Als in de ochtend van 22 maart 2016 Brussel wordt opgeschrikt door verschillende aanslagen, is Patrick Klaver toevallig in Brussel. De avond ervoor nog was de managing director van SAP Concur Benelux op Zaventem, een van de plaatsen van de aanslag. “Je kunt je het telefoonverkeer op het moment van de aanslag wel voorstellen. Het was dus heel waardevol dat ik een tool had om kenbaar te maken; ik ben safe.”

Andersom was het voor zijn werkgever nuttig om op een snelle manier contact met Klaver op te kunnen nemen en hem van hulp te kunnen voorzien. Werkgevers hebben namelijk een zorgplicht voor hun werknemers, juist ook als ze voor het werk op reis zijn. Die Duty of Care beperkt zich niet tot aanslagen of overstromingen, ook als een werknemer ziek wordt na het eten van een bedorven maaltijd, heeft de werkgever deze taak.

“De werkgever heeft de wettelijke verplichting om redelijke maatregelen te treffen zodat de veiligheid en gezondheid van werknemers verzekerd zijn tijdens de werkzaamheden”, zegt Klaver. “Daarnaast is er ook de morele plicht dat werknemers ondersteund worden, informatie en tools hebben zodat ze goed voorbereid op pad gaan en, mocht de nood aan de man komen, de middelen hebben zodat ze zich kunnen redden.”

Nu klinkt ‘redelijke maatregelen’ niet heel concreet, en dat is het ook niet. Klaver: “Ga je aan de onderkant zitten, dan geef je de werknemer een telefoonnummer dat ie kan bellen. Andere werkgevers gaan daar verder in. Voor bepaalde landen geldt een protocol; reis altijd via deze taxi’s, zorg dat altijd een tweede persoon aanwezig is, verblijf alleen in deze hotels.”

Voor de werkgever die daar tussenin zit, zijn werknemers nog wel wat vrijheid gunt op zakenreis, of direct hulp wil kunnen bieden wanneer de nood aan de man is, zijn er verschillende bedrijven die werkgevers daarbij ondersteunen. SAP Concur is er daar één van, maar er zijn ook anderen die deze diensten leveren; zoals ATPI en Travel Clinic.

Het voordeel van samenwerken met deze partijen is dat zij de ervaring en de tools (apps) hebben om het de werknemer op reis zo makkelijk mogelijk te maken. “Op zakenreis pakt een werknemer de trein, hij heeft in een hotel een overnachting geboekt en reist met Uber daar naartoe. De informatie is tegenwoordig zo breed beschikbaar, dat we uit verschillende bronnen kunnen zien waar iemand zich waar ook ter wereld bevindt en wat iemand van plan is te doen.” En mocht er iets gebeuren, vervolgt Klaver, “kun je dan ook proactief berichten sturen met informatie en instructies.”

Zo kan de werkgever zijn medewerker bijvoorbeeld het advies geven om in het hotel te blijven – handig, want in den vreemde is het soms lastiger om van lokaal nieuws op de hoogte te zijn dan vanuit Nederland waar het internationale nieuws goed gevolgd wordt. De medewerker kan dan veelal via de app doorgeven hoe de situatie is in zijn omgeving.

Voor hulp ter plekke kan een werkgever terugvallen op partijen als Healix. Dit van oorsprong Britse bedrijf heeft een wereldwijd netwerk van artsen en hulpverleners die kunnen helpen in noodgevallen. 

De dienstverlening van deze bedrijven gaat verder dan medische ondersteuning, zegt Declan Meighan, global managing director van Healix. “Als u belangrijke documenten of uw paspoort verliest, weten de reiscoördinatoren wat ze moeten doen zodat u krijgt wat u nodig heeft. Als u behoefte heeft aan beveiligingsadvies of een evacuatie naar een veilige plek, dan kan dat geregeld worden.”

Meighan merkt dat de vraag naar deze diensten toeneemt, door terroristische aanslagen en ziekte-uitbraken als Ebola en Zika. “Ik denk ook dat de reiziger meer eist, en terecht. Ze willen goed geïnformeerd en veilig zijn terwijl ze van huis zijn. Reizigers zijn zich vandaag de dag veel beter bewust van waar ze recht op hebben.”

Toch valt daarmee nog een wereld te winnen zo blijkt uit onderzoek, zegt Klaver. “Van de mensen die zich in een risicosituatie bevonden, weet 47 procent niet wat ze moeten doen. Het is een alarmbel voor werkgevers, ze moeten betere ondersteuning bieden.”