Administratieve taken zijn afgelopen tweehonderd jaar in de kern ongewijzigd gebleven. Tot zover niks nieuws. Wat de afgelopen twintig jaar echter sterk in opkomst kwam, is de digitalisering van administratieve processen. Dat heeft de werkzaamheden van finance managers aanzienlijk beïnvloed. “Was de administratie voorheen veroordeeld tot het uitvoeren van basale boekhoudkundige taken, nu softwareautomatisering de laatste twee decennia zijn beslag heeft gekregen, komt de CFO toe aan onderliggende besluitvorming. Met behulp van financiële data ontstaat er meer ruimte om bestuurskeuzes te maken”, constateert Marcel van der Steen, die samen met Patrick Aben host is van de interessante podcastserie DigiFinance. 

Misschien een gewaagde hypothese, maar toch het benoemen waard: als boekhoudsoftware zich verder evolueert, komen we dan ooit bij het moment dat zelfs het financiële topmanagement in zijn voortbestaan wordt aangetast? Nou nee, reageren beide heren. Deze veronderstelling heeft wel een erg hoog SF-gehalte. Er zal altijd een vorm van menselijk handling nodig blijven om data te interpreteren. Aben: “Welke les je kunt leren uit afgelopen twintig jaar is dat digitalisering nooit een doel op zich mag zijn. Automatisering en digitalisering in de wereld van finance kan het werk gemakkelijker en sneller maken. Als je daar analytische tools boven zet, kan software je ook helpen om data te interpreteren. Uitgangspunt blijft echter een solide administratie op basis waarvan je tot beslissingen kunt komen. Digitalisering an sich kan die rol niet overnemen.”

Wat beide heren in ieder geval opmerken, is dat financieel management van meet af aan enthousiast was over administratieve software. Eigenlijk is dat logisch. Zeker uit het oogpunt van kostenbesparing. Nu boekhoudsoftware basale taken heeft overgenomen, zoals het invoeren van facturen, scheelt dat een forse hoeveelheid arbeidsuren. Beide heren staan zeker niet alleen in die opmerking, die onder andere wordt gedeeld door ondernemersorganisatie MKB Nederland. Door boekhoudprogramma’s te combineren met andere bedrijfsprogramma’s komen cijfers snel en foutloos in de administratie terecht. “Zo bespaar je veel tijd, en tijd is geld.”

Toch kun je deze constatering ook omdraaien. Fintechbedrijven hebben de doelstelling om boekhoudkundige processen te verbeteren, maar kennen net zo goed eigen financiële ambities. Het aanbieden van softwareoplossingen is hun verdienmodel. Zitten bedrijven altijd te wachten op de volgende versie van het boekhoudpakket? Interessante vraag, vindt Marcel van der Steen, die daaraan toevoegt dat tachtig procent van beschikbare software volstaat om de huidige marktvraag te tackelen. Wroet je dieper in complexe boekhoudvraagstukken, dan kan nodig blijken aanvullende digitale tools in huis te halen. “Als je kijkt naar e-invoicing, het volledig elektronisch uitwisselen van factuurgegevens: daar is de markt nu sinds 2008 mee bezig. Dat is al een lange tijd, terwijl de acceptatie is blijven hangen ergens tussen de tien en twintig procent. Blijkbaar gaat de acceptatie niet zo vlot als de aanbieders hadden verwacht”, aldus Van der Steen, waarbij zijn collega nog aanvult dat het bij adoptie van nieuwe technologie niet uitsluitend gaat om digitalisering zelf. Aben: “Dat kan ook worden ingegeven door een vorm van nieuwsgierigheid. Als ik me wat dat betreft pro-actief opstel, kan ik dan een voorsprong opbouwen. Nieuwe technologie kan bovendien een rol hebben om Finance binnen het eigen bedrijf meer profiel te geven.”

 
Laatste vraag tot slot: hoe dragen automatisering en digitalisering bij aan de tactisch-strategische rol van Finance? Het antwoord is in feite een optelsom van wat hiervoor aan bod kwam. Dankzij automatisering komt de finance manager toe aan dienstverlening op hoger niveau. “Er is ruimte ontstaan voor financiële advisering, waarmee de finance manager meer verantwoordelijkheid krijgt bij beleidszaken.”

Feiten

Cloud-based werken, E-facturatie en technologieën als Robotic Process Automation zijn door de coronaperiode in een stroomversnelling geraakt. Dat blijkt ook uit een onderzoek waarbij ruim 300 professionals naar hun visie werd gevraagd. 97 procent ziet verdergaande digitalisering als kans om tijdig informatie te kunnen verstrekken voor strategische beslissingen. Ook in de podcastserie DigiFinance komen deze ontwikkelingen regelmatig voorbij.