Van der Pool geldt als een autoriteit op het gebied van FM. Hij is Hoofd Facility Management bij het Defensie Ondersteuningscommando, Divisie Facilitair & Logistiek. Ook is hij voorzitter van de Europese normcommissie voor Facility Management (CEN) en co-auteur van verschillende FM-ISO- normen. Een interview met een bevlogen expert. Over huishoudfolie, Italiaans ijs, trends en ontwikkelingen en je verdiepen in de wereld van je opdrachtgever.

Wat gaat facility management volgens jou over? 

“Over ondersteunen. Zonder die ondersteuning kunnen mensen hun primaire taak niet uitvoeren. Maar de term FM zegt niet zo veel. In Engeland noemen ze het sinds kort ‘workplace management’. Dat is al een stuk duidelijker voor de opdrachtgever en de gebruiker. FM kun je op twee manieren duiden. Je kan het allereerst vergelijken met huishoudfolie: dat heeft geen vorm en geen kleur. FM neemt de kleur en de vorm aan van de partij die wordt ondersteund. De andere duiding is de Italiaanse ijssalon met zijn drieënveertig soorten ijs. Ik vind er vijf lekker, maar naar die andere achtendertig soorten is ook vraag. Of het nou gaat om de harde aspecten van vastgoedonderhoud of de meest softe varianten van gebruikersbeleving, het is allemaal FM.”

Is er veel onbegrip over FM?

“Veel mensen denken enkel aan de traditionele kantooromgeving, maar daarmee doe je het vak te kort. Bij FM praat je ook over ziekenhuizen, zorginstellingen, onderwijs, de vrijetijdssector, enzovoort.  In al die sectoren speelt FM in meer of mindere mate een rol. Ontzettend veel ondersteuning die in organisaties wordt geboden is FM. Soms wordt dat niet zo genoemd, maar het zijn wel de werkzaamheden die bij ons vakgebied horen. FM zou wel eens de grootste branche ter wereld kunnen zijn.”

Welke rol speelt FM als het gaat om duurzaam ondernemen?

“Samen met Human Resource (HR) kan FM een belangrijke rol spelen bij Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Ik vind dat cruciaal. Het reduceren van de energiekosten en het verkleinen van de ecologische voetafdruk is goed voor de wereld, maar het verbetert ook het imago van een organisatie. Het realiseren van duurzame doelen is niet alleen het duurzaam inrichten van een gebouw, maar vooral ook het stimuleren van duurzaam gedrag van de gebruiker van het gebouw.”

Hebt u een boodschap voor facility managers?   

“Kom uit je gebouw. Ga slimme dingen doen en gebruik die schat aan kennis en ervaring om samen met andere FM’ers én met IT en HR naar oplossingen te zoeken waarmee je niet alleen gebouwen, maar ook wijken en steden leefbaarder en duurzamer maakt. Juist omdat de processen wereldwijd identiek zijn, is FM bij uitstek in staat om over nationale en internationale grenzen heen te werken aan grote doelen die goed zijn voor mens en milieu.” 

Noemt u eens een voorbeeld van zo’n doel? 

“Een van de grote problemen in Europa is een enorme voorraad oude gebouwen. Die panden beantwoorden niet of nauwelijks meer aan de eisen van onze tijd. Gebouwen hebben een groot aandeel in het wereldwijde energieverbruik. Met behulp van FM kun je een gebouw efficiënter maken en daarmee ook bijdragen aan de gezondheid van medewerkers en gebruikers en aan de productiviteit.” 

Hoe pak je dat aan? 

“Probeer circulair te denken. Hoe ga je om met oude en nieuwe producten en materialen? Wat kun je hergebruiken en hoe? Moet een apparaat vervangen worden, kies dan voor energiezuinige apparaten. Bij het aangaan van ketensamenwerkingen kun je checken of andere partijen oog hebben voor duurzaamheid. Nog veel meer effect heeft het om met facility managers uit andere gebouwen en organisaties te bezien hoe we samen een cluster van gebouwen, een campus of zelfs een wijk duurzamer kunnen maken.”

Welke ontwikkelingen signaleert u?  

“Er ontstaat steeds meer onderscheid tussen het operationele FM en het strategische FM. Dat is overigens geen oordeel over kwaliteit of belang. Beide niveaus dienen professioneel te worden ingevuld. Kies je voor strategisch partnerschap, dan moet je je verdiepen in de wereld van je opdrachtgever. Stel vragen. Wat houdt de klant bezig en hoe kun jij daadwerkelijk helpen? En dan gaat het bijvoorbeeld over duurzaamheid. Kijk met een FM-bril naar doelen, kansen en bedreigingen in het primaire proces. Vertaal die in een aanbod dat past bij de doelen, dat de kansen vergroot en de bedreigingen verkleint. En vermijdt vakjargon.” 

Kunt u dat laatste toelichten?  

“Hou het simpel. Geen ingewikkelde woorden die alleen facility managers begrijpen. Neem een voorbeeld aan de architect. Die maakt een maquette van je nieuwe huis. Of dat nou via augmented reality is of gewoon ouderwets knip- en plakwerk, hij maakt inzichtelijk wat hij van plan is. Je ziet onmiddellijk wat je niet mooi of niet praktisch vindt en dat wordt meteen aangepast. Wat ik wil zeggen is: communiceer met je opdrachtgever in een taal die hij of zij begrijpt.” 

Wat geeft de doorslag bij de keuze voor een facilitaire dienstverlener?    

“Het representatief houden van het gebouw, onderhouden van ventilatiesystemen, de groenvoorziening, schoonmaak, catering: het is en blijft een commodity, waarbij de klant de keuze heeft uit veel aanbieders en prijs nog vaak leidend is. Toch zie je zelfs in traditioneel technisch ingestelde branches zoals die van gebouweigenaren en vastgoedontwikkelaars langzamerhand een trend ontstaan om FM binnen de eigen organisatie verder uit te bouwen. En om het accent te verleggen naar de toegevoegde waarde van FM voor de klantorganisatie. In die gevallen zie je FM zich als merk ontwikkelen.” 

Goed opgeleide en gastvrije medewerkers zijn hét visitekaartje van de opdrachtgever? 

“Absoluut. Een professionele en vriendelijke ontvangst bij de receptie, een vriendelijk woord van de schoonmaker en het bedrijfsrestaurant als ontmoetingsplek waar medewerkers en gasten graag komen. Dat maakt het verschil. Gastvrije facilitaire medewerkers zijn de meest zichtbare exponent van de cultuur van de organisatie. Als je een kantoorpand binnenloopt, is het vooral de invloed van Facility Management die je ziet. Parkeren, schoonmaak, receptie, groenvoorziening, interieur, catering, beveiliging: alles moet op elkaar zijn afgestemd om een consistente en authentieke beleving te realiseren.”