Flexibel werken: decennia werd erover gediscussieerd, met de nadruk op precies dat woord, gediscussieerd. Want hoewel veel mensen, onderzoekers en deskundigen, lyrisch waren over de voordelen van flexibel werken, de vrijheid die het gaf, hoe het bij de nieuwe manier van leven hoorde en hoe goed het was voor de arbeidsproductiviteit, bleek de praktijk vaak weerbarstiger. Managers dachten dat hun werknemers niks uitvoerden thuis en andere collega’s vertrouwden hun thuiswerkende collega’s ook al niet: ze hadden het idee dat ze minder hart voor de zaak hadden. Het gevolg: flexibel werken kwam bij de meer traditionele bedrijven nauwelijks van de grond en was grotendeels weggelegd voor de Googles en de Facebooks van deze wereld. Tot COVID-19. Toen moest iedereen opeens wel. Thuiswerkplekken werden allerijl ingericht, nieuwe werkstructuren werden opgezet en het kantoor werd een plek voor de echt noodzakelijke ontmoetingen, zoals het flexibele werken het voorschrijft. Maar COVID-19 gaat op den duur, ja echt, verdwijnen. En de vraag is: wat doen we dan? Wat hebben we geleerd van het afgelopen jaar? Is flexibel werken nu dan eindelijke echt here to stay? Jeffrey Saunders, CEO van Nordic Foresight, onderzoeker, en expert op het gebied van nieuwe manieren om te werken, denkt van wel. “Flexibel werken wordt zeker een vast onderdeel van onze workflow.”

Waarom nu pas?

“Ik heb daar veel onderzoek naar gedaan en wat daar altijd naar voren kwam, bij zowel werkgevers als werknemers, was dat er weerstand was. Willen we dat risico wel nemen, werkt het voor ons wel? Veel bedrijven kozen ervoor om af te wachten, vaak werkten alleen de wat meer vooruitstrevende bedrijven, die veelal internationaal werkten en daardoor al gewend waren aan afstand, flexibel. Want tja, als je een werknemer in het buitenland kan managen, waarom zou je dan niet een werknemer thuis kunnen managen? Nu we een verplicht jaar flexibel werken hebben gehad als experiment, zijn er meer mensen die de voordelen ervan inzien. Meer managers die erop vertrouwen dat hun mensen thuis net zo productief zijn. En terecht, want het bewijs daarvoor ligt er. Het vertrouwensissue is getest.”

En nu vertrouwt iedereen elkaar blindelings?

“Nou, niet helemaal. Want zoals iedereen weet heeft er een explosie plaatsgevonden op het gebied van tools om online met elkaar samen te werken, maar wat mensen vaak niet weten is dat eenzelfde explosie heeft plaatsgevonden op het gebied van tools om online te meten wat mensen thuis aan het doen zijn. En veel van die dingen zijn geïntegreerd in de programma’s die we gebruiken om samen te werken. Dat begint bij het simpele groene lampje om te zien of je live bent, maar er zijn ook tools die kunnen zien waar je naar kijkt op je scherm, hoe vaak je je keyboard gebruikt, hoe lang je in een programma zit. Dus vertrouwen we elkaar nu blindelings, haha… Natuurlijk zie je een ontwikkeling waarbij er meer gemanaged wordt op de output en minder op de input, maar controle op de werkplek is er nog steeds. Alleen nu online. En misschien nog wel veel specifieker.”

Best eng.

“Ja, misschien wel. In Europa is het wat lastiger in verband met de privacywetgeving, maar ook hier wordt het gebruikt. Het gaat er natuurlijk om wat je gebruikt, hoe specifiek het is en waar je het opslaat? En of de werknemer er toestemming voor heeft gegeven. Wat dit gaat betekenen, gaan we ook zien als er mensen worden ontslagen op basis van dit soort data. Maar in Amerika integreert Amazon het al in een geautomatiseerd HR-proces: dan krijg je als werknemer berichten zoals: ‘Pas op, je wisselt teveel tussen programma’s’ of ‘Je zit teveel op deze site’. Aan de andere kant heeft al die data over hoe mensen werken ook voordelen.”

Want?

“Wat kenniswerkers productief maakt is het raadsel dat we binnen de HR-wereld al jaren proberen op te lossen, want als je dat weet, kan je de workflow daarop inrichten. Op deze manier krijgen we ontzettend veel informatie over hoe dit soort mensen werkt. De vraag is of het genoeg data is om de code te kraken en tot aanbevelingen te komen over wat kenniswerkers drijft en hoe ze het productiefst zijn.”

Hoe gaan we al dat thuiswerken inpassen in de organisatie? 

“Ja, goede vraag, waar we het antwoord nog niet op weten. We moeten naar individueel management en dit botst met de manier waarop het nu is georganiseerd, namelijk zo efficiënt mogelijk. Het is heel lang zo geweest dat Human Resources dit regelt, IT regelt dat en Facility Management weer iets anders: dat werkt super efficiënt als we allemaal op kantoor werken. Maar wat gebeurt er als een groot deel thuiswerkt? En een deel dat niet wil? Creëren we dan een extra afdeling: de thuiswerkafdeling, die verantwoordelijk wordt voor de thuiswerkers? Of integreren we het in de bestaande afdelingen? En hoe zit het met de bedrijfscultuur? Dat wordt een grote uitdaging voor bedrijven.”

Gaan we vanaf nu allemaal lege kantoren zien?

“Haha, nee hoor. Er zijn namelijk ook veel mensen die niet kunnen wachten tot ze weer naar kantoor mogen. Die het collegiale contact missen, het sparren over ideeën, het uitgekafferd worden door hun baas. Terecht, want dat zijn ook allemaal waardevolle leermomenten. Daarnaast zijn er veel mensen wiens huis helemaal niet geschikt is voor thuiswerken. En zeker niet als partners allebei tegelijkertijd moeten thuiswerken. Ik denk dat de meeste mensen uit dit thuiswerkexperiment geleerd hebben dat de combinatie van thuiswerken en op kantoor werken voor hen het beste werkt en ook het meest waardevol is. Het zorgt voor variëteit in het leven.”

Wat betekent dat voor de rol van kantoren?

“Die houden dezelfde rol als ze al honderd jaar hebben: mensen bij elkaar brengen. Met dezelfde elementen die we altijd hebben gezien: focusplekken, samenwerkplekken, vergaderruimten. Je kan wel zeggen dat het kantoor alleen gebruikt kan worden voor teammeetings om de organisatiecultuur te boosten, maar wat als je dan allemaal helemaal opgepept bent en in de flow zit, en je moet een uur naar huis om alle ideeën te gaan uitwerken? Dat slaat natuurlijk nergens op. Uiteraard zal het flexibeler worden en kan je volstaan met minder vaste werkplekken, want hoe vaak gaat nou daadwerkelijk iedereen op hetzelfde moment werken? Organisaties zullen meer en meer gaan inzetten op navigatiesystemen voor hun personeel, waarin zij geholpen worden om door hun dag te navigeren op basis van hun werkzaamheden. Dat kan bijvoorbeeld thuis beginnen, dan een teammeeting op kantoor, en dan een focusplek voor een uurtje om de ideeën uit te werken. Techniek gaat daarbij helpen.”

Tot slot, dat nieuwe kantoor, het thuiskantoor, wie gaat daarvoor zorgen?

“Dat is de grote vraag inderdaad. Want wat je nu ziet in onderzoeken is dat de klachten zoals nekpijn en hoofdpijn, omhooggaan. Die cijfers zijn er en daar moeten bedrijven iets aan doen. En dan bedoel ik niet: mensen een zak geld geven met de boodschap: zorg maar voor een goede werkplek thuis. Het debat gaat nu over of er wetgeving moet komen voor die werkplek thuis, moeten bedrijven een gedeelte van de huur of hypotheek betalen? Moeten ze de verzekering betalen? Wat als een kind de computer van de zaak kapotmaakt? Dat zijn vragen die beantwoord moeten worden. Maar het gaat verder. Bedrijven zullen services aan gaan bieden om ervoor te zorgen dat mensen aan het werk blijven thuis. Maaltijdservices, schoonmaakservices. Sterker nog, ik denk dat bedrijven het thuiskantoor zelfs zullen gaan inzetten in de war on talent. Dat ze een consultant of zelfs een binnenhuisarchitect regelen om jouw perfecte thuiskantoor te realiseren, als je voor hen gaat werken. Dat is de toekomst.”