Unternehmen können die Reisebuchung über interne Travelbereiche und beauftragte Travel Manager laufen lassen oder die Mitarbeitenden übernehmen die Reisebuchung selbst. Die Planung sowie Buchung einer Geschäftsreise kann durchaus zeitintensiv und umständlich sein, wenn zuerst verschiedene Anbieter und Preise auf unterschiedlichen Plattformen miteinander verglichen werden. Hier können Reisevermittler erste Abhilfe schaffen und eine kundenorientierte sowie individuelle Betreuung anbieten, um Unternehmen bei der Planung und Durchführung von Geschäftsreisen zu unterstützen. Mittlerweile gibt es auf Geschäftsreisen zugeschnittene Tools, sogenannte All-in-One-Lösungen, die alle Elemente einer Reise auf einer Plattform bündeln und einen einheitlichen Zahlungsverkehr sowie eine transparente Kontrolle und Berichterstattung ermöglichen. Ein großer Vorteil dieser Plattformen liegt darin, dass jegliche Ausgaben Tool-übergreifend erfolgen und hochgeladene Belege den Mitarbeitenden direkt und automatisch zugeordnet werden können. Somit minimiert sich der Aufwand für die Buchhaltung bedeutend und auch die Auswertung von Daten wird erleichtert. Darüber hinaus ist natürlich das Budget ein entscheidender Faktor, welches durch im System hinterlegte Richtlinien und Budgetgrenzen besser eingehalten werden kann und den Buchungsprozess für Unternehmen sowie für Reisende selbst transparenter gestaltet. Ebenso zeigt das Nutzen solcher All-in-One-Lösungen das Potenzial, die Zufriedenheit aller zu steigern, die im Prozess von Geschäftsreisen involviert sind. Denn einerseits ermöglicht ein vorab definierter Rahmen den Mitarbeitenden das Gestalten einer Reise, die ihren individuellen Bedürfnissen und Wünschen entspricht. Andererseits werden diejenigen entlastet, die die Reiseplanung sonst übernehmen, was dem Unternehmen Zeit und Geld spart. Auch in puncto Fürsorgepflicht können Unternehmen mit Kompaktlösungen ihren Mitarbeitenden gegenüber dieser besser nachkommen, indem All-in-One-Systeme übergreifende Echtzeitdaten über Mitarbeiterstandorte, Reiserouten sowie Gefahrenmeldungen erfassen. Dabei können gewisse Systeme sogar automatische Sicherheitsbenachrichtigungen versenden sowie unterstützende Experten zur Seite stellen.

Vor allem im Falle unvorhergesehener Ereignisse ist es von Vorteil, einen 24/7-Kundendienst oder direkte Ansprechpartner zu haben, die durch die Integration aller Preisbestandteile einen vollständigen Zugriff und Überblick haben und somit in komplexen Situationen schnell und effizient Hilfestellung leisten können. Zusätzlich weisen diese nämlich das notwendige Know-how und die nötige Expertise auf, womit Unternehmen auch hier wertvolle und vielleicht auch entscheidende Zeit sparen.

Es zeigt sich, dass die Integration von All-in-One-Lösungen eine wertvolle Bereicherung darstellt, um das Reisemanagement transparenter sowie effizienter zu gestalten. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen, die oftmals nicht die Kapazitäten haben, eigene Travel-Manager zu beschäftigen, können solche Tools für sich nutzen. Und natürlich all jene Betriebe, die ihre Reiseprozesse optimieren möchten.

Nach dem Einbruch der Coronapandemie wurden 2022 von deutschen Unternehmen rund 75 Mio. Geschäftsreisen durchgeführt. Die Reiseplanung kann dabei ein großer Zeitfresser sein, der gerne mal zwei Stunden in Anspruch nimmt. Zahlreiche All-in-One-Plattformen bieten dahingehend digitale Kompaktlösungen an.