Viele Unternehmen buchen ihre Geschäftsreisen noch genauso wie vor zehn Jahren und merken erst jetzt, wie viel Zeit und Geld sie das kostet. Denn Geschäftsreisen sind nicht nur an sich seit 2019 um mehr als 30 Prozent teurer geworden, zusätzlich verursachen ineffiziente Workflows steigende Kosten. Besonders mittelständische Unternehmen arbeiten oft noch immer ohne ein professionelles Tool für ihre Reise- und Abrechnungsprozesse. Doch seit dem Ende der Pandemie zeichnet sich ein klarer Trend ab: Mehr und mehr Firmen erkennen, dass sie ihre Abläufe vereinfachen, harmonisieren und digitalisieren können oder müssen. Die Folge ist ein spürbarer Hype um moderne Buchungstools. Denn professionelle Lösungen machen die gesamten Prozesse insgesamt effizienter, transparenter und somit letztendlich kostengünstiger.

Das Tool der Wahl heißt Geschäftsreise-Tool. Das ist eine spezialisierte Softwarelösung für Unternehmen, die den gesamten Prozess der Verwaltung von Geschäftsreisen optimiert. Mehrere Anbieter tummeln sich auf dem Markt, wobei sich Geschäftsreise-Tools grundsätzlich in zwei Kategorien einteilen lassen: In Travel-Management-Tools für Buchungen und Travel-Management-Tools für die Verwaltung der Ausgaben.

Ein Travel-Management-Tool für Buchungen ermöglicht es, Flüge, Hotels und Mietwagen schnell und einfach auf einer zentralen Plattform zu buchen, und dabei oftmals auch noch günstigere Konditionen zu bekommen als bei Direktbuchungen. Alle Buchungen lassen sich zentral speichern und somit schnell wiederfinden. Travel-Management-Tools für Ausgabenverwaltung ermöglichen die Ausgabenkontrolle in Echtzeit und eine schnelle und unkomplizierte Spesenabrechnung, bei der die Belege per App hochgeladen werden. Neben der besseren Finanzübersicht und der höheren Abrechnungsgenauigkeit macht sich auch hier schnell der insgesamt viel geringere Verwaltungsaufwand bemerkbar. Zusätzlich bieten viele dieser Tools Berichte und Auswertungen von Trends und Sparpotenzialen an.

Mehrere Anbieter tummeln sich auf dem Markt, wobei sich Geschäftsreise-Tools grundsätzlich in zwei Kategorien einteilen lassen: In Travel-Management-Tools für Buchungen und Travel-Management-Tools für die Verwaltung der Ausgaben.

Bei der Entscheidung für das passende Tool sollten Unternehmen darauf achten, dass sich die individuellen Reiserichtlinien des Unternehmens und flexible Genehmigungsprozesse ins bestehende IT-System integrieren lassen und eine mobile Anwendung mit intuitiver Bedienbarkeit ermöglicht wird. Stornierungen und Umbuchungen sollte man einfach vornehmen können – und bei Problemen sollte ein durchgängiger Support verfügbar sein, der Zeit und Nerven schont. Eine transparente Kostenübersicht für klare Kostenkontrolle und Budgeteinhaltung ist ebenso nötig, automatisch versendete Reisewarnungen sorgen für mehr Sicherheit.

In Deutschland zählen zu den erfolgreichsten Buchungsplattformen für Geschäftsreisende spezialisierte Reise-Management-Systeme wie Navan, SAP Concur, CWT, BCD Travel, TravelPerk, Lanes & Planes sowie American Express Global Business Travel (Egencia). Sie bieten neben der Buchung auch Funktionen für Spesen- und Reisekostenmanagement, flexible Genehmigungsprozesse und integrierte Analysetools.

Ergänzend nutzen Unternehmen für allgemeine Buchungen häufig Plattformen wie Booking.com, Expedia und HRS, Flightfox und Airbnb for Work. Warum noch Mitarbeitenden-Ressourcen, Zeit und Geld verschwenden, wenn es so viel einfacher geht?