Een bedrijf dat voortvarend aan de slag is gegaan met digitalisering is Demaco, een high tech familiebedrijf dat al 60 jaar bestaat en 33 jaar werkzaam is in de cryogene industrie. “We hebben onze digitaliseringsslag al een jaar of acht geleden ingezet”, vertelt Marco Roos, manager engineering bij Demaco. “We hadden verouderde beheer- en tekensystemen en we zochten eigenlijk één overkoepelend systeem voor het beheer van onze data bestaande uit veel documenten en 3D tekeningen van engineering. We zijn een organisatie die werkt op basis van projecten, dan is revisiebeheer op al je documenten, verkoopdocumentatie, berekeningen en alle andere data die we genereren en krijgen cruciaal.”

Marco Roos, manager engineering bij Demaco

Demaco stapte daarom over op een product lifecycle management-systeem (PLM) waarmee alle data centraal kan worden beheerd en vanuit één centrale plek beschikbaar is. “Zeker nu – vanwege Covid – een deel van ons personeel thuis werkt is dit heel belangrijk”, vertelt Roos. “Op deze manier kunnen we nog steeds gemakkelijk samenwerken en weet iedereen zeker dat ze de meest up-to-date revisies voor zich hebben. Het helpt hen ook efficiënter te werken. Op termijn willen we volledig papierloos gaan werken, omdat de combinatie van digitaal en papier het risico op achterhaalde informatie op de werkvloer vergroot. Een stap die we op korte termijn gaan maken is de integratie met het nieuw in te voeren ERP systeem. Nu zorgen wijzigingen in het project ervoor dat er voortdurend data overgetypt moet worden. Dat verhoogt de kans op fouten en kost veel tijd. Om ons personeel zo efficiënt mogelijk te kunnen inzetten en fouten te reduceren is het beheren van onze data in een centraal en integraal samenspel van systemen dus heel belangrijk.”

Het PLM-systeem vormt de fundering van het project en de producten, stelt ook Hugo Botter, managing director van PLM Xpert. “Samen met ERP vormt PLM de backbone van je projecten en primaire bedrijfsprocessen. Met PRO.FILE kun je precies zien welke weg er is afgelegd om tot de huidige stand van zaken te komen, en heb je inzicht in de vervolgstappen en uitstaande acties en milestones. Je legt als het ware je digitale rode draad vast. Als de processen, die je nu inricht, verankerd zijn in de organisatie en de data backbone als bron van alle data wordt ingezet, kun je vandaaruit verder werken en integreren met nieuwe systemen.”

Dat is dan ook de volgende stap die Demaco wil zetten in het digitaliseringsproces. “We willen nu de koppeling maken tussen de operationele PLM omgeving en ERP”, vertelt Roos. “Die stap zal ongetwijfeld leiden tot nieuwe inzichten, werkmethodes en nieuwe data. Daarom maken we kleine stappen en kijken we altijd met meerdere mensen naar de inrichting van het platform. Voordeel van PRO.FILE is dat we de gewenste aanpassingen door middel van configuratie zelf kunnen doorvoeren. Met de invoering van PLM hebben we het ook zo aangepakt. We begonnen met één groep engineers en voegden daar langzaam maar zeker andere afdelingen aan toe. Een van de laatste groepen gebruikers was de verkoopafdeling”

Op die manier zorg je ook dat je al snel eerste successen kunt delen en je mensen enthousiast mee blijven werken aan deze veranderingen, aldus Botter. “Door kleine stappen te nemen verlies je het overzicht niet. Dat is belangrijk om je personeel mee te krijgen in de overgang naar een digitale organisatie.” Wel is het dan belangrijk als er één team is dat het overzicht over het gehele proces houdt, stelt Roos. “We zitten wekelijks even bij elkaar met vier kerngebruikers en we koppelen dan terug wat we graag veranderd willen zien in het PLM-systeem. Zo blijven we ons continu verbeteren en rijpen de digitalisatie stappen, maar behouden we ook het overzicht.”