Wer ein Fahrzeug geschäftlich und privat nutzt, hat sich sicherlich schon einmal die Frage gestellt, was besser ist: die pauschale Ein-Prozent-Regelung oder die einzelne Auflistung und Abrechnung der Fahrten. Die erste Variante ist einfach und unkompliziert. Der Halter versteuert jährlich ein Prozent des Bruttolistenpreises. Außerdem geht man bei Prüfungen durch das Finanzamt keine Risiken ein. Doch diese Variante hat auch einen Nachteil: Sie spart zwar viel nervenaufreibende und zeitaufwendige Schreibarbeit – aber dafür verschenkt man auch viel Geld. Denn für gewöhnlich steht der Halter mit der Lösung, jede einzelne Fahrt in einem Fahrtenbuch zu dokumentieren, steuerlich erheblich besser da. Trotzdem verzichten viele Fahrer auf diese akribische Kleinarbeit. Immerhin gibt es aber inzwischen eine wesentliche Hilfe: das digitale Fahrtenbuch. Dabei kann es sich um eine Software, um eine App oder um ein Online-Fahrtenbuch handeln.

Jede der angebotenen Varianten hat ihre Vor- und Nachteile, deshalb sollte man vor der Anschaffung eines Produkts zunächst intensiv prüfen, welches für die jeweiligen Anforderungen am ehesten geeignet ist. Ganz wichtig ist es, vor der Anschaffung zu prüfen, ob das ausgesuchte System tatsächlich den strengen Vorgaben der Finanzämter entspricht – sonst droht eine böse Überraschung, wenn man das Fahrtenbuch zur Steuererklärung einreicht und es vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Man sollte beim Hersteller eine Auskunft darüber einholen, ob es den rechtlichen Vorgaben der „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBDs) entspricht.

Es gibt auch Fahrtenbücher mit TÜV-Siegel, die bescheinigen, dass das Produkt auf die Erfüllung der lückenlosen und nicht revidierbaren Dokumentation überprüft wurde. Entscheidend für das Finanzamt ist, dass die aufgezeichneten Fahrten nicht im Nachhinein manipuliert werden können. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein oder zumindest dokumentiert werden. Achtung: Der Bundesgerichtshof zeigt sich in seinen Urteilen hier unerbittlich. Und ganz gleich, für welches System man sich entscheidet, ein digitales Fahrtenbuch sollte immer bestimmte weiter Anforderungen erfüllen. Die wichtigsten sind die Genauigkeit der erfassten Daten, die sichere Datenspeicherung, die einfache Handhabung und Bedienung, die Kompatibilität und leicht zu erlangende Informationen über die Funktionen.

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist auch interessant für Unternehmen mit Firmenflotte, zumal ihr Angebot an zusätzlichen Features immer weiter ausgebaut wird. Dazu gehören unter anderem die Verwaltung der Tankkarten oder von Strafmandaten, die elektronische Führerscheinkontrolle und sogar Reisekostenabrechnungen. Nicht zuletzt sollte man vor der Entscheidung für ein elektronisches Fahrtenbuch die Kosten miteinander vergleichen. Es gibt Fahrtenbücher, bei denen regelmäßig monatliche Kosten anfallen und solche, bei denen nur einmal die Anschaffungskosten zu Buche schlagen.