Van zorginstellingen tot bierbrouwers en overheidsinstellingen; “je kan geen bedrijf binnenkomen of je ziet een Scrumbord hangen”, zegt Rini van Solingen, deeltijdhoogleraar aan de TU Delft en schrijver van het meest verkochte Nederlandse boek over Scrum: De kracht van Scrum.

De voordelen van ontwikkelen volgens de Scrum-methode zijn dan ook evident. Problemen komen snel aan het licht en nieuwe ideeën kunnen direct worden meegenomen. Het eindresultaat is daardoor vaak beter. De verantwoordelijkheid voor resultaat, planning, enzovoort ligt bij de leden van een team. Daardoor voelen zij vaak een grote betrokkenheid.

Dat je Scrum nu bij zeer verschillende organisaties tegenkomt, komt doordat vrijwel alles software is geworden, stelt Van Solingen. “Wat iemand doet heet dan wel een polis opstellen of klantgegevens bijwerken, maar feitelijk gaat het om het bouwen van informatie en dat lijkt verdacht veel op software ontwikkelen.”

Daarbij komt dat oude bedrijfsmodellen vaak niet meer gelden, aldus Van Solingen. Top-down aansturen is niet meer van deze tijd. “Bij kenniswerk zit, logischerwijs, de meeste kennis bij de mensen die het werk doen. Het is dan niet handig om hiërarchie te gebruiken om beslissingen te nemen. Dan zie je in de organisatie een nieuwe manier van werken, met zelfmanagende teams.” Scrum dus.

De principes van Scrum hebben zelfs buiten de IT hun waarde, bewijst Feike Cats. Zijn bedrijf, Houden van Klanten, helpt bedrijven de klanttevredenheid – hij noemt het zelf klantenthousiasme – te verhogen, vaak door in multidisciplinaire teams in korte sprints à la Scrum problemen aan te pakken. “Of je dat nu agile werken of Scrum noemt, het helpt organisaties om tot resultaat te komen. Het is ontstaan bij IT-projecten maar je kunt de principes overal toepassen”, zegt Cats.

Dat doet Cats dan ook met enige regelmaat. In opdracht van een grote organisatie stelde hij meerdere teams samen om het klantenthousiasme te verhogen. Een multidisciplinair team, dus ook met de werknemers die het meeste klantcontact hebben, daar zit de kennis en het is volgens Cats een voorwaarde voor succes, acceptatie en draagvlak. “Samen zijn we gaan kijken waar een klant tegenaan loopt, van het inschrijven op de website tot de after sales”, vertelt Cats. 

“En net als bij Scrum benaderen we de problemen door deze in hapklare brokken op te knippen”, vertelt Cats. En als een gevonden oplossing niet werkt, kun je deze in een volgende sessie weer overboord gooien. “We hadden bijvoorbeeld het idee de auto’s van bezoekers te wassen. Dat bleek niet te werken en dus hebben we dat weer afgezegd.”

“Voorwaarde één”, zegt Cats, om tot zulke ideeën te komen, “is een duidelijk doel. De visie en ambitie worden daardoor concreet. Voorwaarde twee is openstaan voor vernieuwing en verandering. Men moet niet in de verdediging schieten, maar continu praten over waar men naartoe werkt. Dat kan omdat het overzienbare hapklare brokken zijn.”

Ook voor Van Solingen is focus de kracht van Scrum. In de langlopende projecten van vroeger ontbreekt juist dat. “Alles wat heel belangrijk is, is ook heel duidelijk. In een agile werkwijze maken we dat eerst af. Vervolgens kijken we wat daarna het belangrijkst is.” De korte termijn ligt daardoor vast, en de lange termijn kan daardoor veel beter omgaan met verandering. “Het zorgt voor een rare paradox. De aanpak is flexibel voor de toekomst door inflexibel te zijn in wat op dat moment belangrijk is.”

Hij voorziet dat deze aanpak alleen maar belangrijker wordt. “De wereld is fundamenteel aan het versnellen. De manier om daarin mee te gaan is ook zelf versnellen. Het is niet meer de vraag of je een agile manier van werken nodig hebt, maar wanneer je ermee start.”