In het algemeen is alles rond zakenreizen, werken in het buitenland en immigratie na COVID complexer geworden”, zegt Maura Geertsma, Senior Vice President, Client Relationship Management bij CIBT. “Visa zijn moeilijker te krijgen, het kan soms lang duren voordat een zakenvisum wordt afgegeven. En dat kan grote consequenties hebben voor het zakendoen.”

Mandy Janzen-Westerburgen, Regional Leader, Immigration Service Delivery BeNeLux and Nordics bij Newland Chase, voormalig Managing Director Benelux bij CIBT zegt: “Dat geldt ook voor immigratie, het werkterrein van Newland Chase’’. Maura vertelt: ‘’Dat weet ik uit eigen ervaring, want ik ben onlangs uit Singapore terug naar Nederland gekomen. Naast de complexiteit gaan ook de kosten omhoog. Het is tegenwoordig lastig, en duur om alleen een container voor je spullen te regelen.”

War on talent
Bedrijven kijken naar medewerkers uit het buitenland of sturen hun Nederlandse specialisten naar andere landen omdat de ‘war on talent’ meer dan ooit wereldwijd wordt gevoerd. “Dat heeft op meerdere fronten consequenties”, merkt Mandy op. “Niet alleen bedrijven zijn op zoek naar medewerkers. Consulaten, ambassades, ministeries en gemeenten hebben ook moeite om de juiste, en voldoende mensen te vinden. Niet alleen in Nederland.’’ ‘’Je vraagt je weleens af: waar is iedereen sinds COVID gebleven?” zegt Maura.

Er zijn te weinig gespecialiseerde mensen om de aanvragen te verwerken, met als gevolg dat alles langer duurt. Mandy: “De mensen die er wel zijn moeten nog opgeleid worden tot specialisten. Het gevolg: alles moet worden gecontroleerd, en bijna alle termijnen worden opgerekt. Zowel wij, als onze cliënten zijn na de pandemie weer aan het opbouwen; maar dat doen wij kennelijk sneller dan de instanties. Wij merken dat trajecten langer duren en meer moeite kosten.” Maura:“het is een ‘perfect storm’.”

Veel kennis
Alles rond internationaal reizen en werken is breed en gevarieerd. Er komt veel specialistische kennis bij kijken, vooral juridische kennis op allerlei terreinen. Arbeidsrecht is bijvoorbeeld iets heel anders dan immigratierecht. “Bedrijven worstelen daarmee”, weet Mandy. Onder welke afdeling valt reizen en werken eigenlijk? HR? Travel? Compliance? Legal? Global Mobility? Sommige afdelingen willen best een stukje verzorgen, maar op andere deelgebieden hebben ze geen kennis in huis, dus die laten ze liever liggen. Maar om het regelen van zakenreizen en immigratie over verschillende afdelingen te verdelen is niet handig omdat zakenreizen en immigratie, wegens het misschien wel nodig hebben van een tewerkstellingsvergunning, vaak samen gaan.’’

Maura: “Een optie is om CIBT / Newland Chase dit werk uit handen te laten nemen en volledig te ontzorgen. Mandy zegt: ‘’Zie het als een specialistisch verlengstuk van je bedrijf.” Dat ontzorgen heeft hele tastbare praktische voordelen. Mandy: “Het is niet alleen papierwerk er komt ook compliance bij kijken, hetgeen vaak vergeten wordt. Zo moest laatst een teamlid iemand uitleggen waar een foto aan moest voldoen. Het was zo ingewikkeld, dat we uiteindelijk de foto zelf maar zijn gaan maken. Wij houden met al dat soort zaken rekening – ontzorgen gaat soms heel ver.”

De ambassades, consulaten, en andere overheidsinstanties kennen CIBT / Newland Chase. “Ze weten dat als het van ons komt, het in orde is. Dat is een enorm voordeel.”

Wij leveren diensten op het gebied van visa (CIBTvisas), immigratie (Newland Chase), en documenten. Deze laatste is recentelijk uitgebreid met de toevoeging van Blair Consular Services. Dit gaat verder dan de benodigde documenten voor visa en/of immigratie. Hier gaat het onder andere ook om im- en exportdocumenten. Deze maand is CIBT tevens gestart met het aanbieden van tax services in Mexico en hoopt dit in de nabije toekomst uit te rollen over de rest van de wereld.

Do’s en don’ts
“Over de hele linie denken particulieren en bedrijven toch vaak iets te snel dat het wel goed zit”, waarschuwt Mandy. “‘Is er een visum? Dan kan de buitenlandse medewerker een tijdje aan het werk in Nederland, toch?’ Dat is niet zo. Een zakenvisum dekt eigenlijk alleen zakelijk overleg en het sluiten van een overeenkomst. Voor de meeste andere werkzaamheden is een tewerkstellingsvergunning nodig. Zo kunnen vergissingen al snel tot onbedoelde illegale situaties leiden. En waar ligt de grens tussen zakelijk overleg en ander werk?”

Een andere klassieke vergissing is, vergeten wat de consequenties van het Schengengebied zijn. “Er wordt vaak geen rekening gehouden met eerdere reizen die een medewerker reeds heeft gemaakt binnen het Schengengebied. Dit terwijl een dergelijke reis wel degelijk van belang kan zijn in het bepalen bij hetgeen wat nodig is om legaal te kunnen wonen en/of werken”, zegt Mandy. “Over het algemeen hebben interne afdelingen bij dit soort zaken meer oog voor wat de organisatie graag wil dan voor wat juridisch kan of mag.”

Wat ook voorkomt: dat bedrijven om dit soort juridische verantwoordelijkheden af te wentelen, medewerkers via derden inhuren. “Dat is misschien nog wel de grootste vergissing”, vindt Mandy. “Hier blijkt weer dat arbeidsrecht en immigratie heel andere zaken zijn. Als de glazenwasser die op de twintigste verdieping aan de gevel hangt, daar illegaal werkt, is het bedrijf die het werk laat uitvoeren tevens verantwoordelijk. Hiervoor geldt namelijk ketenaansprakelijkheid. Die verantwoordelijkheid kun je niet outsourcen.”

Globalisering
De complexiteit van het aandachtsgebied speelt specialisten zoals CIBT in de kaart. Maura: “Daarnaast zijn veel klanten aan het globaliseren; ze willen wereldwijd één contract met één organisatie op deze gebieden. En dan kom je bij ons uit; wij zijn de enige ‘global provider’ die visa, immigratie en document services biedt. En ontzorgen betekent ook daadwerkelijk ontzorgen, niet alleen maar bij het aanvragen van visa en/of vergunningen, maar tevens bij het adviseren omtrent de travel- en immigratiestrategie of het aanpassen van beleid.”

In de prijzen
Op het laatste wereldwijde Forum for Expatriate Management (FEM) in Londen behaalde Newland Chase twee Expatriate Management and Mobility Awards (EMMAs). De Managing Director van Newland Chase UK, Ray Rackham, werd Global Mobility Professional of the Year en het beste partnerschap tussen bedrijf en dienstverlener ging tevens naar Newland Chase met haar klant Foster + Partners. Ook zijn 3 van Newland Chase’s Leaders meermaals erkend als Corporate Immigration Leaders door Lexology’s Who’s Who Legal, alsmede heeft Mandy zojuist de award gewonnen als Leading Advisor 2023: Leading Commercial Litigator of the year, Nederland.

Werken bij CIBT/ Newland Chase
“Talent belonen”
Een deel van de activiteiten van CIBT komt voort uit de ‘war on talent’, maar de organisatie zelf strijdt ook in de voorste gelederen. Na een afslanking tijdens COVID, is de organisatie weer volop aan het uit- en opbouwen. Het is moeilijk om talent te vinden, maar CIBT heeft een aantal goede strategieën om talent binnen te halen en vast te houden. “Wij werken actief aan carrière- en promotiekansen voor medewerkers, zowel horizontaal als verticaal, en belonen talent”, zegt Mandy. Als voorbeeld, Mandy kon in anderhalf jaar doorgroeien tot regionaal directeur. “We maken zichtbaar werk van carrièrekansen via onze nieuwsbrieven, town halls en Sociale Media, waarin collega’s met een interessante loopbaan bij CIBT worden geïnterviewd. Ook hebben we verschillende awards om de inzet van onze mensen te erkennen en te delen met de hele organisatie.” Maura: “En bij een internationale organisatie als deze is zelf emigreren naar het buitenland en daar wonen en werken heel goed mogelijk.”