De MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions)-sector is ontzettend conjunctuurgevoelig. Gaat het niet goed met de economie, dan gaat het ook niet goed met de internationale meetings en congressen. En de afgelopen twee jaar is ook gebleken: gaat het niet goed met de gezondheid van de mens door een pandemie, dan is de internationale congressector één van de eerste sectoren die hard wordt geraakt. 

Wat voor effect heeft de coronapandemie op de internationale congressector gehad?

“In 2020 was onze sector hard op weg om één van haar beste jaren ooit te draaien”, vertelt Thijs Peters, president MPI (Meeting Professionals International). “Zo zouden dat jaar de Formule 1 in Zandvoort plaatsvinden, en het Eurovisie Songfestival in Rotterdam. Maar in maart moest alles dicht en vonden er van de ene op de andere dag geen internationale evenementen en congressen meer plaats.” Gemiddeld geeft een bezoeker van een zakelijk congres 1271 euro uit aan de locatie waar hij of zij slaapt, eten en drinken en bijvoorbeeld aan een museumbezoek. “Dat is goed voor zo’n 1,6 miljard euro per jaar”, vertelt Eric Bakermans, Director Marketing Meetings & Conventions bij NBTC (Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen). “En naast de financiële boost is het organiseren van internationale congressen ook van onschatbare waarde voor de kenniseconomie. Elke studie aan een universiteit of academisch ziekenhuis heeft een nationale vereniging die gemiddeld elk jaar een (internationaal) congres organiseert”, aldus Paul Gruijthuijsen, projectleider VGF (Voorfinancierings- & Garantiefonds). “En dat is door de coronapandemie in één klap weggevallen. Gelukkig werd er al snel geschakeld naar online en hybride evenementen.”

Thijs Peters

President MPI (Meeting Professionals International)

Paul Gruijthuijsen

Projectleider VGF (Voorfinancierings- & Garantiefonds)

Eric Bakermans

Director Marketing Meetings & Conventions bij NBTC (Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen

Hoe heeft de coronacrisis de congressector veranderd?

Bakermans: “Twee jaar geleden gingen we van volledig live naar helemaal niets. Al snel zocht de sector naar andere mogelijkheden en ontstonden er verschillende vormen: geheel online en hybride congressen op latere momenten toen er wel weer mensen bij elkaar mochten komen.”

Gruijthuijsen: “Al snel werd er geschakeld naar online mogelijkheden. Met als gevolg dat alle spontaniteit verdween als sneeuw voor de zon. Online congressen werden tv producties, die van minuut tot minuut werden vastgelegd in scripts. De spontaniteit verdween en de reden waarom veel mensen nu juist naar een live congres gaan is niet alleen voor de kennis, maar ook om een biertje in een nieuwe stad te drinken en om even bij te kletsen met die ene buitenlandse collega. Online en hybride congressen halen het dan ook niet bij de live congressen. En organiseer je een online of hybride congres, dan is alleen een camera op iemand richten niet genoeg.”

Peters: “We gaan dan ook volledig terug naar live congressen. Uiteraard zullen daar hybride componenten aan vastzitten en zullen er ook nationale hubs gekoppeld gaan worden aan live congressen. Een congres wordt bijvoorbeeld georganiseerd in New York en wanneer een delegatie uit Spanje om welke reden dan ook niet kan afreizen naar New York kan deze in een ‘hub’ via een online verbinding het congres volgen en samenkomen bij die hub met de nationale collega’s. Ook zullen we gaan zien dat in aanloop naar een congres activiteiten online zullen plaatsvinden en na afloop zullen de resultaten ook online gedeeld gaan worden.”

Zullen hybride evenementen voorgoed gaan verdwijnen?

Bakermans: “Het hybride component zal absoluut blijven, maar hoe dat eruit gaat komen te zien in de toekomst weet ik nog niet. Dat weet eigenlijk niemand.”

Gruijthuijsen: “Hybride onderdelen zullen zeker blijven. De toekomst moet gaan uitwijzen in welke vorm en hoe het zich gaat ontwikkelen. Ik denk wel dat hybride meer in de vorm van de nationale hubs zal zijn. Een deel zal via deze weg online gevolgd kunnen worden en de nationale hubs zorgen ervoor dat contacten en kennis uitgewisseld kunnen worden.”

Peters: “Nu is eigenlijk niemand blij met hybride. Het zijn eigenlijk twee aparte events, live en online, die met elkaar geïntegreerd moeten worden. En dat leidt niet tot resultaten waar je blij van wordt. Het is net een pretpark in de regen. Je moet echt je best doen om het zinvol en leuk te vinden.”

Hoe ziet de toekomst van de congressector eruit?

Bakermans: “Nederland staat ontzettend hoog aangeschreven wanneer het gaat om internationale congressen. En dat is heel erg belangrijk voor onze financiële- en kenniseconomie. Aan elke wetenschappelijke ontwikkeling ligt een internationaal congres ten grondslag. Als gevolg van de coronacrisis is er een enorme inhaalslag aan de gang. Twaalf maanden moeten in negen maanden worden uitgevoerd, waarbij de branche nog te maken heeft met een groot personeelstekort en onzekerheid wat betreft het mogelijk oplaaien van het coronavirus in het najaar.

Peters: “Als gevolg van de coronacrisis zijn er ontzettend veel mensen uit de branche gestapt en daarmee ook ontzettend veel kennis. Dat is ongelofelijk jammer. Niet alleen op de korte termijn, maar ook op de lange termijn gaat dit gevolgen hebben voor de branche. De aanmeldingen van studies zoals eventmanagement stijgen niet. Hier moet de sector actief op inspelen door te laten zien hoe leuk onze sector is en hoeveel je er kunt leren.”

Gruijthuijsen: “Eén ding is duidelijk geworden door de coronacrisis: een zakelijke relatie opbouwen doe je niet online. Het is essentieel voor een goede relatie om elkaar te kunnen ontmoeten en elkaar in de ogen te kunnen aankijken. Ook om de kleine nuances in een gesprek te kunnen ervaren die we niet online kunnen nabootsen en om kennis uit te kunnen wisselen. Het is toch echt gebleken dat bij elkaar komen in de natuur van de mens zit en dat gaan we dan ook gewoon weer doen om zo kennis te kunnen delen en een bijdrage te kunnen leveren aan de Nederlandse economie.”