In einer globalisierten Welt wachsen auch für mittelständische Unternehmen die Anforderungen an die Sicherheit immer stärker. Das gilt nicht nur für die Sicherung des digitalen Verkehrs, sondern auch für den sicheren Zugang von Personen, die nicht zum Unternehmen gehören. Dabei kann es sich um Besucher und Kunden ebenso wie um externe Dienstleister handeln. Noch immer regeln viele Unternehmen diesen Zugang von außen auf die ganz herkömmliche Art und Weise: Am Empfang sitzt ein Pförtner, der einen kurzen Blick auf den Personalausweis des Besuchers wirft und ihn bestenfalls in ein Besucher- oder Gästebuch einträgt. Diese Methode birgt große Risiken, denn eine effektive Identitätskontrolle ist dadurch in keiner Weise gerechtfertigt. Wie soll beispielsweise ein Pförtner einen gut gefälschten Ausweis er-kennen? Und wie soll er beurteilen, ob es sich bei dem Dokument einer Person aus einem fernen Land tatsächlich überhaupt um einen echten Identitätsnachweis handelt? Mal ganz abgesehen davon, dass mit der für jede andere Person einsehbaren Eintragung in das Besucherbuch die Anforderungen eines modernen Datenschutzes in keiner Weise berücksichtigt sind. Und nicht zuletzt ist diese althergebrachte Methode ineffizient und personalintensiv.

Moderne Technik kann aber leicht Abhilfe schaffen. Ein digitales Besucher- und Zutrittsmanagement sorgt dafür, dass die Identität temporärer Besucher effizient überprüft werden kann und die Anforderungen an den Datenschutz gleichzeitig berücksichtigt werden. Ein modernes System kann den Besucher bereits vor dem Besuch registrieren. Das funktioniert ähnlich dem Sicherheitscheck am Flughafen. Vor Antritt des Besuchs kann sich die jeweilige Person online vom Büro oder vom Home Office registrieren und dabei alle notwendigen Daten angeben. Dazu können neben den Adressdaten und dem Grund des geplanten Besuchs unter anderem qualifizierende Merkmale wie die Branche und die Position gehören und ebenso natürlich die notwendigen Ausweisdaten. Im Gegenzug bekommt der Besucher oder die Besucherin vor der Anreise zum Beispiel einen QR-Code oder eine Bestätigungsmail zugeschickt. Mit ihrer Hilfe kann er oder sie sich per Smartphone am Eingang checken lassen. 

Auf diese Weise hat das Sicherheitsmanagement des besuchten Unternehmens zu jedem Zeitpunkt den Überblick über die Besucher. Personen ohne Zugangsberechtigung können daher die Räume des Unternehmens erst gar nicht betreten. Ebenso können mit Hilfe digitaler Technik auch die Datenschutzbelange befolgt werden, denn die Einsicht in die Besucherliste oder gar -daten ist für andere, nicht befugte Personen nicht mehr möglich. Und nicht zuletzt ist dieser digitale Sicherheitscheck effizient sowie kosten- und personalsparend, denn für den sicheren Zugang ist nur noch eine Einrichtung zum digitalen Check und eine Sicherheitsschranke notwendig. Die Notwendigkeit, eigens Personen für den Sicherheitscheck, die vielleicht sogar rund um die Uhr beschäftigt werden müssen, einzusetzen, entfällt.