Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen haben die Vorteile outgesourcter Lohn- und Gehaltsabrechnungen längst erkannt. Viel zu groß wäre der Zeit- und Arbeitsaufwand, wenn man alles selbst erledigen würde. Es sind ja nicht nur die Kosten zwischen 15 und 20 Euro netto, die man für eine normale Monatsabrechnung pro Mitarbeiter aufwenden muss, auch die An- und Abmeldungen der Beschäftigten bereiten Kosten. Es lohnt sich darum sehr, einmal durchzurechnen, ob ein Steuerberater für die Erstellung der Abrechnungen günstiger ist, was sich auch nach der Zahl der Angestellten richtet, oder ob man lieber auf professionelle Lohnbüros zurückgreift, die oft Staffelpreise anstelle fester Gebühren pro einzelnem Mitarbeiter anbieten. Je kleiner ein Unternehmen ist, desto sinnvoller ist es, Lohnabrechnungen auszulagern. Ja, auch für Freiberufler, die nur wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, wäre die Belastung einer eigenen Lohnabrechnung viel zu groß. Als Selbstständiger wird man sich bestimmt nicht selbst hinsetzen und diese Aufgabe erledigen, obwohl man das rechtlich durchaus dürfte. Und Lohnbuchhalter im eigenen Unternehmen zur Lohnabrechnung würden sowieso viel teurer kommen, wenn man kein riesiges Unternehmen ist. Nicht nur wegen der Löhne, die Lohnbuchhalter selbst beziehen, sondern auch der laufenden Fortbildungskosten oder Krankheitsausfälle, die der Arbeitgeber ja schließlich auch noch tragen muss. Mittlerweile empfehlen Experten vor allem Firmengründerinnen und -gründern, gleich von Anfang an diesen Bereich auszulagern, um sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Gerade in Wachstumsphasen von jungen Unternehmen ist das oft unverzichtbar.

Outsourcing von Lohnabrechnungen gewährt eine große Kostentransparenz und man gibt zudem nur das in Auftrag, was man als Arbeitgeber am Ende auch wirklich benötigt. Zudem kann man sich bei externen Lohnbüros auch sicher sein, dass juristisch alles im Lot ist. Gerade in der Lohnbuchhaltung ändern sich die Rechtslagen ja rasant und können bei fehlerhafter Ausführung hohe Kosten verursachen.

Vertrauen zu externen Anbietern ist allerdings Voraussetzung, denn schließlich agiert man mit sensiblen Daten und darf sich da keine Pannen erlauben. Aber gerade in unserem Land sind die Datenschutzmaßnahmen doch sehr streng und jeder professionelle Lohnbuchhalter muss sich nach ihnen richten. Wie aber erkennt eine junge Unternehmerin oder ein junger Unternehmer, der gerade ein Start-up aufbauen will, dass er beim richtigen Anbieter gelandet ist? Empfohlen wird, dass man bei der Wahl eines Anbieters stets sicherstellt, dass sich dieser nach den Sicherheitszertifikaten des Bundesdatenschutzgesetz richtet und ein Zertifikat zur Einhaltung höchster Sicherheitsstandards, die sogenannte ISO 27001, hat.

Am Ende noch das: Schließt man einen Vertrag mit einem ausgelagerten Lohnbuchhaltungsunternehmen ab, dann sollte man dringend auch über Haftungsfragen reden. Eine unbeschränkte Haftung für alles Mögliche werden die Anbieter natürlich vermeiden wollen, aber frei von jeder Haftung dürfen und können sie nie sein. Hier ist bei Vertragsabschlüssen eine genaue Prüfung jedenfalls dringend anzuraten.