Veel bedrijven zien de toegevoegde waarde van hybride werken, maar worstelen met het succesvol toepassen ervan. HEYDAY Facility Management roept organisaties op om na te denken over de rol van het kantoor voor een succesvol bedrijf.

Corona dwong Nederland massaal te experimenteren met thuiswerken. En dat beviel voor een deel van de werkweek: onderzoek wijst uit dat men 25% van de werkweek vanuit huis blijft werken. “Een jaar na het opheffen van de coronamaat­regelen is de worsteling van organisaties met het hybride werken als 'het nieuwe normaal' uiterst actueel”, merkt Judith van Leeuwen,
Business Development Consultant bij HEYDAY. “Thuiswerken blijft, maar hoe ga je om met het kantoor? Hoe richt je ondersteunende diensten efficiënt en effectief in?” Operationeel Directeur Roland van Herk vult aan: “En hoe houd je de organisatie daarbij blijvend wendbaar en flexibel?”

 .    

Strategisch niveau

HEYDAY heeft daar een oplossing voor. De kern is: til facilitair management van operationeel naar strategisch niveau. Van Leeuwen: “Facilitair management is meer dan de optelsom van bijvoorbeeld receptie, schoonmaak, catering, onderhoud en beveiliging. Het gaat juist over het slim, onder­scheidend en integraal inzetten van het kantoor en haar diensten voor een effectieve organisatie met tevreden medewerkers en haar bezoekers.”

"Mijn tip: kijk naar de rol van het kantoor voor jouw organisatie,” zegt Van Leeuwen. "Is het kantoor een ontmoetingsplek, willen medewerkers er voornamelijk geconcentreerd kunnen werken of een combinatie hiervan? Sluit de sfeer van het kantoor aan bij de medewerkers en voelen zij zich er thuis? Een goede invulling kan een lager ziekteverzuim, minder verloop en hogere productiviteit opleveren, waarschijnlijk zelfs tegen lagere kosten."

Dit alles is nauw verbonden met de 'war on talent'. Van Herk: “Onze professionals nemen de strategische doelstellingen van een organisatie als uitgangspunt en vertalen dit door naar passende huisvesting en bijbehorend dienstverleningsconcept.
En hoe komt dit het beste tot uiting? Dat is de vraag. De doelen van de organisatie en natuurlijk de werknemerswensen staan daarbij centraal. De diensten worden daar op maat en modulair aan gekoppeld. Dit maakt een organisatie wendbaar om mee te bewegen met veranderingen.”

Bewezen succes

Een praktijkcase van een bedrijf uit het midden van het land bewijst dat dit kan. Van Herk: “Het aantrekken van talent en de wens zich te onderscheiden van de concurrentie waren belangrijk voor deze organisatie. Daarom zijn we vanuit hun missie, visie en strategische uitdagingen gestart. We hebben geadviseerd over passende kantoorruimte en de juiste keuzes voor ondersteunende diensten bij de belangrijkste speerpunten. Zo hebben we een complete facilitaire organisatie ingericht die de strategische doelen ondersteunt.”

Tastbare resultaten: een dienstenniveau dat is afgestemd op de gezondheid en het werkgeluk van de medewerkers met flink minder vloeroppervlak en 15% besparing op de facilitaire uitgaven. Van Leeuwen: “Omdat er op woensdag en vrijdag weinig mensen op kantoor zijn, overweegt de organisatie het kantoor een werkdag te sluiten. Op de andere dagen is de ondersteuning met catering en schoonmaak afgestemd op de bezetting.” Van Herk: “Als facilitaire partner zorgen we zo dat de diensten met de klant meebewegen. Dat is essentieel voor succes.”