Daar waar informatie wordt verzameld, is het een gewoonte om gegevens te bewaren. Voorheen gebeurde dat in hangmappen en ordners, later werd de pc als hulpmiddel daaraan toegevoegd. Maar hoe het ook zij: we zijn inmiddels toe aan de volgende stap. Zoeken naar informatie is achterhaald, the next step is dat informatie zichzelf aandient op het juiste moment.

 
In de loop der jaren heeft het bedrijfsleven een enorme brei aan gegevens verzameld. Daarbij gaat het om gestructureerde informatie, zoals naam, adres en woonplaats. Maar het gaat ook om ongestructureerde input, zoals een sollicitatiebrief naar aanleiding van een openstaande vacature of een mailtje met een klacht over de helpdesk bijvoorbeeld. Er bestaat een schatting dat financiële instellingen als banken tussen de 300 miljoen en meer dan een 1 miljard informatiedocumenten beheren. De uitdaging bestaat daarmee het juiste document op het juiste moment ter beschikking te krijgen.

 
Iemand die daar veel kennis van heeft en boeiend over kan vertellen, is Jasper Kloos, Sr. Account Executive van OpenText, softwareaanbieder voor oplossingen op het gebied van informatiemanagement. De financiële sector is daarbij een belangrijk speerpunt. Van Kloos is de quote dat zoeken naar informatie  eigenlijk achterhaald is. Bedrijfsprocessen zijn ingericht in periodes dat er van digitalisering nog geen sprake was. “Dus wat deden we? We gingen informatie opbergen in fysiek middelen als hangmappen en ordners. Als we een klantgesprek in gingen, begonnen we te zoeken naar informatie om dat gesprek te ondersteunen. Digitalisering heeft dat zoekproces sterk vereenvoudigd, maar wat we werkelijk willen, is dat we niet meer hoeven te zoeken. De informatie moet zich op maat aanbieden op het moment dat we dat nodig hebben.”

 
Met onder andere dank aan artificial intelligence is de techniek inmiddels zo ver dat bedrijven voldoende digitale ondersteuning kunnen inkopen om hun documenten effectiever te organiseren en te beheren. Doel is om efficiënter te opereren en meer compliant te zijn. “Financiële dienstverleners genereren en ontvangen een enorme hoeveelheid gestructureerde informatie, ongestructureerde infor­matie en documenten. Dan moet je denken aan duidelijk te classificeren materiaal als contracten of klantendossiers. Daarnaast bestaat er een enorme hoeveelheid ander materiaal. Dat zijn ook appjes, mailtjes, telefoontjes en brieven met bijvoorbeeld opmerkingen, vragen of klachten. Uit deze enorme hoeveelheid wil je relevante informatie beschikbaar krijgen op het juiste moment.”

 
Deze efficiencyslag kent tal van voorbeelden. Zeker financiële instellingen hebben strikt van doen met wettelijke nalevingverplichtingen, hoewel het volgens Kloos sterk de vraag is of banken dit secuur weten te registreren. “Er bestaan verplichtingen om bepaalde categorieën documenten en informatie langjarig te bewaren, zoals informatie over pensioen­voorzieningen bijvoorbeeld. Gezien de privacywetgeving gelden juist weer beperkende maatregelen voor andere type informatie, zoals voor sollicitatiebrieven bijvoorbeeld. Een vacature kan tientallen brieven opleveren, terwijl er de wettelijke verplichting bestaat om correspondentie, getuigschriften en dergelijke na maximaal vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure te verwijderen. Het is maar de vraag of dit te midden van alle binnenkomende informatie zo stringent gebeurt, terwijl er goed bruikbare tools bestaan om dit proces nauwlettend te beheren.”

Customer Experience

Meer transparantie in bedrijfsprocessen genereert tal van positieve effecten die de klant­beleving positief beïnvloeden. Deze stap vooruit sluit bovendien naadloos aan bij de actualiteit waarin steeds meer waarde wordt toebedeeld aan klantbeleving. Customer Experience is echt een term van nu. Logisch in feite, want uit een onderzoek van een Amerikaanse creditcardaanbieder blijkt dat 86 procent van de klanten bereid is om meer te betalen voor een betere beleving. Min of meer in dezelfde periode publiceerde een Amerikaans consultancybureau een onderzoek waarin valt te lezen dat bedrijven met een omzet van $ 1 miljard daar nog eens binnen drie jaar $ 700 miljoen bij kunnen optellen als ze investeren in customer experience.

Kloos: “Bedrijven hebben daarbij een duidelijke keuze te maken tussen het optimaliseren van de klantervaring, het verhogen van de efficiency of het verlagen van kosten. Je kunt ultiem klantvriendelijk zijn door klanten betalingsherinnering na herinnering te sturen, je kunt er nog een appje of telefoontje aan wagen, je kunt ook na twee herinneringen meteen de deurwaarder inschakelen. Dat is misschien minder klantvriendelijk, maar wel zo efficiënt.”

 
Wat Kloos daar nog aan toevoegt, is dat er parallel aan het optimaliseren van de klant­ervaring een uitdaging bestaat wat betreft het verbeteren van de klantcommunicatie. Ook die wil zich niet altijd optimaal voltrekken. Klanten verwachten een eenduidige communicatie, ongeacht het kanaal waarlangs ze communiceren. Of dat zich nu voltrekt via mail of via een app bijvoorbeeld, klanten verwachten dat ze dezelfde informatie en tone of voice treffen. “We moeten helaas constateren: de informatie die wordt gecommuniceerd via apps of via de website, dat loopt nog niet volledig eenduidig. Klanten willen dat echter absoluut niet. Die verwachten een synchroon beeld over alle kanalen heen”, aldus Kloos, die daar nog aan toevoegt dat hij het zonder meer af te raden valt om systemen in eigen beheer te ontwikkelen. “Als je zelf een systeem ontwikkelt, zul je dat ook moeten onderhouden en upgraden. Het risico dat je daarmee loopt, is dat je te veel focust op maatwerk, terwijl er generieke oplossingen bestaan waarmee je net zo goed tot een optimaal resultaat kunt komen. De kosten om een eigen systeem compliant te houden, wegen niet op tegen het extern uitbesteden. Veel bedrijven zijn een beetje doorgeslagen in het zelf ontwikkelen, terwijl managed cloud services veel kosten­efficiënter zijn.”

 
Meer transparantie in informatievoorziening zowel intern als extern . Dat is eigenlijk de key issue van deze materie. Een overkoepelende conclusie die je daar aan vast kunt koppelen, is dat bedrijven op basis daarvan meer zicht krijgen in eigen bedrijfsvoering, in klantgedrag en markttrends. “Dat opent ook het perspectief op nieuwe mogelijkheden. Als je het eigen bedrijfsproces niet op orde hebt, dan gaat daar alle aandacht naar toe. Verloopt dat wel vlekkeloos, dan ontstaat er ook ruimte voor het ontwikkelen van aanvullende dienstverlening.”

De digitale transformatie in de financiële wereld bevindt zich in een stroomversnelling. Dat signaal is diep ingedaald bij belanghebbenden in de financiële sector, hoewel de snelheid van de ontwikkelingen telkens tot nieuwe verrassingen leidt. Zo regelt inmiddels 68 procent van de consumenten zijn financiën op een smartphone. Financiële dienstverleners zullen daarop snel moeten anticiperen.