“De infrastructuur ontbreekt nog om de volledige digitalisering voor het mkb te realiseren, omdat je de faciliteiten niet hebt om dit te realiseren. Daar kun je als sector dan niet van profiteren. De bedrijven in deze sector hebben niet de financiële armslag en de mogelijkheden die grote ondernemingen wel hebben. Het moet op een vrij makkelijke standaard manier geregeld worden. De overheid heeft een leidende rol om deze randvoorwaarde in te vullen”, aldus Robert-Jan Snijders, directeur en partner bij YNNO.

Snijders voert momenteel met zijn bedrijf YNNO een verkenning uit naar de mogelijkheden om op overheidsniveau het digitale werken door te voeren in het Caribische deel van Nederland (Curaçao, Aruba, Sint Maarten). “Het is vooral belangrijk om schaalvoordelen neer te zetten. De economische positie is daar niet zo goed en de enige manier om economische groei te realiseren is door het vergroten van schaal. Schaalvergroting op landelijk niveau kun je realiseren middels bevolkingsgroei of je doet het door het vrij maken van capaciteit die gebruikt wordt voor het doen van onnodig werk. Wij zetten in op het laatste. Vele werkprocessen, vooral binnen het overheidsapparaat, zijn daar enorm tijdrovend. Die capaciteit moeten we gebruiken voor de elementen die er echt toe doen. De besparingen die digitalisering dan biedt, zit hem vooral in zaken die wel een toegevoegde waarde hebben om zo op een hoger niveau te kunnen presteren”, vertelt Snijders.

De nieuwe manier van werken is deels afgekeken bij voorloper Estland. Ooit was dat een achtergebleven land, maar de laatste twintig jaar voltrok zich daar een digitaal wonder. “Estland is het meest vergevorderde land in Europa met het digitaliseren van alle overheidsdiensten op een privacy waardige manier. Er zijn duidelijke juridische kaders in gebruik voor de digitale omgeving. Zo mogen persoonsgegevens maar in één applicatie worden vastgelegd. Derden mogen dat niet zonder toestemming gebruiken. We hebben deze propositie en het model toegepast op de verkenning voor digitaal werken bij overheidsinstanties op Curaçao. En zo zie je dat het hebben van basis digitale voorzieningen dus randvoorwaardelijk is om ook op kleinere (lees: MKB) schaal te profiteren van alle nieuwe digitale mogelijkheden.”

Een belangrijk advies is wel dat digitaal werken geen standaard concept is wat je maar even uitrolt. Digitalisering moet passen bij de manier van werken van een organisatie. “Het type werk is doorslaggevend. De middelen die je gebruikt zijn dan een afgeleide. Je moet een goed beeld hebben van hoe je wilt dat je werknemers werken. Als je een kennisintensief proces hebt waar veel interactie en samenwerking tussen mensen noodzakelijk is, dan wil je vooral dat ze bij elkaar kunnen zitten en dat ze qua huisvesting en informatietechnologie geholpen en ondersteund kunnen worden. Maar het kan ook zijn dat het primaire werk proces vraagt om werk dat je heel geconcentreerd moet kunnen uitvoeren. Je hebt dan een aparte vorm van huisvesting nodig met thuis of stilte werkplekken en ook de digitalisering wordt daar op aangepast. Het hangt dus sterk af van de filosofie die je als organisatie nastreeft.”

Samenvattend kan dus worden gesteld dat er een belangrijke taak ligt bij de rijksoverheid om de basis voorzieningen in Nederland, net zoals in Estland op orde te krijgen. “Alleen dan gaat ook de motor van onze economie er profijt van hebben. Het MKB moet op haar beurt bewust zijn welke vorm van digitalisering het beste past bij de werkwijze binnen ieder individueel bedrijf en daar ook een filosofie op het werk voor hebben.”