“Welkom in mijn wereld”, lacht Richard Groenendijk van de Alliantie Douane Software, een samenwerkingsverband van software-leveranciers op het gebied van douane en accijnzen. Wanneer hem wordt gevraagd naar de complexiteit van de nieuwe regelgeving, moet hij inderdaad toegeven: het is behoorlijk pittige materie. Waar deze verandering mee van doen heeft, is dat Europese landen voortaan op dezelfde wijze hun douaneaangifte-dataset richting Brussel moeten verzorgen. Van standaardisatie was voorheen geen sprake, maar dat wordt nu dus rechtgetrokken. “Dus eigenlijk kunnen we deze aanpassing alleen maar toejuichen. Harmonisatie tussen Brussel en de verschillende EU Landen is zeer wenselijk op dit gebied.”

Lang verhaal kort: vanaf volgend jaar kunnen alle aangevers hun douaneaangiftes indienen via het nieuwe Douaneaangiften Management Systeem (DMS), dat in de plaats komt van het huidige AGS. Groenendijk: “Overstap is broodnodig, niet om de verschillen tussen aangiftes per land te harmoniseren, maar ook omdat het huidige systeem uitsluitend focus had op in- en uitvoer. Het nieuwe systeem houdt tevens rekening met plaatsing in douane-entrepots en tijdelijke invoer/actieve veredeling. Dat leidt tot een enorme toename aan aangiftes. Er zijn scenario’s bekend, waarbij rekening wordt gehouden met een stijging van de huidige jaarlijkse 4 miljoen naar 300 miljoen aangiftes, zelfs nog meer. Dus daar zijn ook nieuwe systemen en hardware voor nodig.”

En dan is er nog iets. Bedrijven die gebruikmaken van de mogelijkheid voor Geautomatiseerde of Schriftelijke Periode Aangifte (GPA/SPA) zullen ook systemen, processen en procedures moeten aanpassen. Ook dat is weer zeer veelomvattende materie, maar waar het in de basis op neerkomt, is dat de douane nu veel nadrukkelijker real time meekijkt in de aangiftes. Systemen van nu zijn gebaseerd op technieken die in de jaren tachtig en negentig zijn ontwikkeld. Het wil gebeuren dat sommige bedrijven nog aangiftes in de administratie schrijven, waarna ze eind van de maand een groot tekstbestand op cd-rom naar de douane sturen. Dat is echt niet meer van deze tijd. Als DMS live is, werkt iedereen met een eenduidige datastructuur voor alle aangiftestromen. 

Ondernemers is niets menselijks vreemd. Er bestaat ongetwijfeld bij veel bedrijven de alertheid om tijdig te reageren op de veranderende omstandigheden, maar mogelijk is er ook de neiging tot uitstelgedrag. Wat Groenendijk in deze context wil benadrukken, is dat de wijziging niet valt af te doen als een variatie op een oud thema. “Wat was, is niet meer. We zullen met z’n allen terug moeten naar de tekentafel en moeten nadenken hoe we in de toekomst willen gaan werken. Je moet gaan nadenken over de vergunningen die je wilt aanhouden of over verschillende douanescenario’s om aangifte te doen. Bovendien is ook af te vragen waar IT nu kan ondersteunen daar waar dat in het verleden te kostbaar of moeilijk was. En als je beseft dat controles tot vertraging kunnen leiden, moet je ook gaan nadenken over de controlemogelijkheden vanuit de douane.”

Kortom, wat Groenendijk hiermee vooral gezegd wil hebben, is dat bedrijven zichzelf rigoureus in de vingers snijden als ze onvoldoende aandacht hebben voor deze materie. Daarbij valt aan te tekenen dat het uitfaseren van het huidige AGS stapsgewijs van start gaat. Alle aangevers worden daarbij nauwlettend begeleid door de douane en hun softwareleveranciers.  

Waar nog onduidelijkheid over bestaat, is de inwerkingtreding van het Douaneaangiften Management Systeem. Dat stond oorspronkelijk voor begin volgend jaar op de rol, maar is nu doorgeschoven naar medio of eind van 2020. Softwareleveranciers zijn daar niet gelukkig mee, te meer omdat het de bedrijven amper wordt gegund om hun oplossingen adequaat te kunnen testen. Een geforceerde release van amper geteste sofware kan uiteraard tot nadelige consequenties leiden, terwijl Groenendijk daar nog bij aantekent dat bedrijven niet moeten wachten en samen met softwareleveranciers moeten kijken hoe de nieuwe toekomst er uit kan komen te zien.