“Er gaat natuurlijk heel veel geld om in vastgoedonderhoud en daar wil je grip op hebben. Je wilt op een goede manier je geld uitgeven, dat is het grote belang van een meerjarenonderhoudsplan. Je maakt inzichtelijk waar het geld naartoe gaat en kunt vervolgens ook keuzes maken”, vertelt Walter Scheffers van Vastware, een softwarebedrijf gespecialiseerd in vastgoedbeheer.

Volgens Scheffers begint dat met een andere manier van denken. “Als jij een onderhoudsplanning opstelt door naar een gebouw te gaan en een lijstje te maken van allerlei maatregelen, dan krijg je drie verschillende plannen als je drie verschillende inspecteurs op pad stuurt. Dat wil je natuurlijk niet. Plannen moeten objectief en transparant zijn. Door als eigenaar vooraf je onderhoudsbeleid te bepalen en in de software te vast te leggen wordt steeds hetzelfde beleid toegepast.”

Woningcorporaties

Die beleidsmatige aanpak wordt volgens hem steeds belangrijker. Zeker voor woningcorporaties, waar de invoering van de nieuwe waarderingsmethode op basis van de beleidswaarde grote gevolgen heeft. “Die zorgt ervoor dat woningcorporaties nu ook vanuit financieel perspectief volledige onderhoudsplannen moeten hebben. Ook accountants gaan daarop letten. Zij vragen straks: hoe kom je aan dit onderhoudsplan, hoe zijn de prijzen bepaald en waarom zijn bepaalde maatregelen opgenomen? Als je een plan beleidsmatig opstelt, kun je precies aantonen hoe je tot die keuzes bent gekomen.”

Vier pijlers

Scheffers vertelt dat een goed onderhoudsplan op vier pijlers berust: compleet, betrouwbaar, uitlegbaar en controleerbaar. “Als je een plan voor je krijgt dat niet betrouwbaar of compleet is, hoe kun je dan ooit een goede beslissing nemen? Dan ga je misschien op gevoel werken, maar je hebt nooit echt grip. Investeer je in goede planvorming, dan ga je dat terugverdienen omdat je verbanden ziet en daardoor slimme beslissingen kunt nemen.”

Dat gebrek aan samenhang ziet hij in de praktijk nog regelmatig terug. “Je plaatst bijvoorbeeld in jaar één zonnepanelen en verbouwt pas een jaar later de meterkast. Dat zijn werkzaamheden die je natuurlijk veel slimmer kunt combineren.”

Openbare ruimte

Hij trekt de vergelijking met werkzaamheden in de openbare ruimte. “Je ziet het ook in het straatbeeld. Eerst wordt de weg opengebroken voor het riool en een half jaar later weer voor internetkabels, omdat er geen integraal inzicht is. Daardoor gaat de straat opnieuw open en krijg je boze mensen. Dat willen woningcorporaties natuurlijk ook voorkomen. Niemand zit erop te wachten dat bewoners ieder halfjaar opnieuw overlast ervaren.”

Een integraal onderhoudsplan kijkt daarom veel verder dan alleen daken en gevels. “Verduurzaming moet je bijvoorbeeld ook meenemen in je planvorming. Je weet dat het moet gebeuren. Als je het niet opneemt, heb je nooit inzicht in het juiste moment om te verduurzamen. Daarom zeggen wij dat je integraal moet plannen – al die onderhoudssoorten hangen met elkaar samen.”

Ook kunstmatige intelligentie krijgt daarin een steeds grotere rol. “AI gaat je helpen bij de keuzes die je maakt. Het slim combineren van de gebouwkwaliteit en beleidsmatige planningsmomenten, waaronder verduurzaming en financiële randvoorwaarden, betreft technologie die de komende jaren steeds verder onderdeel van de software wordt.”

Strategisch instrument

“Wij begeleiden organisaties niet alleen bij het gebruik van de software, maar ook het inrichten van werkprocessen en het bepalen van onderhoudsbeleid”, duidt Scheffers. “Wij vinden dat je vooraf moet vastleggen hoe je met vastgoed wilt omgaan. Dan doet iedereen hetzelfde en past iedereen hetzelfde beleid toe. Daardoor ontstaan er ook geen verschillen tussen gebouwen of complexen.”

Ook onderhoudspartijen spelen daarin een belangrijke rol. “Zij beschikken over veel technische kennis. Ze adviseren vastgoedeigenaren over innovatieve onderhoudsmethodes die binnen het beleid passen. Die samenwerking levert betere beleidsuitgangspunten op.”

Planvorming

Scheffers vervolgt dat organisaties daarom anders naar hun meerjarenonderhoudsplanning moeten kijken. “Zie het niet als een verplicht document, maar een strategisch instrument. Je investeert eigenlijk in planvorming. Dat zie je later terug, omdat je een compleet beeld hebt van alles wat er met een gebouw moet gebeuren. Zonder dat inzicht is het onmogelijk onderbouwde keuzes te maken en is de kans op onnodige onderhoudskosten veel groter.”

Voor woningcorporaties betekent dat bovendien verder vooruitkijken dan ooit. “Voor de beleidswaarde moet je zestig jaar vooruitkijken. Dat vraagt om een onderhoudsplan dat niet alleen vandaag klopt, maar ook over tientallen jaren nog richting geeft aan de keuzes die je maakt.”