zijn applicaties ontwikkeld die voorzien zijn van allerlei instrumenten om actief kennis te delen. Van overleg via chat tot het actief delen van ervaringen en ontwikkelingen. Van informatieve portals tot en met overzichtelijke nieuwsberichten.

“Behalve goed kunnen (samen)werken op afstand, hebben we in de afgelopen periode ook ervaren dat sociale contacten met collega’s heel belangrijk zijn”, vertelt Eckhardt. “Dat begint bij intern nieuws, onderlinge chatfunctionaliteit, een overzicht van verjaardagen en belangrijke en leuke nieuwtjes vanuit het bedrijf. Op afstand werken is niet alleen zorgen dat de software het doet. Het gaat om het betrekken en faciliteren van je belangrijkste asset: de mensen die iedere dag hard werken om de bedrijfsdoelen te halen.”

In het ontwerp van een goede werkplek is het uitgangspunt beveiliging en bescherming van data en persoonsgegevens. “We zien maar al te vaak dat er een fancy werkplek wordt neergezet en security als sluitpost is ingeregeld”, stelt Eckhardt. “In een goede werkplek is beveiliging de basis zonder afbreuk te doen aan het gebruiksgemak. Ons leermoment na corona is dat onze gedachte juist is geweest: een goede werkplek doet veel meer dan faciliteren van applicaties op een andere locatie. Een goede werkplek verbindt mensen, kennis, informatie en activiteiten. Net als gereedschap doorslaggevend is voor een goede vakman is de werkplek een onderscheidend element voor het bedrijf van de toekomst.”