ls einziger Schutz vor bösen Überraschungen hilft nur Prävention: Neben einem passenden Versicherungsmodell für seine Flotte braucht es einen guten Notfallplan und ein Netzwerk von Experten an der Hand, die im Falle eines Falles wissen, was zu tun und zu lassen ist. 

Viele Unternehmen haben zwar einen Fuhrparkleiter, der die Wartung der Fahr-zeuge, Vertragspflege und Planung der Einsätze übernimmt. Doch im Schadenfalle ist auch dieser mit der Schadensregulierung oftmals überfordert. Ob selbst- oder fremdverschuldet, höhere Gewalt oder Vandalismus, im In- oder Ausland, es erfordert viel Detailkenntnis um relevante Anspruchsgrundlagen und Schadenpositionen im Blick zu behalten und dann noch erfolgreich abzuwickeln. Zudem benötigt es viel zusätzliche Zeit für Nachfragen, Schriftverkehr und Abwicklung, die neben dem Alltagsgeschäft eines Unternehmens oft gar nicht vorhanden ist.

Da ist man als Fuhrparkverantwortlicher gut beraten, wenn man sich schon im Vorwege um verlässliche Unterstützung kümmert, beispielsweise in Form einer leistungsfähigen Software. Speziell für die Schadenabwicklung entwickelt können sich diese in bestehende Software-Systeme integrieren oder in Kombination mit weiteren Modulen nutzen lassen. Sie legen zum Beispiel eine digitale Schadensakte an, die für alle Beteiligten verfügbar ist und die Schadenabwicklung  zeit- und ortsunabhängig erfolgen lässt. Die Vorteile liegen dafür in der versicherungskonformen Onlinemeldung und der beschleunigten Bearbeitungszeit. Darüber hinaus kann der komplette Abwicklungsprozess wie beispielsweise die Auswahl und Beauftragung von Dienstleistern, Werkstätten oder die Belegüberprüfung automatisiert abgewickelt werden. Das vereinfacht notwendige Verfahren, beschleunigt die Bearbeitungszeit und senkt damit die Kosten bei effizienter Schadensbehebung. Alle Betroffenen profitieren von schnellen Wegen und kurzen Entscheidungen.

Auch Schaden-Apps, wie sie mittlerweile entwickelt wurden, können Dienstwagennutzer oder Fuhrparkmanager unter-stützen. Sie leiten im Schadenfall die Beteiligten direkt vor Ort durch einige Abwicklungsprozesse. Relevante Daten wie Geolokalisation, Adressbestimmung, Nutzerprofile, Kfz-Profile, etc. werden automatisch erfasst und digital übermittelt. Denn die Sicherstellung der Vollständigkeit aller versicherungsrelevanten Daten kann wiederum Versicherungsaus-fälle vermeiden.

Eine andere Lösung ist es, das Schadenmanagement in fremde Hände zu geben. Nicht nur für Großfuhrparks, auch für kleine Flotten bieten einige Dienstleister ihren speziellen Service an. Der unabhängige Dienstleister optimiert Prozesse in der Schadensaufnahme und -abwicklung durch spezialisierte Mitarbeiter und kann bessere Konditionen bei ausgewählten Werkstattpartnern erzielen. So ist durch das Outsourcen der Prozesse nicht nur eine kostenreduzierte Abwicklung möglich, sondern auch der Kunde behält den Kopf frei für sein laufendes Geschäft.