Er spelen nogal wat factoren mee bij het creëren van de ideale werkplek, maar het begint bij een ergonomische inrichting. De arbeidsomstandighedenwet stelt op dit gebied ook wat eisen. Zo moet het kantoormeubilair - de bureaustoel, het bureau en het beeldscherm - verstelbaar zijn om aan de individuele behoeften van een werknemer te voldoen. Maar je kunt nog een stapje extra zetten om een fijne ergonomische werkomgeving te creëren, door je werknemers van laptophouders en voetsteunen te voorzien en hen de mogelijkheid te bieden om af te wisselen tussen zittend en staand werken. Deze oplossingen kunnen fysieke klachten - denk hierbij aan RSI/CANS en rugklachten - bij werknemers voorkomen en het ziekteverzuim verminderen. 

Maar ergonomie gaat verder dan alleen een comfortabele bureaustoel. Ook omgevingsfactoren, zoals licht, beplanting, klimaat, kleur en akoestiek spelen een belangrijke rol bij het scheppen van een aangenaam werkklimaat. Als je het aan werknemers vraagt, is natuurlijk licht zelfs een van de meest gewilde elementen. Maar zorg dan ook voor geschikte raambekleding, want een teveel aan licht van buiten kan juist weer storend werken. Net als geluidsoverlast. Daarom is het belangrijk om over akoestische oplossingen na te denken die galm en andere geluiden kunnen verminderen. Houd tot slot een scherp oog op de thermostaat, want als het kwik boven de 23 Graden Celsius stijgt, neemt de werkproductiviteit juist af. 

Werknemers vinden het belangrijk dat de stoel waarop zij zitten niet alleen ergonomisch, maar ook maatschappelijk verantwoord is. Dit kun je bereiken door te investeren in circulaire producten. Deze worden zó ontworpen dat ze aan het einde van de gebruiksfase relatief eenvoudig gedemonteerd en hergebruikt kunnen worden. Bij het circulair shoppen komt een groot deel van de verantwoordelijkheid op het bordje van de inkoper te liggen. Deze moet zich er namelijk van verzekeren dat de producten die hij of zij afneemt aan het einde van de gebruiksfase ook daadwerkelijk door de producent weer in een nieuwe cyclus kan worden ingezet. 

Indien de aanschaf van nieuw circulair kantoormeubilair een te grote investering is, denk dan eens aan het huren of leasen van kantoorbenodigdheden. Een andere mogelijkheid is om het huidige meubilair te “refurbishen”. Dit kan betekenen dat je jouw oude meubels in een nieuw jasje steekt, maar je kunt het oude meubelstuk ook voor compleet nieuwe doeleinden inzetten door er een ander product van te maken. Zo kan een lange vergadertafel worden opgedeeld in kleinere stukken die als bijzettafels of aparte werkplekken kunnen dienen.  

Het Nieuwe Werken (HNW) dat zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld, vraagt ook om een werkplek die het mogelijk maakt om te werken waar en wanneer je maar wilt. Vooral vanuit de nieuwe generatie werknemers groeit de behoefte aan technologische hulpmiddelen die deze flexibele manier van werken ondersteunen. Achterhaalde technologieën kunnen efficiënt werken zelfs dermate in de weg staan dat werknemers liever thuiswerken, omdat zij daar wél over de juiste middelen beschikken. 

Om werknemers tevreden te houden, is het dus van belang de oude werkplek af te stoffen en te moderniseren. Dat begint bij een all wireless-omgeving, waarbij medewerkers binnen de kantoormuren vanaf elke plek, via elk device draadloos toegang kunnen krijgen tot hun werkomgeving. Ook buiten de kantoormuren moeten werknemers te allen tijde toegang hebben tot de benodigde gegevens. Deze moeten dus gemakkelijk en veilig in de cloud opgeslagen worden.