Ein Auto, das dem Unternehmen gehört und das Mitarbeiter bei der Arbeit fahren ist nicht einfach ein Auto, es ist als Teil eines Fuhrparks ein Kostenfaktor und damit eine Möglichkeit für ein Unternehmen, Kosten zu senken. Entscheidend wird deshalb das sogenannte Schnittstellenmanagement. Nicht nur die Daten des Autos, also Kilometerstände, Benzinverbrauch und Inspektionstermine müssen gespeichert und abrufbar sein.

Wer einen Fuhrpark managt, muss wissen, in welchem Zustand das Auto ist, ob es vollgetankt ist, wann die nächste Inspektion fällig ist, wann die Inspektion sein muss, wann Reifen oder Bremsbeläge gewechselt werden, wer es fahren darf, wer es wann hatte, wann es abgeschrieben ist. SIM-Karten im Auto und GPS-Daten geben Fuhrpark-Management neue Möglichkeiten. 

Mark-Oliver Prinzing, Geschäftsführer der carmacon GmbH 
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Die digitale Fahrzeugakte ist aber nur der erste Schritt. Das Auto sollte auch Daten an die Buchhaltung liefern oder an die Personalabteilung. Versicherung, Steuer, Strafzettel, Terminplanung und vieles mehr spielt eine Rolle.

Wenn ein Fahrer einen Strafzettel bekommt, muss die Firma den Fahrer benennen zu können und Software, die automatisch eine SMS oder eine Mail an den Fahrer sendet, ohne dass zuvor etwas ausgedruckt, in einen Umschlag gesteckt, frankiert und in die Post gegeben wird, ist eine starke Vereinfachung.

Da kommt dann der Datenschutz ins Spiel, sagt Marc-Oliver Prinzing. Er ist Fuhrpark-Berater in Stuttgart und Vorsitzender des Vorstands des Bundesverbands Fuhrpark-Management. Den interessieren dann: Können die Daten der Fuhrpark-Verwaltung bei einem externen Anbieter in einer Cloud gespeichert werden? Das muss im Unternehmen mit dem Datenschutzbeauftragten geklärt werden.

Laut Prinzing gibt es in Deutschland etwa zehn große Anbieter von professioneller Software für Fuhrpark-Management. Firmen können Spezial-Software kaufen oder leasen, die sie auf Firmenrechnern installieren können oder solche, die Daten in der Cloud speichern. Meist sind die Autos im Fuhrpark einer Firma geleast. Die Software ermöglicht es der Firma, dass ihr Management die Daten des Autos anschauen kann und bietet die Verbindung zur Buchhaltung und Personalplanung.  

„Einen Fuhrpark mit zehn Fahrzeugen kann man vielleicht noch irgendwie mit einer Excel-Tabelle managen, aber mehr Autos machen das unmöglich“, sagt Prinzing. 

Nutzt ein Unternehmen Elektrofahrzeuge, wird es noch viel komplizierter. Das System muss dann auch wissen, wieviel Kilometer der letzte Fahrer absolviert hat, für wieviel es der nächste Fahrer braucht. Reicht die Zeit zwischen den beiden Fahrten, um das Auto aufzuladen? Gibt es andere freie Fahrzeuge?

Prinzing sagt, dass Schnittstellenmanagement besonders wichtig geworden ist: „Sie bekommen viele Daten von außerhalb, die sie nicht manuell eingeben wollen: Tankbelege, Strafzettel, Leasing-Abrechnungen.“ Je professioneller die Informationsflut gemanagt werden kann, desto besser für Firmen. Für viele Unternehmen seien die Fuhrpark-Kosten nach den Personal-Kosten der zweitgrößte Ausgaben-Block.

Wer etwa hundert Autos im Einsatz hat, kann im Monat 1.000 Tankbelege und mehr erzeugen. Wenn die vom Tankkarten-Anbieter direkt ins System überspielt werden, spart das Zeit, reduziert Fehlerquellen und ermöglicht Kontrollen. Eine Software kann in Sekunden Alarm geben, wenn in einen 60-Liter-Tank 68 Liter getankt würden.

Firmen müssen regelmäßig die Führerscheine ihrer den Fuhrpark nutzenden Mitarbeiter kontrollieren. Das schreibt der Gesetzgeber vor. Moderne Software ermöglicht diese Kontrolle mit RFID-Chips auf dem Führerschein, den Mitarbeiter dann einfach nur noch regelmäßig an ein Lesegerät halten müssen.

In Zukunft dürfte sich die Datenflut, die Software für das Fuhrpark-Management verarbeiten muss, noch gewaltig steigen. Bisher liefern die in den Autos gespeicherten SIM-Karten Daten nur an die Fahrzeughersteller. Einige dieser Daten sind aber auch für die Fuhrpark-Manager interessant. Sollten die Herstellerdaten in ihre System gespielt werden, könnten sie kontrollieren, wie welcher Fahrer mit welchem Auto umgeht.