Voor grote, internationale organisaties met tientallen fabrieken en duizenden leveranciers wereldwijd is dat geen theoretische vraag, maar een dagelijkse uitdaging die direct raakt aan governance, transparantie en Europese regelgeving zoals de AI Act. Bij veel multinationals ontstaat inkoopcomplexiteit niet door gebrek aan ambitie, maar door jarenlange decentralisatie. Elke regio bouwt eigen systemen, eigen leveranciersdatabases en eigen contractarchieven op, vaak zonder onderlinge afstemming. Air Liquide herkent dat patroon maar al te goed. “We hadden zeer uiteenlopende geografische processen en overal gefragmenteerde leveranciersdatabases”, aldus Caroline Lacocque, Regional Vice President of Sales bij Zycus.

Zeven jaar geleden startte het bedrijf een wereldwijde procurement-transformatie, oftewel een ingrijpende vernieuwing van de inkoopprocessen, met Zycus, leverancier van AI-gedreven Source-to-Pay-oplossingen. Doorslaggevend was niet alleen de functionaliteit, maar de mogelijkheid om samen door te ontwikkelen met een partij die openstond voor feedback uit de praktijk. Ruim 120 medewerkers uit verschillende landen werden actief betrokken bij de selectie. “Wat ons aantrok was de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing, en het feit dat we konden co-ontwikkelen”, zegt Lacocque. Silo’s doorbreken was de eerste stap; nu die consolidatie is voltooid, verschuift de aandacht naar het daadwerkelijk verzilveren van al die verzamelde data. “Het is inspirerend om te zien wat andere klanten bereiken, het geeft veel nieuwe ideeën”, voegt ze toe.

Een tool die zich aanpast aan het bedrijf

Ook bij Tenneco, actief met complexe ERP-systemen, hoge uitgaven en een groot aantal internationale leveranciers, was de keuze voor een Source-to-Pay-platform geen kwestie van kant-en-klare software implementeren. Bislim Goxhufi, director of purchasing bij Tenneco, herinnert zich een organisatie die volledig gefragmenteerd werkte, met systemen die elkaars taal niet spraken. “We gebruikten veel verschillende databases en tools die niet met elkaar communiceerden”, zegt hij. Doorslaggevend was de belofte dat het platform zich zou aanpassen aan de bestaande bedrijfsprocessen, en niet andersom. Sinds 2015 werkt Tenneco met Zycus, het contract is inmiddels drie keer verlengd. In één grote uitrol werden 118 fabrieken tegelijk aangesloten, met Zycus destijds als enige ondersteunende partij. Toch blijft vertrouwen in AI voor Goxhufi iets dat verdiend moet worden, geen automatisme. “Ik vertrouw Zycus, maar het vertrouwen in deze technologie, in hoe leveranciers worden geselecteerd en beoordeeld, moet nog gewonnen worden”, zegt hij.

Kostenbesparing als resultaat van digitale sourcing

Bij Tiger Brands, met vijfendertig fabrieken verspreid over Zuid-Afrika, was de aanleiding een operatie die niet langer meegroeide met de complexiteit van het bedrijf. Twaalf verschillende businessunits leunden op mensafhankelijke processen die de organisatie onvoldoende ondersteunden bij haar groei. “We hadden een zeer archaïsche inkooporganisatie en de oude, mensafhankelijke processen konden de complexiteit niet meer aan”, zegt Stedrick Saayman, group procurement director bij Tiger Brands. Na een grondig oriëntatietraject koos het bedrijf voor Zycus als digitale en strategische partner. Vooral op het gebied van e-sourcing zijn de resultaten volgens Saayman merkbaar: de digitale sourcingprocessen leverden meetbare kostenbesparingen op. Toch benadrukt hij dat technologie de rol van de inkoper niet overneemt, maar versterkt. “Inkoopprofessionals moeten nog steeds achter hun beslissingen staan, hun leverancierskeuzes en prijsonderhandelingen, en AI daarbij als hulpmiddel inzetten”, zegt hij. “Het is geruststellend om te zien dat we op de goede weg zijn, met de juiste partner naast ons.”

Governance als voorwaarde voor autonome AI

De drie voorbeelden laten een gemeenschappelijke lijn zien. AI in inkoop levert pas waarde op wanneer organisaties hun data en processen op orde hebben, en wanneer besluitvorming transparant en controleerbaar blijft voor de betrokken partijen. Dat sluit aan bij een bredere verschuiving in de sector, waarin copilots die suggesties doen langzaam plaatsmaken voor autonome AI-agents die zelfstandig stappen uitvoeren. Europese regelgeving zoals de AI Act zet bedrijven aan om aantoonbaar te maken hoe geautomatiseerde systemen tot hun uitkomsten komen.

Voor CPO’s en CIO’s betekent dit dat innovatie en governance geen tegenpolen zijn, maar hand in hand moeten gaan. Naarmate AI-agents een grotere rol krijgen bij het selecteren en evalueren van leveranciers, groeit ook de noodzaak om die processen uit te kunnen leggen, zowel intern als aan toezichthouders. De volgende fase voor deze organisaties is dan ook niet de techniek zelf, maar het stap voor stap opbouwen van vertrouwen in de beslissingen die AI neemt, leverancier voor leverancier, contract voor contract.