I dag är det ett bekymmer att få full kontroll på de handlingar som fastighetsbesiktningar genererar. Intervallet på när besiktningar ska genomföras varierar från månader till år och ur det perspektivet så är det lätt att upprättade protokoll kan komma på vift, menar Patrik Emvall på iBinder.
– Det kan röra sig om interna system, externa molntjänster, kollegors datorer, fysiska dokument med mera. Listan kan göras lång var de olika protokollen kan vara lagrade.

Ofta ligger kontrollen och tryggheten hos utförande besiktningsfirma och som fastighetsägare kan du i dag anlita en rad olika företag för dina olika besiktningsuppdrag.
– Nackdelen är dock att leveransen av dokumentation varierar beroende på vilken besiktningsfirma man anlitar. Allt från digitala molntjänster till analoga papper, säger Patrik Emvall.

De olika besiktningspersonerna får sina uppdrag av fastighetsägarna eller utpekade personer hos fastighetsägarna och ska sedan utföra de kontroller som aktuell besiktning avser. När besiktningen sedan är utförd upprättas ett besiktningsprotokoll som sedan förmedlas till fastighetsägaren.
– I dag kan det vara så att besiktningarna och kontrollerna spretar ganska mycket eftersom det är olika besiktningsmän för olika typer av besiktningar. Det får till följd att det blir svårt för den ansvarige fastighetsägaren att få en överblick av det som ska utföras, säger Patrik Emvall.

Patrik Emvall tror också att en kärnfråga här är att fastighetsägaren på ett enkelt sätt måste få överblick över alla sina besiktningar på en samlad plats, till exempel en egen ”pärm” för alla sina OVK-besiktningar.
– Då behöver man själv få möjlighet att överblicka alla olika besiktningar som ska göras och därifrån bjuda in besiktningsmännen som ska utföra uppdragen. I dag är det lite tvärt om.

Det går att underlätta kontroll och informationshanteringen avseende besiktningar. Fastighetsägarna kan till exempel ta ägandet av samtliga besiktningar och bjuda in alla som ska utföra uppdragen åt fastighetsägaren.
– Då arbetar man utifrån ett fastighetsägarperspektiv inifrån och ut. Man bjuder in personer som utför besiktningarna och sedan levererar informationen som ska hanteras. Alla påminnelser för kommande besiktningar styrs sedan till fastighetsägaren eller av fastighetsägaren utsedda personer. Därmed kommer man inte missa något som ska hanteras, säger Patrik Emvall.

Det kan dock uppstå vissa problem med kommunikationen mellan fastighetsägaren och besiktningsmannen. Till exempel att få kontroll på när alla besiktningar ska utföras i de olika fastigheterna och när det sedan är dags att utföra dem igen.
– Hanteringen blir ofta personrelaterad vilket skapar problem vid personalförändringar. Enligt myndighetskraven så ska kontroller utföras med bestämda intervaller och hur långa de blir beror på vilken typ av myndighetskrav det är, säger Patrik Emvall.

Om fastigheten inte skulle bli godkänd och något måste åtgärdas så är det upp till fastighetsägaren att se till så det blir hanterat.
– När det hela sedan är åtgärdat och klart upprättas ett nytt protokoll med ett ok för den aktuella besiktningen av besiktningsmannen. Det kommer då direkt in i förvaltningspärmen för den aktuella fastigheten, säger Patrik Emvall.

Det finns vissa lagar och förordningar när det gäller fastighetsbesiktning och kontroller.
– Man måste följa de myndighetskrav som finns och vilka som gäller beror på vilken typ av fastighet man har. Om man missar att följa dessa så är förutom risken att någon skadas också att man tilldöms ganska kraftiga viten för att man har missat att själv kontrollera dessa, avslutar Patrik Emvall.

Text: Fredrik Söderlund