31. Aug 2021
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Gesellschaft
Das Ende des Excellulitis
Journalist: Kirsten Schwieger
Die digitale Personalakte besitzt gegenüber ihrer analogen Schwester diverse Vorteile. Gleichzeitig stellt sie HR-Abteilungen aber auch vor Herausforderungen.
Tjalf Nienaber, Digital Evangelist & Founder und Managing Director clipr GmbH; Foto: Presse
Grundsätzlich ermöglicht sie die schnelle und ortsunabhängige Verfügbarkeit von Informationen und so-mit eine eklatante Zeit- und (Prozess-) Kostenersparnis. Ablage und Suche in der Akte können effizient gehandhabt werden und auch die „Beauskunftung“ von Anfragen Betroffener wird leichter. Aufbewahrungsfristen können automatisiert überwacht und die Rechenschaftspflicht anstandslos erfüllt werden. Die digitale Personalakte spart zudem Platz und bietet eine höhere Datensicherheit gegen-über Ordnern mit Papier, die leicht abhanden oder in falsche Hände geraten können. Sofern Verantwortlichkeiten und Fristen festgelegt sind, entstehen auch keine Schattenakten mehr. Allerdings muss die HR sowohl den Prozess als auch die Qualität kontrollieren, damit die digitale Akte nicht zu einem Datenmüllberg verkommt. Die Sicherstellung des „Need-to-know-Prinzips“ durch die Vergabe von Zugriffsrechten ist ebenso unabdingbar wie Verschlüsselung und eine rechts- und revisionssichere Ablage der Daten.
