Eerst maar even door de zure appel heen bijten: de cijfers. Die laten een verontrustend beeld zien. Volgens een Arbeidsmarktrapportage van het Sectorinstituut Transport en Logistiek (STL) zal het aantal vacatures in de logistieke wereld blijven toenemen. Stond de teller in 2015 op 42.700 openstaande vacatures, in 2020 zal dat zijn opgelopen tot 52.000, een gemiddelde stijging van 4 procent per jaar. De grootste en direct voelbare uitdaging op het gebied van vlootbeheer is het tekort aan vrachtwagenchauffeurs. In totaal het om circa zevenduizend onvervulde vacatures.

Zoals ook de STL al meldde, is de bodem nog niet in zicht. Het aantal vacatures lijkt bovendien steeds sneller te groeien. Daarbij geldt volgens ABN Amro dat personeel duurder wordt. Dit betekent dat de toch al dunne winstmarges verder onder druk komen te staan, met name voor het goederenwegvervoer. Tekenend is ook dat transport¬ondernemers er zelfs in tijden van hoogconjunctuur niet in slagen om kostenstijgingen aan hun klanten door te berekenen. Volgens ABN Amro bestaat er een reëel gevaar dat de stijgende lonen van medewerkers de marges verder onder druk zetten. En hoe ontwikkelt dit zich wanneer er een nieuwe recessie dreigt?

Uit cijfers en signalen kunnen we dus duidelijk opmaken dat het bedrijven niet lukt om voldoende nieuw personeel te werven. Steeds meer logistieke partijen zoeken daarom naar oplossingen op het gebied van workforce management. Want nu het zo lastig is om nieuw personeel te werven, is het des te belangrijk om de huidige workforce zo efficiënt mogelijk in te zetten en het personeelsverloop te beperken. En daarbij is een intelligente, toekomstgerichte WFM-oplossing onontbeerlijk. Echter, in de praktijk valt er in de logistieke sector op dit gebied nog veel te winnen.

Zo blijkt een puur operationele benadering van workforce management amper succesvol. Zeker met ouderwetse of niet-geïntegreerde oplossingen op gebied van capaciteitsmanagement, planning en urenverantwoording. Planners en managers zijn dan vooral bezig met brandjes blussen op zeer korte termijn. Er wordt hooguit een week vooruit¬gekeken en de al aanwezige managementtools worden te beperkt ingezet om medewerkers optimaal te kunnen plannen. Laat staan om rekening te houden met hun wensen.

Bij tactisch gebruik wordt workforce management veelal ingezet voor specifieke HR-doelstellingen zoals het percentage in- en uitstroom van werknemers, het aandeel vaste versus flexibele contracten en de beschikbaarheid op middenlange termijn van de (flex)pool aan medewerkers. Dit noemen we ‘Workforce Management 2.0’. Gebruikers duiken al wat dieper de rapportages in, monitoren de inzetbaarheid van medewerkers en geven verbeterpunten aan, maar van een werkelijk optimale personeelsplanning en medewerkers-tevredenheid is nog geen sprake. Het is dan ook opmerkelijk dat veel organisaties met alle technologische innovaties die gaande zijn in dit tijdperk van ‘Logistiek 4.0’, bij ‘Workforce Management 2.0’ blijven steken. Zij laten daardoor kansen liggen om alles te doen wat in hun macht ligt tegen de hardnekkige personeels¬tekorten. Bedrijven die optimaal gebruik willen maken van het aanwezige potentieel, zullen daarom óók op strategisch niveau moeten gaan nadenken over de inzet van hun workforce. Zij zullen de stap moeten maken naar ‘Workforce Management 4.0’.

Onder ‘Workforce Management 4.0’ verstaan we geavanceerde digitale oplossingen op basis van algoritmes, alle mogelijke demand drivers en alle databronnen binnen het huidige systeemlandschap van een bedrijf, waarmee het hele WFM-spectrum geïntegreerd en geoptimaliseerd wordt: van forecasting,  capaciteitsmanagement, (automatische) planning, realtime personeels- en tijdmanagement tot compliant tijdregistratie. Met behulp van mobiele devices kunnen mede¬werkers altijd en overal hun voorkeuren aangeven. WFM 4.0 stelt bedrijven in staat om de toekomstige vraag al lang van tevoren zeer nauw¬keurig te voorspellen. Door deze te vergelijken met de beschikbare personeelscapaciteit kan de meest optimale planning worden samengesteld, zelfs bij zeer wisselende ordersituaties. Hierbij kunnen bedrijven hun medewerkers beter en flexibeler inzetten en tegelijkertijd sturen op het gewenste service- en kostenlevel.

Het moge duidelijk zijn dat workforce management geen rol speelt bij het door de voordeur werven van sollicitanten, maar juist in het sluiten van de achterdeur: hoe blijven medewerkers aan de organisatie gebonden? Uit onderzoek van verschillende partijen, waaronder Randstad, blijkt dat medewerkerstevredenheid en -behoud voor een groot deel worden bepaald door de werk-privé balans, flexibele inzet en ‘gezond’ roosteren – met inspraak van de medewerker op de eigen werktijden en rekening houdend met zijn levensfase.