Suzanna Strampraat, oprichter en CEO van PriPost, begon vijftien jaar geleden met deze dienstverlening als reactie op de beperkingen van traditionele postbussen. “We huurden een postbus omdat we ons huisadres niet wilden communiceren voor zakelijke doeleinden. Een fysiek adres buiten je eigen woning bleek echter steeds minder praktisch, te meer omdat we de post in een drukke winkelomgeving moesten afhalen. Bovendien konden we niet op voorhand inschatten of we al dan niet belangrijke post hadden ontvangen. Dat bracht ons op het idee om een digitaal alternatief te ontwikkelen. De marktintroductie van PriPost bleek daarmee aan te haken bij dezelfde frustraties, want de belangstelling onder bedrijven, zzp’ers, maar ook consumenten bleek enorm. Er is grote behoefte om altijd en overal direct toegang te krijgen tot fysieke post.”

Breed scala aan klanten De kern van de dienstverlening bestaat uit het omzetten van fysieke post naar digitale documenten. Dit proces begint zodra een klant zich aanmeldt op het beveiligde portaal. Klanten maken een account aan en doorlopen een verificatieproces, waarin onder andere ook de Wwft-richtlijnen zijn opgenomen (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Daarbij kunnen klanten ook aangeven hoe ze hun post willen ontvangen. “Alle fysieke post van klanten komt bij ons binnen. In het vervolgtraject bestaat er een brede variatie aan mogelijkheden. Klanten kunnen ervoor kiezen alle binnenkomende post volledig gescand te ontvangen. Anderen willen eerst ter beoordeling de envelop gescand ontvangen, om te beslissen of de post belangrijk genoeg is om digitaal door te sturen. Je kunt er ook voor kiezen om post door ons te laten verzamelen en deze fysiek door te laten sturen in een grote envelop, met een frequentie die de klant zelf kiest”, aldus Strampraat, die tevens aangeeft dat PriPost de mogelijkheid biedt om reclamepost kosteloos uit te filteren. Deze dienstverlening speelt in op een breed scala aan klanten, van zzp’ers en grote bedrijven tot particulieren die veel on the road zijn. Digital nomads, noemt Strampraat die klantengroep, terwijl er ook een groep klanten bestaat die een tweede huis hebben in het buitenland. “Die willen hun post kunnen ontvangen ongeacht waar ze zijn. We hebben ook stichtingen en verenigingen als klant. Die willen een stabiel postadres, zelfs als het bestuur wisselt.”

Wat opmerkelijk is in dit digitale tijdperk: het totale postvolume neemt af, terwijl de belangrijkste post, zoals brieven van de overheid of Belastingdienst, vaak nog fysiek worden verstuurd. Klanten willen die stukken vanzelfsprekend zo snel mogelijk ontvangen, en een digitale oplossing sluit optimaal aan bij die wens.

Privacy en beveiliging Een van de grootste uitdagingen bij het digitaliseren van post is het waarborgen van privacy en beveiliging. Sterker nog, privacy en betrouwbaarheid gelden als de kernkwaliteiten van PriPost. Ron Huijers is verantwoordelijk voor het digitale beveiligingstraject van het platform dat hij in licentie uitgeeft aan PriPost, waarbij hij benadrukt dat er geen enkele concessie wordt gedaan aan maatregelen die nodig zijn om gegevens van klanten te beschermen. Huijers vertelt dat er op dit moment een ISO-certificeringstraject is gestart. PriPost verwacht in oktober de audit te laten plaatsvinden voor ISO 27001 en 27701, terwijl de procedures met betrekking tot de software en development die wordt gebruikt verder wordt vastgelegd. “Technologisch determinisme betekent dat je niet meer zonder technologie kunt. Dit geldt ook voor ons. Zonder ons digitale platform zou PriPost niet kunnen functioneren. Security is een absolute must, waarbij onze developers nauw samenwerken met toonaangevende securitybedrijven. Met behulp van responsible disclosure en security researchers wereldwijd, willen we onze systemen continu verbeteren om kwetsbaarheden op te sporen.”

Wat Huijers aanstipt, is dat digitale ontwikkelingen veelal naar de markt worden gebracht zonder uitputtend na te denken over de veiligheid ervan. PriPost hanteert juist een tegenovergestelde tactiek: de eigen developers zijn geen securityspecialisten, maar worden juist uitgedaagd door externe deskundigen om dit specifieke vraagstuk op orde te krijgen. “Alles wordt ontworpen met het oog op veiligheid en privacy. We hechten veel waarde aan continue monitoring. De kans dat we gehackt worden is nagenoeg nul. Want als dat zou gebeuren, dan is dat in feite het einde van PriPost.”

Internationaal Wat er nu staat te gebeuren, is dat PriPost zijn digitale onschendbaarheid almaar verder verbetert, terwijl er tevens wordt gekeken naar uitbreiding van de dienstverlening in het buitenland. Inmiddels is er onderzoek gedaan naar de behoefte aan digitale postbussen in Spanje, Duitsland en de Emiraten. Huijers voegt daaraan toe: “Ons portaal is al voorbereid op meertaligheid, waardoor we makkelijk kunnen uitbreiden. En in sommige gevallen zullen we samenwerken met lokale ondernemers of investeerders om ons model te exploiteren.”

PriPost maakt deel uit van The Bizz Hub, die met verschillende diensten praktische oplossingen biedt in dit digitale tijdperk. Deze diensten worden ondersteund door één online platform (PriPortal) waar alles samenkomt en waar een dedicated IT-team dagelijks aan werkt. The Bizz Hub bestaat ruim twaalf jaar, heeft klanten in ruim 132 landen en een team van circa 20 medewerkers. De groep omvat diensten als PriPost, PriParcel (die pakketten ontvangt en vertuurt), PriOffice voor flexibele kantoorruimte en vestigingsadressen en PriTelecom voor voordelige VoIP telefonie. In de komende maanden worden twee nieuwe diensten geïntroduceerd: Trusted Verifications (voor het volledig geautomatiseerd uitvoeren van een KYC onderzoek; verificatie van de cliënt-identiteit) en DocWise, een geavanceerd, zelflerend DMS-systeem voor digitale archivering.