Messen, Konferenzen, Kundenbesuche: Weltweit werden Ausgaben in Millionenhöhe aufgewendet, um bei Geschäftsterminen persönlich anwesend zu sein. Deutsche Unternehmen gaben 2023 pro Geschäftsreise durchschnittlich rund 312 Euro aus. Ein Wert, der auf den ersten Blick niedrig erscheinen mag, sich aber summiert, bedenkt man, dass rund die Hälfte aller anfallenden Businesstrips in deutschen Unternehmen nur Tagesreisen sind*.

Eine gute Planung kann das Geschäftsreisebudget schonen, die durchdachte Analyse der Ausgaben Kosten senken. Um Einsparmöglichkeiten sichtbar machen, hilft ein modernes Mobilitätsmanagement dabei, einfacher vergleichen zu können und eine klare Auflistung darüber zu erhalten, welche Posten, Mitarbeitende oder Ziele die größten Ausgaben verursachen oder wie sich die Reisekosten im Lauf bestimmter Zeitspannen entwickelt haben. Aus diesen Informationen lassen sich gezielte Maßnahmen zur Verbesserung von Kosteneinsparungen ableiten. Auch und gerade, weil Unternehmen heute, auch im Sinne der Nachhaltigkeit, vor der Herausforderung stehen, die Planung, Durchführung und Abrechnung von Geschäftsreisen effizienter und transparenter gestalten zu müssen.

Wer frühzeitig plant, kann besser vergleichen und hat größere Chancen, die besten Angebote zu erhalten.

Viele Einsparmöglichkeiten liegen auf der Hand: Natürlich muss es nicht immer der Businessflug und das sternenreiche Hotel sein. Aber auch der Blick auf die vermeintlich kleinen Dinge hilft, um Geschäftsreisen kosteneffizient zu gestalten: Wer frühzeitig plant, kann besser vergleichen und hat größere Chancen, die besten Angebote zu erhalten. Wer sich bei der Buchung von Hotelzimmer oder Bahnticket Flexibilität erhält, spart im Falle kurzfristiger Verschiebungen oder Absagen eines Geschäftstermins. Corporate Rates wie verhandelte Preisnachlässe mit rabattierten Firmentarifen oder Treueprogrammen wirken sich ebenso positiv auf das Gesamtbudget aus.

Mit smarter Software und digitalen Workflows können Genehmigungsverfahren, Buchungs- und Abrechnungssysteme innerhalb des Unternehmens automatisiert und der Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten sehr viel effizienter gestaltet werden.

Auch in puncto Mobilität gibt es Potenziale zu sparen. Beispielsweise indem bei der Fahrt mit dem Dienstwagen durch sorgfältigere Vorabplanung spritsparende Routen gewählt, Staus und unnötige Umwege vermieden werden. Ausstattung und Wartung des Pkw haben ebenso Einfluss auf den Kraftstoffverbrauch. Leichtlaufreifen verringern den Rollwiderstand, fahren mit weniger Gewicht und vermeiden so Energieverluste. Auch die Wahl des Kraftstoffes kann einen Unterschied machen. Mindere Kraftstoffqualität wirkt sich auf die Fahrzeugleistung aus und kann zu Verunreinigungen im Motor beitragen, insbesondere wenn Öl- und Filterwechsel nicht regelmäßig auf der Wartungsliste stehen. Gute Kraftstoffqualitäten oder die sogenannten Spezialkraftstoffe können aufgrund weniger unerwünschter Zündungen ein Mehr an Leistung bringen, größere Reichweiten erzielen und somit zu einer umweltfreundlicheren Geschäftsmobilität beitragen. Denn zwischen Kraftstoffverbrauch und den verursachten CO₂-Emissionen besteht ein direkter Zusammenhang.

Nicht zuletzt stecken auch in den administrativen Prozessen viele Einsparmöglichkeiten. Mit smarter Software und digitalen Workflows können Genehmigungsverfahren, Buchungs- und Abrechnungssysteme innerhalb des Unternehmens automatisiert und der Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten sehr viel effizienter gestaltet werden.

• Anzahl der Geschäftsreisen von deutschen Unternehmen bis 2023 / Statista Veröffentlichung 06.08.24

Fakten

2019, vor der Corona-Pandemie, unternahmen deutsche Unternehmen knapp 200 Mio. Geschäftsreisen und wendeten dafür rund 55,3 Mrd. Euro auf. 2023 wurden rund 117 Mio. Geschäftsreisen unternommen. Damit ist die Anzahl im Vergleich zum Vorjahr weiter gestiegen, hat das Vor-Corona-Niveau jedoch nicht erreicht*.