Omzet maken, winst verhogen, maar ook kosten besparen gaan hand in hand. Zo moeilijk is dat niet. Wie ongebreideld geld uitgeeft aan doelgerichte, maar ook aan indirecte, ongeplande aankopen, ziet zijn winst vroeg of laat verdampen. Besparen op inkoopkosten ligt dan voor de hand, hoewel die inspanning natuurlijk niet ten koste mag gaan van de kwaliteit die de organisatie levert. Een opsteker is in ieder geval dat slim inkopen niet per se academische vaardigheden verlangt. Met vermogen tot coördineren kom je al een heel eind.

Waar het in veel bedrijven aan mist, is een duidelijke analyse van inkoopkosten. Wie wil bezuinigen, zal zich eerst een beeld moeten vormen waar het geld aan wordt uitgegeven. Het analyseren van het crediteurenbestand is een belangrijke eerste stap, waarbij bij voorkeur een volledig boekjaar als uitgangspunt wordt genomen. Wat na een dergelijke analyse veelal boven komt drijven, is dat het pijnpunt zich vooral richt op de aanschaf van producten die niet-strategisch en niet-regelmatig van aard zijn. Denk in termen van memoblokjes, schriften, nietmachines en afvalbakken. Inderdaad: veelal onmisbaar, maar evenmin doorslaggevend voor het succes van de organisatie. De inkoop van dergelijk materiaal gebeurt bij veel bedrijven decentraal. Er lopen geen vaste inkoopafspraken, en er zijn geen inkoopcontracten. Zulke ‘bleeders’ kunnen bij elkaar opgeteld lelijk in de papieren lopen, maar wat nog veel belangrijker is: er vallen snelle besparingen te maken op die kosten. En trouwens ook op de geïnvesteerde uren die daarmee gemoeid gaan.

Met alleen het analyseren van kosten ben je er natuurlijk nog niet. Dit proces verlangt net zo goed vervolgstappen. Welke afspraken zijn er gemaakt met leveranciers? Staan er duidelijke afspraken op papier en zijn deze nog steeds marktconform? Op basis daarvan zijn prioriteitsoverzichten te maken, waarbij uiteraard de grootste leveranciers en inkoopsegmenten prioriteit krijgen. Daar zijn immers de belangrijkste kostenbesparingen te realiseren.

Met het kritisch evalueren van het inkoopproces is te beoordelen of de interne processen voldoende op orde zijn. Bestaan er kansen om die processen verder te vereenvoudigen? Denk aan het terugbrengen van het aantal facturen per leverancier of het vereenvoudigen van het bestelproces. Want het is juist ook zo dat er op dat vlak veel verborgen kosten zitten. Verborgen kosten hebben namelijk niet van doen met de kosten van producten of diensten, maar maken onderdeel uit van het totale proces. Het niet centraal gebruikmaken van prijsafspraken bijvoorbeeld, of het gebruikmaken van veel verschillende leveranciers, jagen zulke kosten omhoog. Dan is de kans groot dat er te veel tijd wordt verbeuzeld aan het bestelproces zelf, terwijl het ook niet onwaarschijnlijk is dat de producten te duur worden ingekocht. Sterker nog, dat kan ook leiden tot de inkoop van producten die niet eens nodig zijn. “Kijk wat je in voorraad hebt, niet besteld is sowieso al bespaard”, luidt een wijsheid in inkoopland. 

Belangrijk onderdeel van het inkoopproces is de bijbehorende marktoriëntatie. Hoe naar behoren de leverancier ook presteert, wellicht bestaat er een alternatieve partij die niet alleen qua prijs, maar ook qua betrouwbaarheid of leveringsvoorwaarden nog een tandje hoger presteert. Wie de marktomstandigheden ter harte neemt, kan via een plan van aanpak op een gedegen en fundamentele wijze komen tot het realiseren van inkoopbesparingen. Hou daarbij echter ook altijd rekening met bestaande relaties met leveranciers. Want een andere wijsheid luidt dat een lagere prijs in ieder geval nooit mag leiden tot vermindering van kwaliteit.