Of de rol van de facility manager is veranderd de afgelopen tien jaar? Het antwoord van Mathijs Schaft is een volmondig ja. Volgens de Facility Manager van Heineken International BV zitten hij en zijn facilitaire collega’s niet meer in het verdomhoekje. Ze worden steeds serieuzer genomen. “De tijd is voorbij dat men bij de afdeling Facility Management alleen maar denkt: die zorgen ervoor dat er iemand bij de receptie zit, dat de vuilnisbakken worden geleegd en het pand beveiligd wordt.” De rol van de Facility Manager is tegenwoordig veelomvattender. Heeft Schaft dan al een plekje in de board room? Nee. Maar dat hoeft wat hem betreft ook niet, zolang hij maar een serieuze gesprekspartner is van de board. Zolang hij maar mee kan denken met de strategie van de onderneming. Dáár gaat het hem om. Want: “We hebben al talenten een andere keuze zien maken, puur en alleen omdat de werkomgeving niet naar hun zin was. Ze voelden zich niet thuis. Mensen kiezen echt voor de werkomgeving en die moet passen bij de strategie die je hebt als bedrijf.”

Dat klinkt dan toch als board room gespreksstof?

“Dat wordt soms vanuit het vakgebied ook wel geroepen, maar misschien ben ik er gewoon te bescheiden voor. Ik word vertegenwoordigd door de HR-afdeling in de board, en ben betrokken bij de strategie van het bedrijf, dus voor mij is het niet nodig.”

Waar moet een ideale werkomgeving volgens u aan voldoen?

“Een ideale werkomgeving zorgt ervoor dat medewerkers worden gefaciliteerd in de activiteiten die ze moeten doen. De vraag is dus simpelweg: waarom komen mensen naar kantoor? Als ik naar mezelf kijk: ik sta anderhalf uur in de file en ik kan thuis prima werken, dus ik moet een reden hebben om die reis te maken. Mensen moeten een reden hebben om naar kantoor te komen.”

En hoe creëer je die reden?

“Door te denken in persona’s: welke mensen hebben we en welke activiteiten willen zij uitoefenen op kantoor? Dan kom je al snel op samenwerken, maar ook dat kan op verschillende manieren. Waar het om gaat is dat je de goede flow in je pand krijgt, waar de ene medewerker die acht uur lang achter zijn scherm moet zitten, wordt gefaciliteerd, maar die medewerker die van vergadering naar vergadering hopt, en tussendoor zijn laptop wil inpluggen, zich ook thuis kan voelen.”

Ingewikkelde opgave, me dunkt.

“Jazeker, daarom gaan we als facility managers ook weleens de mist in. Eerst was het credo: iedereen flexibel werken, maar dat ging niet, mensen bleven toch een plek claimen. We hebben ook bij veel bedrijven de gigantische kantoortuinen gezien, maar ook daar zijn we van teruggekomen, want dat was niet op de werkzaamheden gericht, en dus werd iedereen gek. Nu werken we met verschillende zones op de werkvloeren. Wil je je kunnen focussen? Linkerhoek. Wil je werken maar ook wat overleggen? Rechterhoek. Wil je socializen, overleggen, brainstormen?  Coffee Corner of restaurant. Op die plekken zorgen we dat de juiste middelen en materialen aanwezig zijn met een plug & play opzet. Zo kan iedereen op de plek werken waar ze op dat moment behoefte aan hebben.” 

Maar wat als mensen gaan kletsen in de focushoek?

“Daar moet je regels voor opstellen en je moet medewerkers coachen, helpen om het te begrijpen. Als afdeling Facility Management werken wij heel nauw samen met de afdelingen HR en Change Management. Je moet mensen meenemen in het verhaal. We hebben ook floormanagers aangesteld binnen de organisatie die collega’s op de vloer begeleiden. En dan bedoel ik niet dat ze politieagent spelen en zeggen: ‘Je mag hier niet bellen!’. Nee, ze gaan in gesprek met collega’s over hun behoeftes en waar ze zich voor welke werkzaamheden het meest thuis kunnen voelen en hun activiteit het beste kunnen uitvoeren.”

Technologische ontwikkeling is volgens onderzoek van ISS de megatrend met de meeste invloed op facility management in de toekomst? Eens?

“Ja, daar ben ik het zeker mee eens, maar we moeten wel oppassen. Het gaat niet om data vergaren zonder te weten wat ermee te doen. Nieuwe technologie moet iets toevoegen aan de user experience, aan de kantoorbeleving van de medewerkers. Zoals ik eerder al zei: medewerkers moeten volledig gefaciliteerd worden om zichzelf te kunnen zijn op kantoor, anders gaan ze naar huis. De technologie moet dat ondersteunen. Dan kun je denken aan een gebouwgebonden app waarmee je vergaderruimte kan reserveren, tegelijkertijd lunch kan regelen en de temperatuur en de lichtinval kan instellen. En die app kan je ook vertellen waar je het beste kan werken als je die en die werkzaamheden wil doen en je zo en zo voelt. Sommige aanbieders zijn al bezig met zo’n app, en ik vermoed dat we binnen enkele jaren de optimale app hebben op dit gebied.”

Een andere belangrijke trend die wordt genoemd in het onderzoek van ISS is duurzaamheid. Merkt u de impact hiervan binnen uw vakgebied?

“Zeker. Ten eerste: mensen reizen minder, dus we moeten faciliteren dat onze mensen internationaal kunnen werken binnen ons pand. Dat betekent dat ze hun eigen device mee moeten kunnen nemen, en onder het motto ‘plug and play’ moeten kunnen skypen, conference callen en met microsoft teams kunnen werken. Alles om global actief te kunnen zijn.”

En daarnaast?

“Zie ik dat binnen onze gebouwen. Ons nieuwe pand op Schiphol is een BREEAM Excellence Pand (BREEAM is een instrument om integraal de duurzaamheid van nieuwe gebouwen, bestaande gebouwen, gebieden en sloopprojecten te meten, red.). Dit betekent dat we werken met een bepaalde lichtinval die goed is voor de medewerkers, dat we gebruik maken van duurzame producten, dat we zorgen voor veel hergebruik, dat we afval scheiden en dat het pand energieneutraal is. Maar ook hier geldt: het gedrag van medewerkers is bepalend. Je kan het allemaal aanbieden, maar hoe serieus nemen de mensen het? Ik kan als facility manager verschillende afvalbakken plaatsen, maar als de medewerkers hun afval niet in de juiste bak doen, heeft het geen zin.”

Tot slot: wat wilt u nog bereiken als facility manager?

“Ik vind het concept van activiteitgerichte werkplekken een mooi speelveld, en ik zou dat wel willen uitbreiden naar meerdere locaties. Die verandering begeleiden, de angst van mensen dat ze hun werkplek of parkeerplek kwijtraken wegnemen, iedereen aan boord krijgen door samen te werken. Dat zou ik nog vaker willen bereiken.”