Recentelijk hebben Organi en Softpak de krachten gebundeld, hierdoor nemen ze een nog sterkere positie in in de markt voor logistieke software. Zodoende kunnen beide IT-specialisten havengerelateerde bedrijven feilloos ondersteunen bij het inspelen op telkens veranderende douanevoorschriften.

De Europese wet- en regelgeving is niet statisch van karakter. Regels en procedures worden telkens aangepast en toegesneden op de actualiteit.

Bedrijven in de Europese Unie hebben daar geen directe invloed op. Ze hebben zich echter wel zonder meer te houden aan de voorschriften die vanuit de EU worden opgelegd. Aniel Badri, managing director van Softpak, geeft aanvullend het voorbeeld van de Brexit, het uittreden van het Verenigd Koninkrijk uit de Europese Unie. “Nederlandse en Belgische bedrijven hadden daar in feite geen greep op, terwijl ze wel direct te maken kregen met de gevolgen ervan. Tal van procedures moesten worden aangepast voor bedrijven die handel dreven met de UK. Er moest volop worden gesleuteld aan IT-oplossingen voor onder andere douane-expediteurs. Zelfs bedrijven die voorheen amper uitvoeraangiftes moesten maken omdat ze enkel handel dreven binnen de EU, moesten nu rekening houden met voorschriften waar ze voorheen nooit mee van doen hadden.”

Kristof Poulain, COO van Organi & Aniel Badri, managing director van Softpak

Kwaliteit

Met dit voorbeeld schetst Badri in een notendop de kwaliteit van Softpak, dat wordt gekend om zijn geïntegreerde logistieke oplossingen voor havengerelateerde bedrijven, zoals containerterminals, containerdepots, (douane-)expediteurs, warehouses, distributiecentra en rederijen. Softpak is met 45 medewerkers  actief in 16 landen, waaronder Nederland, Ierland, Groot-Brittannië en Noorwegen. Organi is als onafhankelijk Belgisch bedrijf gespecialiseerd in het verbeteren en automatiseren van alle bedrijfsprocessen door middel van software en IT-services en focust zich naast de logistieke dienstverleners op handels- en industriële bedrijven, gerechtsdeurwaarders alsook boekhouding en accountancy.

Kristof Poulain, COO van Organi, legt uit dat bedrijven vooral moeite hebben met de druk die opgelegd wordt door nieuwe douanevoorschriften. “Probleem is vooral dat de douane niet tijdig genoeg testsystemen ter beschikking stelt in combinatie met gebrek aan capaciteit. Dat heeft effect op de aanpassingen die de IT-dienstverlener moet inplannen, uitwerken en valideren. Uiteindelijk is de klant de gedupeerde, want hij wordt te laat geïnformeerd met duidelijke instructies van wat er exact wijzigt en wat er verplicht is. Daar komt bij dat landen eigen interpretaties kennen. Badri en Poulain zien beiden dat er een spanningsveld bestaat tussen de ambitie van de EU en de mogelijkheid van de landelijke douane om die ambitie te halen. Nederland kent veelal een gefaseerde uitrol van douaneregels, waardoor bedrijven zich kunnen aanpassen aan die regels gedurende het proces. België volgt het spoor van een eenmalige, definitieve invoering. Ben je als bedrijf onvoldoende voorbereid, dan kun je uitsluitend nog terugvallen op noodprocedures of de goodwill van de douane-instanties.”

Samenwerking

Wat Poulain met deze reactie benadrukt, is dat er veel druk in de logistieke keten bestaat om telkens compliant te zijn met regelgeving die niet door bedrijven zelf is bedacht, maar die door de EU als het ware wordt opgelegd. Waar Softpak en Organi zich in hun gezamenlijke rol in onderscheiden, is dat ze klanten ontzorgen en een oplossing kunnen bieden conform douaneregels, waarbij beide bedrijven tevens optreden als consultant richting klanten en integrators.

De nieuwe samenwerking tussen Organi en Softpak leidt bovendien  tot versterking van IT-oplossingen in zowel Nederland als België en tot een betere service voor logistieke dienstverleners en handelsbedrijven. De havens van Rotterdam en Antwerpen liggen als het ware bij elkaar om de hoek. Logistieke dienstverleners in Nederland behandelen ook ladingstromen in Antwerpen. Hetzelfde geldt vice versa ook voor logistieke bedrijven in België. Poulain: “Dat wij zijn samengegaan, heeft een positieve impact op onze positie en slagkracht als logistieke IT-dienstverlener in de Benelux. Wij ontzorgen onze klanten met het aanbieden van betere services als ze een nieuwe dienst, transport- en/of douane-activiteiten moeten opzetten in Rotterdam of Antwerpen.”

Pilot

Een belangrijke actualiteit is de invoering van het Douaneaangiften Management Systeem (DMS) 4.0, waarbij de douane een gefaseerde aanpak hanteert. In de slipstream daarvan wordt er ook al gesleuteld aan DMS 4.1, waarbij logistieke bedrijven niet alleen te maken krijgen met nieuwe systemen, maar ook met nieuwe procedures. Organi en Softpak zijn rechtstreeks bij deze ontwikkelingen betrokken. Vier bedrijven doen aan de eerste DMS-pilot mee, waaronder een klant van Softpak.

Zo is ook vanuit de overheid beslist: de eerste ervaringen in de pilot voor import worden op een aangegeven moment geëvalueerd, waarna gedurende het traject daarvan wordt geleerd om die ervaringen vervolgens uit te werken tot een stelselmatige invoering bij de klanten die uitsluitend importformaliteiten opstellen. Hetzelfde traject volgt voor de klanten die uitsluitend uitvoerformaliteiten of invoer-, opslag- en uitvoerformaliteiten opmaken. Projectmatig zal Softpak zijn klanten hierin ontzorgen.

Tot slot deelt Badri graag nog een belangrijke tip: “Lees je vroegtijdig in, huur desnoods expertise in, vraag ruim op tijd ondersteuning bij je softwareleverancier, zodat ze voldoende tijd hebben om een oplossing voor te stellen, te realiseren en in te voeren. De sleutelwoorden zijn: communicatie en planning.”